Infografica: il vero costo della trasformazione digitale

CRM, ERP, SI Acquisti, SIRH, intranet: queste categorie di software potrebbero esservi familiari, soprattutto se avete recentemente deciso, come molte aziende negli ultimi anni, di dotarne la vostra organizzazione. Ma a quale prezzo?

Ci sono costi inevitabili quando si distribuiscono nuovi software e si formano gli utenti. Ma ci sono anche costi che potete ridurre, o addirittura eliminare (una notizia che dovrebbe rallegrare i vostri colleghi della Direzione Acquisti e della DAF!).

Formazione sui software, onboarding degli utenti, ottimizzazione del supporto applicativo: scoprite in questo articolo tutte le chiavi per ridurre i costi legati ai vostri progetti di trasformazione digitale. Prima, ecco un riepilogo per immagini e cifre chiave sul vero costo della trasformazione digitale.

Formazione e onboarding degli utenti: un costo da non sottovalutare

1. Formare e onboardare i collaboratori: indispensabile per colmare il divario di competenze digitali

• 56% dei collaboratori ritiene di non avere oggi le competenze necessarie per padroneggiare le tecnologie digitali (fonte: Randstad)

L'incompetenza digitale dei vostri collaboratori ha un costo. Ha un impatto diretto sulla loro produttività e, più in generale, sull'intera organizzazione. Da un lato si investe in software che vengono poco o per nulla utilizzati; dall'altro, il ritardo accumulato nella trasformazione digitale incide sulla competitività aziendale.

2. Creare contenuti formativi coinvolgenti è costoso e dispendioso in termini di tempo

Che abbiate bisogno di formare i nuovi arrivati sui vostri strumenti di lavoro o di introdurre un intero reparto alle nuove funzionalità del vostro SIRH, del vostro SI Acquisti o del vostro ERP, creare contenuti di aiuto e supporto richiede tempo. Questo tempo si moltiplica quando i contenuti assumono la forma di procedure in PDF o moduli di e-learning da aggiornare a ogni nuova versione dello strumento.

• 43 ore: il tempo medio necessario per organizzare una formazione in presenza (fonte: Chapman Alliance LLC)
• 79 ore: il tempo medio necessario per realizzare un modulo di e-learning di base (fonte: Chapman Alliance LLC)

Supporto applicativo e manutenzione degli strumenti: quali costi per i team IT?

1. Helpdesk, Service Desk, hotline informatica: spese indispensabili per assistere gli utenti

Dove ci sono software c'è anche supporto agli utenti. Qualunque sia la soluzione scelta, assistere i vostri utenti sui loro strumenti digitali ha un costo: quanti ingegneri di supporto o tecnici informatici compongono il vostro team? Quanto tempo dedicano i vostri team IT alla gestione dei ticket?

• 40% delle spese informatiche è dedicato allo sviluppo e alla manutenzione delle applicazioni (fonte: Gartner)
• 24,2 ore: il tempo medio necessario ai team di supporto per fornire una prima risposta ai ticket interni (fonte: Zendesk)

2. I costi di supporto crescono quando il bisogno di accompagnamento è continuo

La chiave per un buon utilizzo dei software è l'accompagnamento. Ma quest'ultimo può rapidamente diventare una vera sfida: i vostri utenti hanno bisogno di un supporto accessibile in tempo reale, anche quando lavorano in fusi orari diversi o al di fuori dei tradizionali orari d'ufficio.

• 53% degli utenti non dispone di supporto quando lavora al di fuori dei normali orari d'ufficio, e il 61% di loro vorrebbe poterne usufruire (fonte: Econocom - IDC)
• 53% degli utenti esige una risposta dal servizio clienti entro un'ora, anche nel fine settimana (fonte: Edelman Digital)

ROI del parco informatico: i costi legati all'adozione e al corretto utilizzo dei software

1. Le aziende investono in software che non sempre vengono utilizzati

CRM, ERP, HRIS, sistema di acquisti, intranet, software di fatturazione: la vostra azienda conta probabilmente numerosi applicativi. Ma i vostri utenti ne fanno davvero buon uso? Come assicurarsi che i software vengano utilizzati correttamente e che l'investimento sia redditizio?

• 36: il numero medio di servizi cloud che un collaboratore utilizza attivamente al lavoro (fonte: Skyhigh Networks - McAfee)
• 28% dei software installati sulle postazioni di lavoro non viene utilizzato (fonte: 1E)
• 37%: le aziende sprecano in media il 37% del proprio budget software (fonte: 1E)

2. Il cattivo utilizzo degli strumenti digitali è tanto costoso quanto il loro mancato utilizzo

Che i vostri utenti sfruttino solo una parte delle funzionalità disponibili o che le utilizzino tutte sollecitando costantemente il supporto, il cattivo utilizzo degli strumenti digitali incide sulla produttività e, nel lungo termine, può generare frustrazione e disimpegno. Risultato: i vostri strumenti rischiano di essere abbandonati.

