O que é SaaS e por que razão as empresas o adotam

O SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço) é um modelo de distribuição de software baseado na nuvem em que o fornecedor aloja a aplicação remotamente e a disponibiliza aos utilizadores via internet, sem necessidade de instalação local. É hoje o modelo dominante na distribuição de software empresarial, utilizado em áreas que vão da gestão de clientes aos recursos humanos. A equipa de IT da Lemon Learning explica tudo o que precisa de saber.

O que é exatamente o SaaS?

O SaaS, acrónimo de Software as a Service (Software como Serviço), é um modelo de disponibilização de software assente na nuvem (cloud) em que os utilizadores acedem a aplicações através de um navegador web, sem instalar nada no seu computador. O fornecedor trata do alojamento, da manutenção, das atualizações e da segurança da infraestrutura subjacente.

Ao contrário do software tradicional, designado on-premise, em que a empresa adquire uma licença e instala o programa nos seus próprios servidores, numa solução SaaS o software fica alojado nos servidores do fornecedor. O cliente paga, habitualmente, uma subscrição mensal ou anual que lhe dá acesso à aplicação e ao suporte técnico associado.

Exemplos bem conhecidos de plataformas SaaS incluem ferramentas de correio eletrónico, sistemas de gestão de relações com clientes (CRM), plataformas de recursos humanos, software de faturação e ferramentas de comunicação e colaboração em equipa.

SaaS, PaaS e IaaS: qual é a diferença?

O SaaS é uma das três grandes categorias de serviços de computação em nuvem. Compreender a distinção entre elas ajuda a escolher o modelo mais adequado para cada necessidade.

A IaaS oferece o maior grau de controlo e exige mais conhecimentos técnicos; o SaaS é a solução mais acessível e imediata, pois o utilizador final não precisa de gerir qualquer infraestrutura ou plataforma. Existe ainda o DaaS (Desktop as a Service, ou Ambiente de Trabalho como Serviço), que fornece um ambiente de trabalho completo na nuvem, mas este modelo é menos generalizado que os três anteriores.

Como funciona o SaaS na prática?

O funcionamento de uma plataforma SaaS baseia-se numa arquitectura cliente-servidor alojada na nuvem. O editor de software desenvolve, gere e atualiza a aplicação nos seus próprios centros de dados. O utilizador acede ao serviço através de um navegador web, introduzindo as suas credenciais (identificador e palavra-passe), sem qualquer instalação prévia.

O papel do fornecedor SaaS

O fornecedor é responsável por toda a camada técnica: servidores, bases de dados, código da aplicação, cópias de segurança e atualizações. As atualizações são implementadas de forma automática e transparente para o utilizador, sem interrupções no posto de trabalho. O cliente recebe sempre a versão mais recente da aplicação sem necessidade de intervenção.

O modelo de subscrição

A faturação de um serviço SaaS é normalmente feita por subscrição, podendo ser mensal ou anual. O valor varia em função de critérios como o número de utilizadores ativos, as funcionalidades incluídas no plano contratado e o volume de dados armazenados. Este modelo previsível de custos facilita o planeamento orçamental das empresas.

Acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo

Uma das características distintivas do SaaS é a sua independência de dispositivo e de sistema operativo. As aplicações funcionam em computadores Windows, macOS ou Linux, bem como em tablets e smartphones, desde que exista uma ligação à internet. Esta característica torna o SaaS especialmente adequado para equipas distribuídas ou em regime de trabalho híbrido.

Quais são as principais vantagens do SaaS para as empresas?

O SaaS tornou-se o modelo preferido das empresas modernas por reunir vantagens que o software tradicional dificilmente consegue igualar. As mais relevantes são as seguintes.

