BPM vs ERP: Quais as Diferenças e o que Precisa a sua Organização?

As iniciativas de transformação digital obrigam frequentemente a uma escolha entre duas categorias de software complementares: a Gestão de Processos de Negócio (BPM) e o Planeamento de Recursos Empresariais (ERP). Em termos simples, o ERP funciona como o sistema de registo dos dados da sua empresa, enquanto o BPM gere os fluxos de trabalho e as decisões que movem o trabalho em toda a organização. Resolvem problemas diferentes, e muitas empresas beneficiam de utilizar ambos.

Este guia explica o que cada sistema faz, onde diferem, como se comparam quando o CRM entra na equação, e como decidir qual deles a sua organização precisa agora.

O que é a Gestão de Processos de Negócio (BPM)?

O BPM é uma disciplina e uma categoria de software focada na conceção, automatização, monitorização e melhoria dos fluxos de trabalho que movem o trabalho através de uma organização. Uma plataforma de BPM permite às equipas modelar visualmente um processo, atribuir tarefas e aprovações às pessoas ou sistemas certos, acompanhar a execução em tempo real e identificar estrangulamentos para melhoria contínua.

Os principais pontos fortes de um sistema de BPM incluem:

• Automatização de fluxos de trabalho: substituir transferências manuais e cadeias de correio eletrónico por fluxos de processo estruturados e baseados em regras.
• Gestão de processos entre departamentos: ao contrário dos módulos de ERP ligados a funções específicas, o BPM pode abranger recursos humanos, finanças, operações e serviço ao cliente num único processo.
• Flexibilidade: os sistemas de BPM permitem modelar, analisar e alterar processos sem grandes projetos de TI, tornando-os particularmente adequados para fluxos de aprovação, requisitos de conformidade elevados e interações com clientes que evoluem frequentemente.
• Conformidade de processos: ao impor uma sequência definida de etapas, o BPM reduz o erro humano e cria um registo de auditoria.
• Escalabilidade: os processos podem ser replicados e ajustados à medida que a organização cresce ou os regulamentos mudam.

O BPM não armazena tipicamente dados mestre (registos financeiros, contagens de inventário, contratos de colaboradores). A sua função é orquestrar os dados que residem noutros sistemas.

O que é o Planeamento de Recursos Empresariais (ERP)?

O software ERP integra as funções operacionais centrais de uma empresa numa única plataforma com uma base de dados partilhada. Os módulos de ERP típicos abrangem finanças e contabilidade, recursos humanos, aprovisionamento, cadeia de abastecimento e inventário, produção e gestão de projetos.

A característica definidora de um ERP é a centralização de dados. Quando todos os departamentos escrevem e leem a partir do mesmo sistema de registo, os dados duplicados são eliminados, os relatórios tornam-se consistentes e a análise transversal entre funções é possível. Uma implementação completa de ERP também oferece capacidades de planeamento e previsão, permitindo que as equipas financeiras modelem cenários utilizando dados operacionais em tempo real.

Os principais pontos fortes de um ERP incluem:

• Fonte única de verdade: uma base de dados única para dados financeiros, operacionais e de RH reduz o esforço de reconciliação e os erros de reporte.
• Inteligência de negócio integrada: painéis de controlo e ferramentas de reporte incorporados apresentam indicadores-chave de desempenho em toda a organização.
• Processos padronizados: os módulos de ERP impõem uma forma consistente de tratar transações como ordens de compra, processamentos de salários e aprovações de faturas.
• Conformidade regulatória: os módulos financeiros e de RH são normalmente concebidos para cumprir os requisitos legais nas regiões onde o fornecedor opera.

A contrapartida é a rigidez. Os fluxos de trabalho dos ERP são geralmente concebidos em torno do modelo de boas práticas do fornecedor, e personalizá-los é dispendioso e moroso. É precisamente aqui que o BPM acrescenta valor.

BPM vs ERP: Quais São as Diferenças Fundamentais?

ERP e BPM são complementares, não intercambiáveis. A forma mais clara de compreender a distinção é examinar três dimensões: o que gerem, o âmbito da sua influência e a sua funcionalidade principal.

