Infografica - Il vero costo della trasformazione digitale

CRM, ERP, SI Acquisti, SIRH, intranet… Queste categorie di software potrebbero esservi familiari, soprattutto se avete recentemente deciso, come molte aziende negli ultimi anni, di dotarne la vostra organizzazione. Ma a quale prezzo? 

Ci sono costi inevitabili quando si distribuiscono nuovi software e si formano gli utenti. Ma ci sono anche costi che potete ridurre, o addirittura eliminare (una notizia che dovrebbe rallegrare i vostri colleghi della Direzione Acquisti e della DAF!).

Formazione sui software, onboarding degli utenti, ottimizzazione del supporto applicativo: scoprite alla fine dell'articolo tutte le nostre chiavi per ridurre i costi legati ai vostri progetti di trasformazione digitale. Ma prima di ciò, ritorno per immagini e cifre chiave sul(i) vero(i) costo(i) della trasformazione digitale. 

Trasformazione digitale: la formazione e l'onboarding dei vostri utenti sui loro software e applicativi ha un costo 

1. Formare e onboardare i vostri collaboratori: un indispensabile per ovviare all'incompetenza digitale

• 56% dei collaboratori ritiene di non avere oggi le competenze necessarie per padroneggiare le tecnologie digitali (fonte: Randstad)

L'incompetenza digitale dei vostri collaboratori ha un costo. Ha un impatto sulla loro produttività. Ma ha soprattutto un costo per la vostra intera organizzazione. Da un lato investite in software e applicativi che vengono poco o per nulla utilizzati. Il ritardo che la vostra organizzazione accumula nella sua trasformazione digitale ha a sua volta un'incidenza sulla sua competitività. 

2. Creare contenuti formativi coinvolgenti è costoso e dispendioso in termini di tempo 

Che abbiate bisogno di formare i nuovi arrivati sui vostri strumenti di lavoro o di introdurre un intero reparto alle nuove funzionalità del vostro SIRH, del vostro SI Acquisti o del vostro ERP, creare contenuti di aiuto e supporto per i software richiede tempo. Questo tempo si moltiplica quando tali contenuti assumono la forma di procedure operative in PDF o di moduli di e-learning che devono essere aggiornati ad ogni nuovo aggiornamento dello strumento. 

• 43h : il tempo medio necessario per organizzare una formazione in presenza (fonte: Chapman Alliance LLC)
• 79h : il tempo medio necessario per organizzare un modulo di elearning di base (fonte: Chapman Alliance LLC)

Supporto applicativo e manutenzione degli strumenti: quali costi per i team IT?

1. Helpdesk, Service Desk, hotline informatica: spese indispensabili per assistere i vostri utenti sui loro applicativi

Dove ci sono software c'è anche supporto agli utenti. Qualunque sia la soluzione scelta, assistere i vostri utenti sui loro strumenti digitali ha un costo: di quanti ingegneri di supporto applicativo o tecnici di supporto informatico è composto il vostro team di supporto? quanto tempo dedicano i vostri team IT alla risoluzione dei ticket degli utenti? 

• 40% delle spese informatiche è dedicato allo sviluppo e alla manutenzione delle applicazioni (fonte: Gartner)
• 24,2h : il tempo medio necessario ai team di supporto per fornire una prima risposta ai ticket interni (fonte: Zendesk)

2. I costi di supporto e manutenzione sono tanto più elevati quando il bisogno di accompagnamento è costante

La chiave per un buon utilizzo dei software è l'accompagnamento. Ma quest'ultimo può rapidamente diventare una vera sfida: i vostri utenti hanno bisogno di un supporto accessibile in tempo reale, anche quando lavorano in fusi orari diversi o al di fuori dei tradizionali orari d'ufficio. 

• 53% degli utenti non dispone di supporto quando lavora al di fuori dei normali orari d'ufficio e il 61% di loro vorrebbe poterne usufruire (fonte: Econocom - IDC)
• 53% degli utenti esige una risposta dal servizio clienti entro un'ora, anche nel fine settimana (fonte: Edelman Digital)

Garantire il buon ROI del proprio parco informatico: i costi legati all'adozione e al corretto utilizzo dei propri software 

1. Le aziende sono dotate di software e applicativi ma questi ultimi non vengono sempre utilizzati 

CRM, ERP, HRIS, sistema di acquisti, intranet, software di fatturazione... La vostra azienda conta forse numerosi applicativi. Ma i vostri utenti ne fanno davvero buon uso? Come assicurarsi che i vostri software vengano utilizzati correttamente e che il vostro investimento in strumenti digitali sia redditizio?

• 36: è il numero medio di servizi di cloud computing che il collaboratore medio utilizza attivamente al lavoro (fonte: Skyhigh Networks - McAfee)
• 28% dei software installati sulle postazioni di lavoro non viene utilizzato (fonte: 1E)
• 37%: le aziende sprecano in media il 37% del proprio budget software (fonte: 1E)

2. Il cattivo utilizzo degli strumenti digitali è tanto costoso quanto il loro mancato utilizzo

Che i vostri utenti utilizzino solo una parte delle funzionalità disponibili sui loro strumenti o che le utilizzino tutte sollecitando costantemente il vostro supporto, il cattivo utilizzo degli strumenti digitali ha un impatto considerevole sulla loro produttività e su quella dei vostri team IT. Sul lungo termine, un software mal utilizzato può anche generare frustrazione o disimpegno da parte dei vostri utenti. Risultato: i vostri strumenti finiscono per essere abbandonati.  