Custos iniciais significativamente mais baixos

Com um modelo SaaS, a empresa não precisa de adquirir servidores físicos nem de pagar licenças perpétuas de software. O fornecedor terceiro assume os custos de infraestrutura, manutenção, suporte e atualizações. O cliente paga apenas pela utilização efetiva, o que reduz o investimento inicial e transforma um custo de capital (CAPEX) num custo operacional (OPEX) mais previsível.

Acessibilidade e independência de localização

Ao contrário das soluções on-premise, as aplicações SaaS não requerem qualquer instalação em computadores internos. Qualquer utilizador com credenciais válidas e uma ligação à internet pode aceder à aplicação, a partir de qualquer dispositivo e de qualquer local. Este aspeto é particularmente valioso para organizações com múltiplos escritórios ou colaboradores em teletrabalho.

Escalabilidade e flexibilidade operacional

As soluções SaaS foram concebidas para crescer com a empresa. É possível adicionar novos utilizadores, ativar funcionalidades adicionais ou aumentar a capacidade de armazenamento em minutos, sem interrupções de serviço. Esta elasticidade é difícil de replicar com infraestrutura própria, que exige investimento e tempo de implementação.

Atualizações automáticas e conformidade regulamentar

O fornecedor SaaS é responsável por garantir que a aplicação está sempre atualizada, incluindo correções de segurança e adaptações às alterações regulamentares. O cliente beneficia automaticamente de todas as melhorias, sem necessitar de gerir um ciclo de atualização interno.

Implementação rápida

A configuração de uma solução SaaS pode ser concluída em minutos ou horas, contra semanas ou meses de um projeto de software on-premise. Esta rapidez de implementação permite às empresas responderem com agilidade a novas necessidades de negócio.

"Uma vantagem que vejo no SaaS é que padroniza as coisas. Uma função de negócio tradicional diz que a sua é muito diferente, ao passo que em modo SaaS vê a forma mais amplamente utilizada de fazer as coisas, e isso permite-lhe questionar as suas próprias práticas."

Quais são os desafios e limitações do SaaS?

Apesar das vantagens evidentes, o modelo SaaS apresenta desafios que as empresas devem considerar antes de adotar uma nova solução.

Dependência da ligação à internet

O acesso a qualquer aplicação SaaS depende de uma ligação à internet estável. Em caso de falha de rede, o acesso ao software fica interrompido, o que pode afetar a continuidade operacional. Esta limitação é cada vez menos crítica com a generalização de redes de banda larga de alta velocidade, mas continua a ser um risco a gerir, especialmente em locais com cobertura irregular.

Segurança e conformidade dos dados

Ao confiar os seus dados a um fornecedor externo, a empresa perde parte do controlo direto sobre a sua informação. É fundamental verificar se o fornecedor SaaS cumpre as normas de segurança e os regulamentos aplicáveis, nomeadamente o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) no espaço europeu. A localização geográfica dos servidores e as políticas de acesso aos dados devem ser avaliadas com rigor durante o processo de seleção.

Integração com sistemas existentes

A integração de uma nova plataforma SaaS com os sistemas legados da empresa pode revelar-se complexa. Problemas de compatibilidade com hardware, outros softwares ou redes internas podem limitar as funcionalidades da solução ou exigir desenvolvimentos adicionais. Uma estratégia de integração SaaS bem planeada é essencial para evitar estes obstáculos.

Adoção pelos utilizadores

A transição para um novo software SaaS exige um esforço de mudança por parte dos colaboradores. Sem um plano de formação e acompanhamento adequado, a adoção pode ser lenta e os benefícios esperados ficam por concretizar. Este é, na prática, um dos maiores desafios das organizações que migram de sistemas on-premise para soluções na nuvem.

Em que casos e setores se utiliza o SaaS?

