O que é um ERP e por que utilizá-lo?

Todas as empresas têm como objetivo aumentar a sua rentabilidade e eficiência. Numa época em que a organização e o custo da mão de obra são cada vez mais importantes, a empresa não se pode limitar a comprar ao preço mais baixo. É hoje essencial otimizar todos os seus processos organizacionais. É então importante introduzir uma "espinha dorsal" dentro da estrutura. A Lemon Learning apresenta-lhe, neste contexto, o PGI, um software concebido para eliminar erros e ajudar na tomada de decisões, entre outras funções.

O que é um sistema integrado de gestão?

Um PGI (Sistema Integrado de Gestão) ou software ERP em inglês, é um sistema informático de planeamento e gestão empresarial composto por uma série de módulos que são também designados por aplicações. O PGI permite cobrir todas as necessidades de gestão de uma empresa. Capaz de integrar todos os processos operacionais de uma organização, o PGI foi concebido para ser simultaneamente uma poderosa ferramenta de planeamento, bem como a espinha dorsal dos fluxos de informação.

O PGI permite assim gerir melhor a empresa em todos os domínios, nomeadamente:

• a contabilidade,
• a administração,
• a produção,
• o aprovisionamento de recursos,
• a logística,
• as compras e vendas, etc.

Permite melhorar a coordenação, aumentar a produtividade e otimizar as fases de produção e o aprovisionamento de materiais.

Como funciona um PGI?

Os sistemas PGI assentam essencialmente num princípio fundamental, nomeadamente a recolha de dados provenientes das compras, da produção, do comércio, mas também da logística. Estes softwares de gestão permitem pôr fim, de forma eficaz, aos problemas de duplicação de dados, oferecendo ao mesmo tempo à empresa a possibilidade de se apoiar numa base de dados completa e única.

Os sistemas PGI assentam igualmente na noção de sincronicidade. Esta base de dados é atualizada à medida que qualquer nível hierárquico ou serviço realiza uma operação no sistema. A estrutura de um sistema PGI é composta por 3 elementos principais, nomeadamente o conjunto, os módulos e as funcionalidades.

PGI generalista ou especializado: qual a diferença?

Um PGI pode ser especialmente dedicado a um setor em particular (comercial, industrial, marketing ou ser ainda mais específico). Existem também PGI generalistas que abrangem todos os setores da empresa e sistemas integrados de gestão especializados num único domínio. Estes últimos apresentam nomeadamente muito mais vantagens do que os PGI que se dirigem a todos os tipos de empresas.

Ao contrário de um PGI generalista que resulta na maioria das vezes de um conjunto de aplicações de escritório clássico de grandes marcas, o PGI especializado baseia-se essencialmente nas necessidades reais do setor. Isso é possível dominando todas as suas problemáticas, por um lado, mas também os diferentes meios que permitem resolvê-las através da utilização de ferramentas de alto desempenho.

Porquê utilizar um PGI?

Graças a um sistema PGI, a empresa é capaz de cobrir todas as suas necessidades em matéria de gestão dos seus diferentes processos operacionais. Com efeito, as tecnologias PGI conhecem uma evolução rápida que lhes permite reunir de forma progressiva todos os processos da empresa.

Um dos principais interesses dos PGI reside na centralização dos dados. Quer se trate de ficheiros de fornecedores, clientes, da gestão de stocks ou da produção, todas as informações são agrupadas num mesmo software potente que gere o tratamento dos dados de forma homogénea. A empresa reduz assim os riscos de duplicações, mas também as aproximações ou os erros a evitar.

As informações interagem entre si de forma a fornecer à empresa resultados fiáveis sobre os relatórios, que pode aliás segmentar em função dos seus objetivos e necessidades. Os PGI participam igualmente de forma ativa na transformação digital das empresas. Em vez de optar por soluções diferentes para cada segmento da sua organização, os PGI fornecem assim uma solução geral e normalizada tornando-a totalmente interligada e digital.

Uma vez conectados os sistemas, os processos e os dados, a empresa beneficia da rapidez, da inteligência e da adaptabilidade de que necessita para avançar para a otimização das suas operações. Independentemente da sua dimensão, a utilização de um sistema integrado de gestão permite assim à empresa aumentar a sua produtividade e ganhar tempo.

As vantagens e as desvantagens de um PGI

A utilização de um sistema integrado de gestão empresarial permite beneficiar de inúmeras vantagens, mas apresenta também alguns inconvenientes.

As vantagens de um ERP

Um ERP apresenta múltiplas vantagens. Entre o melhor controlo dos custos, a flexibilidade e a modularidade, passando por um melhor planeamento e relatórios pertinentes, eis algumas das mais-valias dos sistemas ERP.

