Mener un projet de transformation digitale sans méthodologie claire, c’est au mieux prendre le risque de le faire échouer, au pire le voir avorté.
Méthodologie : de quoi parle-t-on ?
La méthodologie vise à mettre en place un plan d’accompagnement précis pour favoriser la réussite du projet de transformation digitale. Planning, budget ou encore identification des parties prenantes sont autant de composantes d’une bonne méthodologie.
Quel intérêt ?
Sans la mise en place d’une méthodologie claire et adaptée aux enjeux de l’entreprise, le déploiement d’un SI Achats peut générer plus de coûts que d’économies (investissements dans des outils mal utilisés, erreurs de données, etc.). Mais que risquent vraiment les entreprises à ne pas mettre en place un accompagnement clair et adapté ?
Les risques d’un projet de transformation digitale des Achats sans méthodologie
Le refus du projet de transformation digitale
Objet : La Direction donne son veto
Cause(s) : la Direction ne voit pas l’intérêt du projet de transformation digitale
L’avortement du projet
Objet : Le projet est avorté avant même qu’il ne soit déployé
Cause(s) : solution non adaptée aux enjeux des utilisateurs finaux, résistances au changement
Le manque d’efficacité du projet
Objet : le SI Achats est déployé, mais supprimé faute de résultats concluants
Cause(s) : non-adhésion au projet, mauvaise adoption du logiciel, mauvaise maîtrise de l’outil
Méthodologie : les étapes clés du projet de digitalisation des Achats
S’il n’existe pas une méthodologie universelle pour toutes les mises en place du SI Achat, il y a certains indispensables sur lesquels les entreprises peuvent s’appuyer.
- Faire un état des lieux
Cartographier l’ensemble des enjeux et des acteurs impliqués dans la digitalisation des Achats pour mettre en place une solution adaptée à ces derniers.
- Sélectionner le SI Achat
Identifier la solution la plus adaptée aux enjeux (actuels et futurs) de l’entreprise et des utilisateurs finaux pour implémenter un SI Achats pertinent.
- Communiquer
Communiquer auprès des différentes parties prenantes tout au long du projet pour emporter leur adhésion.
- Déployer le SI Achats
Déployer le SI Achats en impliquant les utilisateurs finaux (tout au long de cette étape) pour que la solution ait davantage de valeur ajoutée.
- Former les utilisateurs
Former l’ensemble des utilisateurs finaux pour favoriser la bonne prise en main de la solution
- Accompagner les usages
Accompagner les différents usages de façon personnalisée pour une meilleure adoption du SI Achats.
- Mesurer et ajuster
Mesurer les retombées de la mise en place du SI Achats pour éprouver son efficacité et ajuster la solution et l’accompagnement selon les enjeux et les objectifs de l’entreprise et des utilisateurs finaux.
Zoom sur : La conduite du changement pour votre projet SI Achats
Utiliser un SI Achats ne suffit pas pour mener une digitalisation des Achats efficace.
Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises considèrent que la conduite du changement est inutile.
Les idées reçues sur la conduite du changement :
- Elle n’est pas nécessaire
- Elle fait perdre du temps
- Elle fait perdre de l’argent
- Elle ne changera rien à la situation initiale
Et pourtant, c’est tout le contraire. Sans plan d’accompagnement du changement, votre projet de transformation digitale apparaîtra comme une évolution forcée et injustifiée. Ce contexte favorisera les résistances tout au long de la mise en place du SI Achats et même au-delà. Les futurs utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes, ne comprendront ni le sens, ni la valeur ajoutée de ce projet, ce qui, à terme, pourrait conduire à l’échec de votre projet.
Pour mettre en place un SI Achats pérenne, il ne suffit pas de déployer votre logiciel. La raison ? Les solutions digitales évoluent en continu. Nouvelle fonctionnalité, nouvelle interface : les changements que vous devrez accompagner seront nombreux. Et parce que chaque changement peut bouleverser les utilisateurs finaux, il est indispensable de les accompagner. Pour ce faire, les entreprises peuvent maintenant s’appuyer sur la conduite du changement digitale. Le principe ? Accompagner le changement via des outils digitaux. Ce dispositif peut être instauré en parallèle d’un plan de conduite du changement présentiel, ou encore via des outils d’accompagnement du changement directement intégrés dans le SI Achats. Grâce à la conduite du changement digitale, il est aujourd’hui possible d’accompagner vos utilisateurs au rythme des évolutions de votre outil Achats !
Avis d’expert
“Il ne faut pas sous-estimer l’importance de la conduite du changement auprès des demandeurs, donc les utilisateurs occasionnels des SI Achats. On a tendance à vouloir les traiter comme des populations expertes. Or, je pense que ce n’est évidemment pas le cas. On doit adopter une stratégie de conduite du changement un peu particulière pour ce type de population.”
Mickaël MALOT, Directeur d’Axys Consultants
Avant de mettre en place un SI Achats, il est ainsi indispensable de se pencher sur la façon dont vous allez accompagner la transformation des Achats. Conduire le changement permettra non seulement d’anticiper les résistances, mais aussi d’optimiser la performance du SI Achats et des Achats d’une manière pérenne.
En bref : La conduite du changement n’est pas une perte de temps, mais un investissement. Sans accompagnement du changement, votre solution ne pourra être performante.