• 85% dei collaboratori perde almeno 1 o 2 ore di produttività a settimana nella ricerca di informazioni (fonte: Dynamic Signal)
• Focus CRM: 
  • 45,7% dei clienti CRM ha un tasso di adozione da parte degli utenti finali superiore al 90% (fonte: CSO Insights)
  • 43% degli utenti di soluzioni CRM utilizza meno della metà delle funzionalità disponibili sul proprio strumento (fonte: CSO Insights)
• Focus ERP: 
  • 50%: è la proporzione di progetti di implementazione ERP che falliscono al primo tentativo (fonte: Technology Evaluation Centers)

Gestione dell'esperienza digitale (Digital Experience Management): per una trasformazione digitale duratura

1. Frustrati dai software, i vostri collaboratori possono rapidamente disimpegnarsi dai loro strumenti... e dalla vostra azienda

I vostri collaboratori sono un po' come i clienti interni della vostra azienda: se non prestate attenzione alle loro esigenze, rischiano di abbandonare i vostri strumenti (abbandono) o, peggio ancora, di disimpegnarsi dalla vostra organizzazione. E il loro disimpegno ha un costo!

• 9.055€: è circa ciò che costa un collaboratore disimpegnato in Francia (fonti: Gallup, LinkedIn)
• 1 su 26: solo 1 utente insoddisfatto su 26 si lamenta. Gli altri abbandonano il loro strumento (fonte: Esteban Kolsky)

2. Le aspettative dei collaboratori riguardo agli strumenti digitali sono sempre più elevate

Al di là degli strumenti digitali, l'esperienza digitale degli utenti è anche la garanzia di una trasformazione digitale duratura. Qualità e disponibilità del supporto, soddisfazione degli utenti, proattività del servizio di assistenza: tutti elementi da considerare per una gestione ottimizzata dell'esperienza digitale. 

• 59% delle persone dichiara di avere aspettative più elevate in materia di servizio clienti rispetto a 1 anno fa. Questa constatazione vale anche per l'esperienza utente (fonte: Microsoft)

Formazione e onboarding degli utenti, supporto applicativo e manutenzione degli strumenti, redditività del parco informatico: quali soluzioni per ottimizzare i costi della propria trasformazione digitale?

1. Come ridurre i costi legati alla formazione sui software? 

• Ridurre il tempo dedicato alla creazione di materiali formativi 

La chiave? Realizzare capsule di microlearning direttamente integrate nei software dei vostri collaboratori. Semplice e intuitivo, lo strumento autore di Lemon Learning vi permette di creare materiali formativi in pochi clic, senza richiedere alcuna competenza tecnica da parte vostra!

• Ridurre il tempo dedicato all'aggiornamento dei materiali formativi 

La chiave? Puntare su contenuti formativi evolutivi che si adattano agli aggiornamenti dei vostri strumenti. Non è più necessario aggiornare tutti gli screenshot del vostro manuale utente: con Lemon Learning bastano pochi clic. 

2. Come ridurre i costi legati alle funzioni di supporto? 

• Accompagnare gli utenti nel momento in cui ne hanno bisogno 

La chiave? Offrire un supporto utente disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. La piattaforma di adozione digitale Lemon Learning accompagna i vostri utenti nel momento in cui ne hanno maggiormente bisogno sulle loro applicazioni. Disponibili su richiesta, le guide interattive possono essere avviate indipendentemente dalla disponibilità dei vostri team di supporto. Risultato: i vostri utenti sono autonomi sui loro strumenti!

• Fornire un'assistenza integrata negli strumenti degli utenti 

 La chiave? Puntare sul supporto applicativo integrato. Il suo principale vantaggio: i vostri utenti non devono più uscire dal loro software per trovare la risposta alla loro domanda. Tutte le informazioni si trovano esattamente dove si trovano loro. 

3. Come ottenere un migliore ritorno sull'investimento del vostro parco informatico? 

• Accompagnare gli utenti fin dall'onboarding sui loro strumenti 

 La chiave? Non aspettare le sessioni in presenza per formare i vostri collaboratori sui software. Grazie al metodo del Learning By Doing, i vostri utenti imparano mentre eseguono le loro attività sui software, che siano principianti o esperti. Risultato: i vostri strumenti vengono utilizzati, e utilizzati bene!

• Avere un'interazione continua con gli utenti sui loro strumenti 

 La chiave? Formare non è sufficiente a garantire il corretto utilizzo dei vostri software. Per coinvolgere i vostri utenti, interagite continuamente con loro. Grazie alle notifiche push, congratulatevi con i vostri collaboratori per i loro risultati trimestrali, annunciate la prossima sessione di team building, raccogliete feedback sull'evoluzione della vostra intranet: le possibilità sono illimitate! 

Formazione sui software, ottimizzazione del supporto applicativo, adozione digitale: ora avete tutte le chiavi per rendere duratura la trasformazione digitale della vostra azienda a costi ridotti! In un contesto di digitalizzazione crescente delle imprese, il vantaggio andrà alle organizzazioni che sapranno cogliere la svolta degli strumenti digitali e coinvolgere i propri collaboratori in questo cambiamento! 

Avete un progetto di implementazione di un software? State riorganizzando i vostri processi aziendali per renderli più digitali? Contattate i nostri team per discutere insieme delle vostre sfide.