O SaaS é hoje transversal a praticamente todos os setores de atividade e funções empresariais. Os casos de uso mais comuns incluem:

• Gestão de relações com clientes (CRM): plataformas que centralizam a informação de clientes, o historial de interações e o pipeline de vendas, acessíveis por toda a equipa comercial em tempo real.
• Recursos humanos: software de recrutamento, gestão de desempenho, processamento salarial e formação de colaboradores, sem necessidade de infraestrutura interna dedicada.
• Gestão financeira e faturação: ferramentas de contabilidade, controlo de despesas e faturação eletrónica, com atualizações automáticas em conformidade com a legislação fiscal em vigor.
• Colaboração e comunicação: plataformas de mensagens, videoconferência e gestão de projetos que permitem às equipas trabalharem em conjunto independentemente da sua localização.
• Gestão de vendas: soluções SaaS em vendas que automatizam processos, acompanham métricas e apoiam a tomada de decisão das equipas comerciais.
• Planeamento de recursos empresariais (ERP): sistemas integrados de gestão que cobrem finanças, operações, compras e logística numa única plataforma na nuvem.

Para além dos grandes SaaS empresariais, existe também o conceito de micro SaaS: produtos de software como serviço de âmbito muito restrito, desenvolvidos por equipas pequenas ou por um único fundador, dirigidos a um nicho específico. Um micro SaaS resolve um problema muito concreto para um público bem definido, com uma base de utilizadores reduzida e custos de operação baixos.

Para uma análise detalhada das melhores práticas na seleção de software, consulte o guia sobre como acelerar a adoção de software SaaS com uma plataforma de adoção digital.

Como garantir uma adoção bem-sucedida do SaaS nas empresas?

A adoção do SaaS pelas empresas exige mais do que uma simples decisão tecnológica. O sucesso da implementação depende, em larga medida, da capacidade de preparar os colaboradores para trabalharem com as novas ferramentas de forma eficaz e autónoma.

As organizações que migram de software on-premise para soluções SaaS enfrentam frequentemente resistências internas. Os colaboradores habituados a um determinado fluxo de trabalho precisam de compreender o valor da mudança e de receber formação contextualizada, de preferência no momento em que precisam dela, diretamente no software que estão a usar.

É neste contexto que as DAP (Digital Adoption Platforms, ou Plataformas de Adoção Digital) desempenham um papel determinante. Uma DAP sobrepõe-se às aplicações SaaS existentes e fornece orientação interativa, tutoriais passo a passo e ajuda contextual diretamente no interior da interface, sem que o utilizador precise de abandonar a ferramenta. Este modelo de aprendizagem em contexto reduz o tempo de adaptação e aumenta a autonomia dos colaboradores.

A Lemon Learning é uma plataforma de adoção digital concebida especificamente para acelerar a adoção de software SaaS nas organizações. Integra-se com as principais aplicações empresariais e permite criar guias interativos, mensagens de alerta e conteúdos de formação sem necessidade de programação. Saiba mais sobre as capacidades da solução na plataforma de adoção digital da Lemon Learning.

Para uma visão aprofundada sobre o tema da segurança, conformidade e funcionamento técnico do SaaS, a definição de SaaS da Microsoft Azure constitui uma referência técnica de autoridade.

Boas práticas para uma adoção SaaS eficaz

• Envolver os utilizadores finais desde a fase de seleção da solução, para identificar necessidades reais e reduzir resistências futuras.
• Definir um plano de formação estruturado, adaptado aos diferentes perfis de utilizadores e aos seus contextos de trabalho.
• Recorrer a ferramentas de acompanhamento em tempo real para identificar onde os utilizadores encontram dificuldades e intervir de forma dirigida.
• Garantir que o fornecedor SaaS cumpre os requisitos de segurança e conformidade regulamentar aplicáveis ao setor da empresa.
• Planear a integração da nova solução com os sistemas existentes antes da implementação, para evitar incompatibilidades.

O SaaS deixou de ser uma tendência emergente para se tornar o padrão dominante na distribuição de software empresarial. As organizações que souberem tirar partido das suas vantagens, enquanto gerem os seus desafios com rigor, estarão melhor posicionadas para competir numa economia cada vez mais digital.