Implementação ERP: 4 erros comuns a evitar

Surgido no final dos anos 1990, o sistema de gestão integrado (ERP) é uma ferramenta informática que permite às empresas otimizar o seu desempenho. Pode ser utilizado em todos os sectores de atividade e revela-se indispensável para uma melhor gestão de pequenas, médias e grandes organizações. O ERP permite-lhe centralizar o sistema de informação da sua organização, proteger os seus dados e melhorar a produtividade dos seus colaboradores. Para a implementação desta solução informática na sua empresa, deve tomar algumas precauções. Especialista em conceção de ferramentas digitais, a Lemon Learning apresenta-lhe os erros a evitar para garantir o sucesso da implementação do seu ERP.

Compreender o ERP e o seu impacto: importância e complexidade dos sistemas ERP

Também designado por software ERP (Enterprise Resource Planning), o ERP é um sistema que ajuda as empresas a gerir melhor as suas necessidades de gestão. Pode ser configurado para responder especificamente às expectativas da sua empresa. Pode assim equacionar a implementação de um software ERP para melhorar a gestão comercial da sua empresa, a gestão das compras e dos aprovisionamentos, ou a gestão das faturas. Tudo depende dos seus objetivos. O ERP é, no entanto, um sistema técnico e algo complexo. A sua implementação requer tato e rigor.

Erro n.º 1: falta de planeamento estratégico

Antes da implementação de um software ERP na sua empresa, deve começar por definir claramente os seus objetivos. Analise as suas necessidades e avalie o contributo de um software ERP no seu processo. Deve também ter em conta o orçamento que está disposto a afetar à implementação de um software de gestão integrado. Estes esforços de planeamento permitir-lhe-ão personalizar ao máximo a sua futura solução ERP. Em função de vários fatores, poderá ser levado a optar por:

• um ERP Cloud,
• um ERP SaaS,
• um ERP on-premise.

Comece agora a formalizar as suas necessidades e objetivos num caderno de encargos ERP bem detalhado. Deve cobrir os aspetos essenciais da implementação de um software PGI, nomeadamente os recursos financeiros, os meios humanos, a rentabilidade, etc.

Erro n.º 2: negligenciar a formação e o apoio aos utilizadores

O pacote de gestão integrado é uma ferramenta por vezes complicada de utilizar. Integra um vasto conjunto de funcionalidades inacessíveis aos não iniciados. Para permitir que a sua empresa tire partido de todas as vantagens de um software ERP, deve realizar um trabalho prévio. Comece por identificar os serviços nos quais o sistema será implementado. Consoante as necessidades da sua empresa, pode tratar-se da contabilidade, dos recursos humanos ou do serviço ao cliente.

Selecione de seguida colaboradores que irão frequentar uma formação aprofundada para melhor dominar o funcionamento do software de gestão integrado. Para conseguir uma implementação bem-sucedida da solução ERP na sua empresa, evite sessões de formação curtas e intensivas. Isso não permite que a sua equipa assimile todas as funcionalidades da ferramenta. Opte antes por uma iniciação progressiva e regular. Para uma implementação otimizada, deve também assegurar o acompanhamento dos utilizadores do seu software PGI.

Erro n.º 3: subestimar a importância da gestão da mudança

O pacote de gestão integrado modifica os hábitos de trabalho dos seus colaboradores. Algumas tarefas são automatizadas, simplificadas ou eliminadas. O funcionamento ou o processo de prestação de serviços da empresa fica assim sujeito a uma mudança significativa. Esta pode ser mal aceite pela sua equipa de colaboradores, tornando assim impossível a implementação do PGI.

Para levar a bom termo o seu projeto, deve evitar negligenciar o aspeto da transição. Os seus colaboradores devem sentir-se envolvidos na implementação do software ERP na empresa. Peça por exemplo a sua opinião e convide-os a apresentar sugestões para a implementação otimizada do software PGI.

Erro n.º 4: ignorar a manutenção e as atualizações regulares

Os prestadores de serviços PGI propõem na sua maioria uma manutenção regular das suas ferramentas. Procedem frequentemente a atualizações para proteger as suas infraestruturas de eventuais riscos de segurança. No entanto, antes de confiar a conceção do seu software ERP a um editor, deve verificar as prestações que este oferece em caso de avaria. Está em condições de intervir imediatamente para a manutenção corretiva do seu pacote de gestão integrado? Quais são os custos associados às atualizações do sistema PGI? Estes são fatores a analisar antes de escolher o seu PGI e de implementar um projeto de implementação de soluções ERP.

Como evitar estes erros: soluções e melhores práticas

A implementação de um software ERP é um projeto delicado que se prepara a longo prazo. É uma decisão que deve ser maturada através de análises, estudos e reuniões com os serviços envolvidos. Para evitar cometer os mesmos erros que a maioria das empresas, deve começar por avaliar o interesse da implementação de um sistema PGI na sua organização.

Envolva cada elo da sua empresa no projeto de forma a obter a sua adesão. Deve também pesquisar as diferentes soluções propostas pelos editores de software ERP. Isso permitir-lhe-á comparar as ofertas e escolher o PGI mais adaptado às suas necessidades de negócio. Recorra por exemplo à Lemon Learning, criadora de ferramentas digitais há vários anos. Estudamos consigo as especificidades do seu projeto de implementação e damos-lhe conselhos para o otimizar.

Muitos erros técnicos e organizacionais impedem as empresas de beneficiarem de todas as vantagens da implementação de um sistema ERP. Para que o seu projeto seja bem-sucedido, deve identificá-los muito cedo e adotar medidas adequadas para os evitar.