Comparação de funcionalidades: BPM vs ERP

Armazenamento de dados vs. fluxo de dados

Um ERP centraliza os dados de uma empresa numa única base de dados, tornando-se a fonte autorizada para valores financeiros, efetivos, níveis de inventário e métricas operacionais. O BPM, por sua vez, preocupa-se com a forma como os dados fluem entre pessoas, máquinas e sistemas. Não padroniza o armazenamento de dados; facilita a transmissão e transformação de dados à medida que o trabalho avança num processo definido.

Âmbito empresarial vs. âmbito de processo

Um ERP é concebido para abranger todos os departamentos da organização, garantindo que os dados certos estão disponíveis onde são necessários, nos RH, nas finanças, nas operações e além. O BPM foca-se na coesão entre os utilizadores e as suas ferramentas, supervisionando a forma como cada processo se desenrola passo a passo, independentemente de esse processo atravessar dois ou dez departamentos.

Manutenção de registos vs. orquestração de processos

Um ERP acompanha as atividades operacionais diárias de uma empresa e fornece a infraestrutura de dados de que essas atividades dependem. O BPM visa harmonizar os processos empresariais, simplificando-os, eliminando estrangulamentos e automatizando tarefas repetitivas. Onde o ERP impõe um modelo de transação padronizado, o BPM dá às organizações as ferramentas para redesenhar continuamente a forma como o trabalho é realizado.

ERP vs CRM vs BPM: Como se Comparam os Três?

Quando as organizações avaliam o seu panorama de software, a comparação estende-se frequentemente aos sistemas CRM (Customer Relationship Management). A tabela seguinte resume como as três categorias se relacionam entre si.

Uma forma útil de pensar nisto: o ERP é onde os seus dados residem, o CRM é onde as relações com os clientes são geridas, e o BPM é a camada que governa a forma como o trabalho se move entre pessoas e sistemas.

O BPM e o ERP podem trabalhar em conjunto?

Sim, e este é o cenário mais comum em grandes organizações. A integração de ERP e BPM permite combinar a fiabilidade dos dados de um ERP com a flexibilidade de fluxos de trabalho de uma plataforma BPM.

Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação de uma ordem de compra pode ser modelado e automatizado numa ferramenta BPM, enquanto a ordem aprovada é registada e acompanhada no ERP. A camada BPM trata da tomada de decisão humana e do encaminhamento; a camada ERP trata do registo financeiro.

Este padrão de integração é especialmente valioso quando os fluxos de trabalho do ERP são demasiado rígidos para satisfazer um requisito de negócio específico. Em vez de personalizar o núcleo do ERP, o que cria riscos nas atualizações, as organizações constroem o fluxo de trabalho flexível no BPM e ligam-no ao ERP através de uma API ou camada de integração.

BPM vs ERP: O que Necessita a sua Organização?

A escolha certa depende do seu principal desafio de negócio.

• Escolha o ERP se a sua organização não dispõe de uma fonte única de verdade para os dados operacionais e financeiros, tem dificuldade em conciliar números entre folhas de cálculo ou sistemas desligados, ou necessita de normalizar e automatizar funções transacionais essenciais como processamento salarial, aprovisionamento ou gestão de inventário.
• Escolha o BPM se a infraestrutura de dados central já está implementada, mas os fluxos de trabalho interdepartamentais são fragmentados, os processos de aprovação são lentos ou pouco transparentes, a documentação de conformidade é inconsistente, ou precisa de automatizar e monitorizar processos dinâmicos que abrangem vários sistemas.
• Utilize ambos se necessitar da base de dados de um ERP e da agilidade de fluxos de trabalho de uma plataforma BPM. Esta é a arquitetura que a maioria das grandes organizações acaba por adotar.

Tire o Máximo Partido do seu Investimento em ERP ou BPM

Selecionar o sistema certo é apenas o primeiro passo. A razão mais comum pela qual os projetos de ERP e BPM ficam aquém das expectativas não é uma má seleção tecnológica: é a baixa adoção por parte dos utilizadores. Os colaboradores que não compreendem como utilizar um novo sistema regressam aos antigos hábitos, e as melhorias de processo esperadas nunca se concretizam.

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