Como Escolher um Software ERP para a Sua Organização

Para escolher um software ERP (Enterprise Resource Planning) para a sua organização, comece por mapear os processos de negócio essenciais, defina uma lista priorizada de requisitos e avalie os fornecedores com base nesses critérios, tendo em conta a flexibilidade, o custo total e o suporte a longo prazo. A decisão certa poupa tempo e dinheiro durante a implementação e promove uma adoção mais rápida por parte das suas equipas. Este guia acompanha-o em cada etapa desse processo.

O que é um ERP e por que razão a escolha certa é importante?

Um sistema ERP é uma plataforma de software centralizada que integra as funções operacionais essenciais de uma empresa numa única base de dados partilhada. Essas funções incluem tipicamente finanças e contabilidade, gestão de recursos humanos, cadeia de abastecimento e inventário, aprovisionamento, gestão de projetos e vendas. Como todos os departamentos recorrem aos mesmos dados, um ERP elimina registos duplicados e oferece à liderança uma visão consistente e em tempo real de toda a organização.

O ERP certo reduz o trabalho manual, encurta os ciclos de reporte e apoia a tomada de decisões estratégicas. O errado gera custos elevados de personalização, baixa adoção por parte dos utilizadores e bloqueios operacionais difíceis de resolver. É por isso que o processo de seleção merece tanto rigor quanto a própria implementação.

Como identificar os requisitos do seu negócio antes de escolher um ERP?

Antes de comparar fornecedores, documente o que a sua organização realmente necessita. Esta é a base de qualquer seleção de ERP bem-sucedida.

Mapeie os seus processos atuais

Percorra cada departamento e registe como o trabalho flui hoje: onde os dados são criados, onde são transferidos manualmente e onde ocorrem os estrangulamentos. Este exercício revela as lacunas que um ERP deve colmatar e ajuda a evitar a aquisição de funcionalidades que nunca irá utilizar.

Priorize os requisitos funcionais

Separe os requisitos em três níveis: indispensáveis (o sistema não pode funcionar sem eles), importantes (proporcionam eficiência significativa) e desejáveis (úteis mas não essenciais). Utilize esta lista de prioridades como uma ficha de avaliação quando analisar os fornecedores candidatos.

Envolva as partes interessadas desde o início

Inclua desde o início os responsáveis de departamento, os utilizadores finais, a TI e as finanças. Os utilizadores finais identificam problemas de usabilidade que os executivos não detetam. As finanças levantam questões sobre o custo total de propriedade que a TI pode ignorar. A responsabilidade partilhada pela lista de requisitos também reduz a resistência durante a implementação.

Nomeie um patrocinador interno do projeto

Designe um responsável sénior com autoridade para tomar decisões e resolver conflitos entre departamentos. Sem patrocínio executivo, os projetos de seleção de ERP ficam estagnados e os requisitos desviam-se.

Qual o tipo de implementação de ERP adequado para a sua organização?

Os três principais modelos de implementação implicam diferenças em termos de custo, controlo e carga de trabalho da TI.

O ERP na nuvem tornou-se a escolha predominante para novas implementações porque reduz a carga sobre as equipas internas de TI e proporciona atualizações contínuas. Como referiu Jean-Severin Lerre, DSI (Diretor de Sistemas de Informação) do INSEE, no podcast CIO Pioneers:

"Uma vantagem que vejo no SaaS é que standardiza as coisas. Uma função de negócio tradicional diz que a sua é muito diferente, ao passo que em modo SaaS veem a forma standard mais amplamente utilizada de fazer as coisas, e isso permite-lhes questionar as suas próprias práticas."

Esse efeito de standardização é especialmente valioso quando se avalia se a configuração predefinida de um ERP na nuvem está suficientemente próxima dos seus processos para minimizar o desenvolvimento personalizado, que é dispendioso.

Que critérios de seleção de ERP deve avaliar?

Depois de conhecer os seus requisitos e o modelo de implementação preferido, classifique cada fornecedor candidato com base nos seguintes critérios.

Cobertura funcional

O sistema cobre os seus módulos prioritários de forma nativa, ou será necessária uma personalização extensiva? A personalização aumenta os custos de implementação e complica as atualizações futuras. Procure um sistema que cubra pelo menos os seus requisitos indispensáveis de forma nativa.

Adequação ao setor

As necessidades específicas do setor são determinantes. As organizações de produção industrial necessitam tipicamente de planeamento avançado da produção, planeamento de necessidades de materiais (MRP) e gestão de fornecedores. As empresas de serviços dão prioridade ao agendamento de recursos e ao acompanhamento dos custos dos projetos. As organizações de saúde requerem conformidade com as regulamentações de proteção de dados dos utentes e integração com sistemas clínicos. Um ERP pré-configurado para o seu setor exigirá menos personalização.

Escalabilidade

Escolha uma plataforma capaz de suportar o crescimento projetado em termos de utilizadores, volumes de transações e localizações geográficas ao longo dos próximos cinco a sete anos. A migração entre ERPs é dispendiosa, pelo que deve planear para onde o negócio vai e não apenas para onde está hoje.

Capacidade de integração

O seu ERP terá de trocar dados com as ferramentas existentes: plataformas de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), sistemas de processamento de salários, plataformas de comércio eletrónico e aplicações específicas do setor. Avalie as interfaces de programação de aplicações (APIs) standard do fornecedor e os conectores pré-construídos antes de assumir que a integração será simples.

Usabilidade e adoção pelos utilizadores

Um ERP tecnicamente capaz mas que os colaboradores consideram difícil de utilizar não conseguirá proporcionar o valor prometido. Solicite demonstrações práticas com utilizadores finais reais e não apenas com pessoal de TI, e avalie o sistema quanto à clareza de navegação, velocidade de conclusão de tarefas e acessibilidade em dispositivos móveis.

