Modelo McKinsey 7S: guia prático para alinhar a sua organização

O modelo McKinsey 7S é uma estrutura de gestão da mudança que analisa sete elementos internos interdependentes de uma organização para avaliar e melhorar o alinhamento. Quando os sete elementos funcionam em conjunto, a organização está melhor posicionada para atingir os seus objetivos estratégicos. Este guia aborda as origens do modelo, cada um dos seus elementos e como aplicá-lo passo a passo num contexto empresarial real.

O que é o modelo McKinsey 7S?

O modelo McKinsey 7S é uma estrutura estratégica utilizada para avaliar o grau de alinhamento dos elementos internos de uma organização entre si e com os seus objetivos globais. O modelo agrupa sete elementos em duas categorias: elementos hard, que são tangíveis e relativamente simples de identificar, e elementos soft, que são intangíveis e frequentemente mais difíceis de alterar. Como os sete elementos são interdependentes, ajustar qualquer um deles cria um efeito em cascata nos restantes. Esta interdependência é o que torna o modelo especialmente útil no planeamento de mudanças organizacionais, na gestão de fusões ou no diagnóstico de problemas de desempenho.

A estrutura foi originalmente descrita pela McKinsey como uma resposta ao papel fundamental da coordenação, e não apenas da estrutura, na eficácia organizacional. Esta perspetiva mantém-se tão válida hoje como quando o modelo foi publicado pela primeira vez.

Qual é a origem do modelo McKinsey 7S?

O modelo McKinsey 7S foi desenvolvido no final da década de 1970 pelos consultores de gestão Thomas J. Peters e Robert H. Waterman Jr., ambos a trabalhar na McKinsey & Company na altura. A estrutura surgiu da sua investigação sobre o que torna as organizações eficazes, com especial enfoque na ideia de que a coordenação entre múltiplos elementos internos é mais importante do que a estrutura organizacional por si só.

O modelo foi apresentado como forma de desafiar a visão então dominante de que a estratégia e a estrutura eram os principais alavancadores do desempenho organizacional. Peters e Waterman defendiam que as empresas precisavam de prestar igual atenção às dimensões mais soft e centradas nas pessoas: o estilo de liderança, as competências dos colaboradores, a composição da força de trabalho e os valores partilhados que sustentam a cultura organizacional.

Desde a sua publicação, a estrutura McKinsey 7S tornou-se uma das ferramentas mais ensinadas e aplicadas em gestão estratégica, design organizacional e planeamento da gestão da mudança.

Quando se deve utilizar o modelo McKinsey 7S?

O modelo 7S da McKinsey é uma ferramenta versátil. As organizações recorrem a ele habitualmente nas seguintes situações:

• Planear ou executar uma iniciativa de mudança organizacional de grande envergadura
• Diagnosticar por que razão uma estratégia não está a produzir os resultados esperados
• Avaliar a prontidão organizacional antes de uma fusão ou aquisição
• Alinhar departamentos em torno de uma nova implementação tecnológica ou transformação digital
• Identificar lacunas nas competências dos colaboradores face aos objetivos estratégicos
• Melhorar a coordenação entre unidades de negócio ou funções
• Integrar uma nova equipa de liderança e clarificar o modo de funcionamento atual da organização

Em cada um destes cenários, o modelo oferece uma forma estruturada de identificar desalinhamentos que, de outra forma, poderiam passar despercebidos até se tornarem problemas com custos elevados.

Quais são os sete elementos do modelo McKinsey 7S?

Cada um dos sete elementos desempenha um papel distinto no desempenho organizacional. Compreender o que cada um abrange é a base para aplicar o modelo corretamente.

1. Estratégia

A estratégia é o plano que uma organização utiliza para construir e manter uma vantagem competitiva e atingir os seus objetivos a longo prazo. No contexto do modelo McKinsey 7S, uma estratégia bem definida assenta numa missão clara, numa visão coerente para o futuro e num conjunto de valores que orienta a tomada de decisões. A estratégia define a direção; os outros seis elementos determinam se a organização consegue efetivamente seguir essa direção.

2. Estrutura

A estrutura refere-se à forma como uma organização está formalmente organizada: a sua hierarquia, as linhas de reporte, a divisão de responsabilidades e a cadeia de comando. A estrutura determina como a informação circula, como as decisões são tomadas e como as diferentes partes do negócio se relacionam entre si. Uma estrutura desalinhada pode impedir que mesmo a melhor estratégia seja executada de forma eficaz.

3. Sistemas

Os sistemas são os processos, procedimentos e fluxos de trabalho que regem a forma como as atividades do dia a dia são realizadas. Isto inclui tudo, desde os relatórios financeiros e os procedimentos de recursos humanos até aos sistemas de tecnologia de informação e aos processos de controlo de qualidade. Os sistemas são frequentemente onde uma estratégia vive ou morre na prática: se a infraestrutura operacional não suporta a direção definida, a execução ficará bloqueada.

4. Valores Partilhados

Os Valores Partilhados situam-se no centro do diagrama McKinsey 7S, e esse posicionamento é deliberado. Representam as crenças fundamentais e os princípios orientadores que moldam a cultura organizacional e o comportamento individual. Espera-se que todos os outros elementos reflitam e reforcem estes valores. Quando os valores partilhados são fracos, pouco claros ou inconsistentes com o modo como o negócio realmente opera, todo o modelo perde coerência.

5. Estilo

O estilo refere-se à abordagem predominante de liderança e gestão dentro da organização. Engloba a forma como os líderes de topo tomam decisões, como comunicam e que comportamentos modelam e recompensam. O estilo inclui também as normas informais e os padrões culturais que moldam a forma como as equipas interagem. Um estilo de liderança que conflitua com os valores ou a estratégia declarados pela organização cria fricção que é difícil de resolver apenas através de mudanças estruturais ou processuais.