• 85% dei collaboratori perde almeno 1 o 2 ore di produttività a settimana nella ricerca di informazioni (fonte: Dynamic Signal)
• Focus CRM:
  • 45,7% dei clienti CRM ha un tasso di adozione da parte degli utenti finali superiore al 90% (fonte: CSO Insights)
  • 43% degli utenti di soluzioni CRM utilizza meno della metà delle funzionalità disponibili sul proprio strumento (fonte: CSO Insights)
• Focus ERP:
  • 50%: la proporzione di progetti di implementazione ERP che falliscono al primo tentativo (fonte: Technology Evaluation Centers)

Gestione dell'esperienza digitale (Digital Experience Management): per una trasformazione digitale duratura

1. Collaboratori frustrati dai software possono rapidamente disimpegnarsi dagli strumenti e dall'azienda

I vostri collaboratori sono come clienti interni: se non prestate attenzione alle loro esigenze, rischiano di abbandonare i vostri strumenti o, peggio ancora, di disimpegnarsi dalla vostra organizzazione. E il loro disimpegno ha un costo.

• 9.055 euro: il costo stimato di un collaboratore disimpegnato in Francia (fonti: Gallup, LinkedIn)
• 1 su 26: solo 1 utente insoddisfatto su 26 si lamenta. Gli altri abbandonano lo strumento (fonte: Esteban Kolsky)

2. Le aspettative dei collaboratori riguardo agli strumenti digitali sono sempre più elevate

Al di là degli strumenti digitali, l'esperienza digitale degli utenti è la garanzia di una trasformazione duratura. Qualità e disponibilità del supporto, soddisfazione degli utenti, proattività del servizio di assistenza: tutti elementi da considerare per una gestione ottimizzata dell'esperienza digitale.

• 59% delle persone dichiara di avere aspettative più elevate in materia di servizio clienti rispetto all'anno precedente. Questa constatazione vale anche per l'esperienza utente interna (fonte: Microsoft)

Come ottimizzare i costi della trasformazione digitale: le soluzioni pratiche

1. Come ridurre i costi legati alla formazione sui software?

• Ridurre il tempo dedicato alla creazione di materiali formativi. La chiave: realizzare capsule di microlearning direttamente integrate nei software dei vostri collaboratori. Lo strumento autore di Lemon Learning permette di creare materiali formativi in pochi clic, senza richiedere competenze tecniche.
• Ridurre il tempo dedicato all'aggiornamento dei materiali. La chiave: puntare su contenuti formativi evolutivi che si adattano agli aggiornamenti degli strumenti. Con Lemon Learning non è più necessario aggiornare tutti gli screenshot del manuale utente: bastano pochi clic.

2. Come ridurre i costi legati alle funzioni di supporto?

• Accompagnare gli utenti nel momento in cui ne hanno bisogno. La chiave: offrire un supporto disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. La piattaforma di adozione digitale di Lemon Learning guida gli utenti direttamente sulle loro applicazioni tramite guide interattive disponibili su richiesta, indipendentemente dalla disponibilità dei team di supporto.
• Fornire un'assistenza integrata negli strumenti degli utenti. La chiave: puntare sul supporto applicativo integrato. Il vantaggio principale: gli utenti trovano la risposta alle loro domande direttamente all'interno del software, senza dover uscire dall'applicazione.

3. Come ottenere un migliore ritorno sull'investimento del parco informatico?

• Accompagnare gli utenti fin dall'onboarding sui loro strumenti. La chiave: non aspettare le sessioni in presenza per formare i collaboratori sui software. Grazie al metodo del Learning By Doing, gli utenti imparano mentre eseguono le loro attività, che siano principianti o esperti.
• Mantenere un'interazione continua con gli utenti. La chiave: formare non è sufficiente a garantire il corretto utilizzo dei software. Grazie alle notifiche push, potete congratularvi con i collaboratori per i loro risultati, annunciare nuove funzionalità o raccogliere feedback sull'evoluzione della vostra intranet.

Formazione sui software, ottimizzazione del supporto applicativo, adozione digitale: ora avete tutte le chiavi per rendere duratura la trasformazione digitale della vostra azienda a costi ridotti. Per approfondire, scoprite anche le differenze tra digitalizzazione e trasformazione digitale e come orientare al meglio la vostra strategia. In un contesto di digitalizzazione crescente delle imprese, il vantaggio andrà alle organizzazioni che sapranno coinvolgere i propri collaboratori in questo cambiamento.

Avete un progetto di implementazione di un software? State riorganizzando i vostri processi aziendali per renderli più digitali? Contattate i nostri team per discutere insieme delle vostre sfide.