Um melhor controlo dos custos

Embora os sistemas integrados de gestão representem um investimento relativamente importante, permitem, em contrapartida, fundir os custos informáticos. Em vez de investir em diferentes sistemas que necessitam de infraestrutura, suporte, licenças e pessoal, a empresa concentra os seus meios financeiros num único investimento e num único sistema ERP.

A utilização de um sistema único permite também reduzir as necessidades de formação das equipas. Estas apenas precisam de se formar num único sistema. Acabaram-se assim as interações com outras aplicações individuais. Para otimizar os custos ao máximo, é aconselhável optar por um sistema modular. Isto permite à empresa pagar apenas pelos elementos que correspondem realmente às necessidades da estrutura.

Um melhor planeamento e relatórios pertinentes

A implementação de uma suite ERP no conjunto dos serviços significa que a empresa possui um sistema de relatórios unificado e único para cada processo. Um sistema ERP pode facilmente gerar análises e relatórios úteis, pois recolhe informações a partir de uma fonte única.

Graças aos relatórios, é possível analisar e comparar as funções entre os diferentes serviços, evitando os inconvenientes dos e-mails e das inúmeras folhas de cálculo.

Flexibilidade e modularidade

A maioria dos fornecedores propõe geralmente aplicações que podem ser instaladas em conjunto, tendo em conta as necessidades da empresa. Cada aplicação é concebida de forma a ser autónoma ou a integrar-se perfeitamente na suite. A empresa tem assim a possibilidade de escolher os componentes de que necessitará para atingir os seus objetivos. Quanto aos restantes componentes considerados desnecessários, serão simplesmente postos de parte.

A forma como o software é instalado tem igualmente um papel na modularidade e na flexibilidade da solução. Com um sistema ERP no local (on-premise), uma aplicação física deve ser adquirida e depois instalada em todos os computadores, mas também nos servidores da empresa. Esta gestão internalizada da solução limita assim a modularidade.

Quando se trata, pelo contrário, de um sistema SaaS ou Cloud, um fornecedor ERP gere o conjunto dos softwares fora das instalações. Os ERP modernos oferecem assim uma grande flexibilidade. Com efeito, a adição de módulos ou as atualizações são grandemente simplificadas pela gestão externalizada do ERP.

Os inconvenientes de um ERP

Apesar das suas numerosas vantagens, o ERP apresenta, no entanto, alguns inconvenientes. Entre estes, pode citar-se nomeadamente a duração. Com efeito, os projetos de implementação podem por vezes ser longos (de alguns meses a vários anos). A escolha de um mau sistema integrado de gestão pode também implicar um custo para a empresa (desenvolvimentos específicos para fazer face às necessidades funcionais não suportadas em standard, manutenção da aplicação, etc.).

Regista-se igualmente a recusa de mudança por parte de alguns utilizadores durante a implementação do projeto. A instalação de um sistema integrado de gestão requer a mobilização de determinados recursos para constituir a equipa do projeto. Isto diz respeito, entre outros aspetos, ao aumento da carga de trabalho (mobilização durante as sessões de trabalho, resposta aos questionários do integrador ERP, etc.).

A formação das equipas implica geralmente custos e o período de adaptação dos colaboradores representa um luxo que nem todas as empresas se podem permitir.

Que futuro para os ERP?

Os sistemas integrados de gestão constituem um aliado de peso para as empresas devido às suas numerosas funcionalidades. Simples ferramentas de gestão administrativa e logística no início, os ERP podem hoje ser utilizados em quase todos os setores da empresa e para inúmeras tarefas como:

• a gestão da logística,
• a gestão do inventário,
• a gestão da produção,
• a contabilidade e finanças,
• a gestão comercial e da relação com o cliente (CRM),
• a gestão de projetos,
• a gestão de recursos humanos.

Com a internet, as empresas deparam-se também com grandes quantidades de dados para tratar. A utilização de códigos de barras e de outras tecnologias da Internet das Coisas só vem reforçar a utilidade dos ERP/PGI. Quanto aos ERP de última geração, oferecem capacidades de reporting cada vez mais avançadas e propõem ferramentas de BI (Business Intelligence) particularmente eficazes.

O desenvolvimento das soluções SaaS e da Cloud abre ao PGI novos caminhos de evolução. Face aos avanços tecnológicos, pode assim dizer-se que os sistemas PGI têm ainda um longo caminho pela frente.

Pode portanto concluir-se que o programa de gestão integrado se revela uma ferramenta particularmente útil para as empresas de diversos setores. Otimizando a gestão do tempo e das tarefas de uma empresa, representa um aliado de peso para aumentar a produtividade dos colaboradores. Não hesite em recorrer aos serviços da Lemon Learning para implementar tal solução na sua empresa.