Estabilidade e suporte do fornecedor

O seu fornecedor de ERP é um parceiro de longo prazo. Analise a saúde financeira do fornecedor, a sua base de clientes, a cadência de lançamentos e a qualidade dos seus níveis de suporte. Solicite referências de empresas de dimensão e setor semelhantes aos seus.

Segurança e conformidade

Avalie as certificações dos centros de dados do fornecedor, os controlos de acesso, o registo de auditoria e a forma como gerem a conformidade regulatória na sua área geográfica e setor. Isto é especialmente importante para implementações na nuvem, onde os seus dados residem em infraestrutura partilhada.

Como avaliar os custos e o ROI de um ERP?

A avaliação dos custos de um ERP exige ir além da taxa de licença ou subscrição. O custo total de propriedade (TCO) abrange várias categorias que são facilmente subestimadas.

• Taxas de licenciamento ou subscrição: licença perpétua única para sistemas on-premise, ou taxas recorrentes por utilizador ou por módulo para sistemas na nuvem.
• Implementação e configuração: honorários de consultores, migração de dados, desenvolvimento personalizado e gestão de projeto representam tipicamente uma parte significativa do investimento do primeiro ano.
• Formação e gestão da mudança: orçamente a formação inicial e o apoio à aprendizagem contínua à medida que o sistema evolui e novos colaboradores se integram.
• Infraestrutura: hardware, alojamento e pessoal de TI para implementações on-premise.
• Manutenção e atualizações contínuas: contratos de manutenção anuais para sistemas on-premise, ou o custo em tempo de adoção de novas versões em sistemas na nuvem.

Face a estes custos, calcule o retorno sobre o investimento (ROI) esperado, quantificando os ganhos de produtividade, a redução de erros manuais, a aceleração dos ciclos de fecho financeiro e as poupanças em inventário. Um período de retorno realista reforça o caso de negócio e mantém o comité de seleção focado no valor e não apenas no preço. Pode utilizar o nosso recurso de comparação de software ERP para estruturar a sua lista restrita de fornecedores juntamente com os dados de custos.

Como é um processo estruturado de seleção de ERP?

Um processo disciplinado reduz o risco de escolher um sistema que parece impressionante numa demonstração, mas que falha na utilização diária. A seguinte sequência de cinco etapas está alinhada com as orientações de boas práticas de especialistas em seleção de ERP.

1. Definir os requisitos: concluir o mapeamento de processos e a lista de requisitos prioritários descrita acima.
2. Emitir um Pedido de Proposta (RFP): enviar um questionário estruturado a uma lista alargada de fornecedores (tipicamente cinco a oito). As respostas permitem pontuar os fornecedores de forma consistente antes de investir tempo em demonstrações ao vivo.
3. Lista restrita e demonstração: reduzir o campo a dois ou três finalistas. Realizar demonstrações com guião baseado nos seus próprios cenários de negócio e não no guião preparado pelo fornecedor.
4. Avaliar e pontuar: utilizar uma matriz de pontuação ponderada que reflita os seus critérios prioritários. Incluir o feedback dos utilizadores finais proveniente das demonstrações.
5. Negociar e decidir: negociar os termos contratuais, o âmbito da implementação, os acordos de nível de serviço (SLA) e as condições de licenciamento antes de assinar. Validar referências junto de clientes existentes.

Para uma análise mais aprofundada do que pode correr mal após a seleção de um sistema, consulte a nossa análise dos desafios comuns de implementação de ERP que as organizações enfrentam durante o arranque.

Como apoiar os utilizadores após a entrada em produção do ERP?

A adoção pelos utilizadores é o ponto em que a maioria dos projetos ERP ou tem sucesso ou estagna. Mesmo um sistema bem escolhido terá um desempenho abaixo do esperado se os colaboradores não conseguirem utilizá-lo com confiança no seu trabalho diário. A formação ministrada uma única vez antes da entrada em produção raramente é suficiente: a rotatividade de pessoal, as atualizações de software e as alterações de processos implicam que a aprendizagem deve ser contínua.

O apoio eficaz após a entrada em produção inclui orientação contextual na aplicação que ajuda os utilizadores a concluir tarefas sem sair do software, documentação de processos facilmente acessível e um percurso de escalada claro para questões técnicas. Uma Plataforma de Adoção Digital (DAP) incorporada no ERP pode fornecer instruções passo a passo, dicas e listas de verificação de tarefas diretamente dentro da aplicação, reduzindo simultaneamente a curva de aprendizagem e o volume de tickets de suporte.

Como afirmou Joachim Gauthier, DSI do Banque Fiducial, no podcast CIO Pioneers: "A gestão da mudança em sentido lato é um verdadeiro desafio. Algumas pessoas precisam de apoio particular, e eu precisaria absolutamente de uma solução como a Lemon Learning para facilitar a adoção de um novo software."

A solução de gestão da mudança da Lemon Learning foi concebida para apoiar exatamente este tipo de capacitação contínua dos utilizadores, ajudando as organizações a acelerar a adoção de novos sistemas ERP e a reduzir a quebra de produtividade que tipicamente se segue à entrada em produção.

A decisão de seleção do ERP e a estratégia de adoção pelos utilizadores são indissociáveis. Ao avaliar os fornecedores, questione cada um sobre a forma como o seu ecossistema de sucesso do cliente e de parceiros apoia a formação dos utilizadores finais e a gestão contínua da mudança. Um sistema com um apoio à adoção sólido terá sempre um desempenho superior ao de um sistema tecnicamente superior que os colaboradores evitam utilizar.