La formation des utilisateurs est une étape essentielle de la conduite du changement pour réaliser un projet SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) en entreprise. Il s’agit de donner aux salariés de l’entreprise, toutes les connaissances et compétences nécessaires pour bien utiliser le logiciel SIRH déployé. L’apprentissage des logiciels SIRH traditionnels prend généralement un temps considérable. Cela ne permet pas de constater au plus tôt les bénéfices attendus de la digitalisation des processus métier RH. Lemon Learning aide à la prise en main rapide de votre système d’information de gestion des ressources humaines.
Les défis de la formation en SIRH
Les logiciels SIRH sont destinés à réduire la charge de travail de la direction des ressources humaines en automatisant et simplifiant des process RH clés. Une fois le logiciel SIRH mis en place, vous devez former les collaborateurs qui doivent se familiariser au plus tôt avec l’outil pour être rapidement opérationnels.
La complexité des logiciels SIRH
Le logiciel SIRH est en général composé de plusieurs solutions numériques modulaires dotées de multiples fonctionnalités. Gestion de la paie, des documents administratifs, du recrutement, de la performance individuelle, des contrats, des absences, de la mutuelle santé… Les champs couverts par un logiciel SIRH sont nombreux. Les interfaces et outils à maîtriser pour chaque module concernent diverses tâches :
- création, coédition et partage de documents,
- automatisation de workflows,
- sauvegarde de fichiers de travail,
- partage de calendriers,
- gestion des droits d’accès.
Chaque logiciel de gestion des ressources humaines présente des fonctions utilisateurs particulières que vous devez vulgariser pour faciliter la prise en main. Pour les logiciels SIRH en mode SaaS, vous pouvez accompagner les collaborateurs face aux mises à jour régulières. Une formation SIRH proposant un contenu détaillé et digeste avec des exemples simples et clairs est nécessaire pour la montée en compétence des salariés.
Temps et couts associés à la formation traditionnelle
Les formations traditionnelles pour l’apprentissage des logiciels SIRH peuvent s’étaler sur 1 ou 2 semaines. Tout dépend de la complexité et de la pluralité des fonctionnalités SIRH à découvrir. Une entreprise doit en général prévoir un budget variant entre 450 euros et 800 euros HT par journée pour solliciter les services d’un organisme agréé proposant une formation sur le logiciel RH choisi.
Difficultés liées à l’engagement des utilisateurs
Durant la formation sur le logiciel de gestion des ressources humaines, les collaborateurs doivent ajouter les heures de cours à leur planning journalier. L’activité de votre entreprise et le fonctionnement des équipes de travail ne doivent pas cesser pour autant. Que la formation soit en présentiel ou à distance, il sera alors difficile de mobiliser une concentration productive des utilisateurs sur les notions abordées.
Ces derniers seront souvent plus préoccupés par leur participation sur les projets actuels de leur équipe de travail. De même, certains employés seront absents pour la formation SIRH en raison d’obligations professionnelles sur des dossiers très sensibles et lucratifs pour l’entreprise. Tout ceci ne va pas dans le sens d’une prise en main rapide, uniforme, globale et efficace du logiciel de gestion des ressources humaines.
Les avantages des solutions d’adoption logicielle comme Lemon Learning
Une manière simple et efficace pour former les collaborateurs à l’utilisation du logiciel RH est l’adoption de l’apprentissage intégré au SIRH avec Lemon Learning. Nous disposons d’une plateforme d’adoption digitale pour les outils de gestion des ressources humaines en entreprise. Nous proposons, depuis plusieurs années, des solutions innovantes, intuitives et fiables pour dynamiser l’apprentissage des logiciels en entreprise. Le responsable SIRH se charge de récolter des contenus pédagogiques intéressants et digestes pour concevoir des modules de formation pour chaque logiciel du système d’information.
Ces guides expliquent pas à pas le processus à suivre pour chaque manipulation complexe sur le logiciel de gestion des ressources humaines. Les modules de formation SIRH sont directement créés et intégrés en quelques clics dans le logiciel grâce à Lemon Learning. La formation peut être actualisée à tout moment. De manière autonome, les utilisateurs accèdent en temps réel aux guides interactifs depuis l’interface de leur solution de gestion des ressources humaines.
Apprentissage autonome et personnalisé
Les utilisateurs découvrent de nouvelles fonctionnalités chaque jour en toute autonomie, car les ressources pour les guider sont déjà disponibles dans le logiciel SIRH. Vous n’avez pas besoin d’attendre l’aide d’un formateur ou du responsable SIRH avant d’effectuer une manipulation un peu complexe.
Vous n’aurez pas non plus à aller consulter un guide d’utilisation volumineux ou à aller chercher chaque fois l’astuce idéale dans le carnet de notes utilisé lors de la formation en présentiel. Lemon Learning permet de personnaliser le contenu d’apprentissage en fonction de la langue maîtrisée, du poste et des missions d’un collaborateur.
Prise en main rapide du logiciel grâce à des guides intégrés dans l’outil
Lemon Learning aide à capter l’attention des utilisateurs sur les modules de formation SIRH intégrés. Les guides interactifs disponibles où que vous soyez et à n’importe quel moment adoptent pour cela un format ludique et dynamique. Le responsable SIRH de l’entreprise a en effet la possibilité d’ajouter des vidéos, des images ou encore des GIFs aux contenus de formation intégrés.
Grâce à son format engageant et vulgarisé, la formation vous offre la possibilité de maîtriser les diverses fonctionnalités du SIRH après 1 ou 2 manipulations. Tout ceci nourrit l’intérêt de la découverte d’autres fonctionnalités sur le logiciel chez vos collaborateurs, même s’ils ne sont pas sur le lieu de travail.
Réduction des couts et du temps de formation
La formation intégrée directement au SIRH aide votre entreprise à éliminer l’investissement en temps et en argent qui aurait nécessité une formation auprès d’un organisme spécialisé. Le gain de temps et d’argent servira à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée sur l’entreprise, sans compromettre la bonne maîtrise du logiciel SIRH par vos employés.
Même si elle peut être complexe à mettre en place, la formation SIRH est une nécessité pour vos équipes, notamment pour votre service des ressources humaines. Elle aidera vos collaborateurs à mieux maîtriser des outils très utiles pour votre entreprise. En vous faisant accompagner par Lemon Learning, vous êtes sûr de pouvoir implémenter aisément un logiciel SIRH au sein de votre entreprise.