6. Competências

As competências representam as capacidades e aptidões presentes na força de trabalho. Este elemento questiona se as pessoas na organização possuem o conhecimento, as capacidades técnicas e as competências interpessoais necessárias para executar a estratégia. As lacunas de competências são uma das fontes mais comuns de desalinhamento, particularmente durante períodos de mudança em que são introduzidas novas ferramentas, tecnologias ou formas de trabalhar.

7. Pessoal

O pessoal abrange a dimensão humana da organização para além das competências individuais. Inclui a forma como os colaboradores são recrutados, desenvolvidos, motivados e retidos, bem como a composição global da força de trabalho em termos de dimensão, diversidade e distribuição de funções. Uma estratégia que requer um determinado tipo de talento falhará se o modelo de gestão de pessoal não suportar a atração e a retenção desse talento.

Qual é a diferença entre elementos rígidos e elementos flexíveis no modelo 7S?

A distinção entre elementos rígidos e elementos flexíveis é importante para compreender como aplicar o modelo McKinsey 7S na prática.

Os elementos rígidos são a Estratégia, a Estrutura e os Sistemas. São designados de rígidos porque são relativamente fáceis de definir, documentar e medir. Um plano estratégico, um organograma ou um conjunto de procedimentos documentados podem ser analisados, revistos e comunicados com relativa clareza.

Os elementos flexíveis são os Valores Partilhados, o Estilo, o Pessoal e as Competências. São designados de flexíveis não porque sejam menos importantes, mas porque são mais difíceis de observar diretamente e de alterar. A cultura, o comportamento de liderança e a capacidade da força de trabalho moldam-se ao longo do tempo e resistem a ajustes rápidos. Muitas iniciativas de mudança falham porque os líderes se concentram exclusivamente nos elementos rígidos, subestimando a resistência incorporada nos elementos flexíveis.

Uma aplicação equilibrada do modelo McKinsey 7S requer atenção séria a ambas as categorias.

Como se aplica o modelo McKinsey 7S passo a passo?

A aplicação do modelo McKinsey 7S segue uma sequência lógica. Os passos abaixo refletem a forma como os profissionais utilizam tipicamente esta ferramenta num contexto de avaliação organizacional ou de planeamento de mudança.

Passo 1: Mapear o estado atual de cada elemento

Comece por documentar a situação atual da organização em todos os sete elementos. Utilize entrevistas, inquéritos, documentação de processos e dados organizacionais para construir uma imagem honesta. O objetivo nesta fase é a descrição, não a avaliação.

Passo 2: Identificar desalinhamentos

Uma vez mapeado o estado atual, examine as relações entre os elementos. Pergunte: a nossa estrutura apoia a nossa estratégia? Os nossos sistemas reforçam os nossos valores partilhados? As competências dos nossos colaboradores estão alinhadas com o que a estratégia exige? Documente todas as lacunas ou conflitos que encontrar. Estes desalinhamentos são precisamente os problemas que o modelo foi concebido para revelar.

Passo 3: Definir o estado desejado

Para cada elemento, descreva como seria o alinhamento ideal. É aqui que o modelo se liga diretamente ao planeamento da mudança: o intervalo entre o estado atual e o estado desejado torna-se o âmbito do esforço de mudança.

Passo 4: Desenvolver planos de ação para cada lacuna

Para cada desalinhamento identificado, defina uma ação específica, um responsável, um prazo e critérios de sucesso. Como os elementos são interdependentes, os ajustes numa área afetarão outras. Incorpore essa interdependência no processo de planeamento para que as mudanças não criem inadvertidamente novos desalinhamentos.

Passo 5: Implementar, monitorizar e iterar

Execute os planos de ação e acompanhe os progressos. Reveja a avaliação completa dos 7S em intervalos regulares, particularmente quando são introduzidas novas mudanças, para garantir que a organização se mantém alinhada à medida que evolui. O modelo não é um exercício único; tem maior valor quando utilizado como ferramenta de diagnóstico contínuo.

Quais são os pontos fortes e as limitações do modelo McKinsey 7S?

Compreender tanto os pontos fortes como as limitações do modelo McKinsey 7S ajuda os profissionais a utilizá-lo de forma mais eficaz.

Pontos fortes

• Perspetiva holística: O modelo considera tanto os elementos tangíveis como os intangíveis da organização, reduzindo o risco de negligenciar fatores culturais ou de capacidade.
• Consciência da interdependência: Ao tratar todos os sete elementos como interligados, o modelo incentiva naturalmente os líderes a pensar nos efeitos de segunda ordem antes de realizarem mudanças.
• Flexibilidade de aplicação: O modelo aplica-se a organizações de qualquer dimensão ou setor e pode ser utilizado para uma vasta gama de finalidades, desde a integração pós-fusão à implementação de tecnologias.
• Linguagem comum: Proporciona a equipas multifuncionais um vocabulário partilhado para discutir questões organizacionais sem se perderem no jargão departamental.

Limitações

• Sem orientação de priorização: O modelo identifica o que analisar, mas não indica quais os desalinhamentos a tratar em primeiro lugar nem como ponderar prioridades concorrentes.
• Descritivo, não prescritivo: O modelo 7S é uma ferramenta de diagnóstico. Revela problemas, mas não fornece um método detalhado para os resolver.
• Dependência da qualidade dos dados: A qualidade da avaliação depende da honestidade e profundidade dos dados recolhidos. Entrevistas superficiais ou dados incompletos produzirão uma imagem enganosa.
• Risco de retrato estático: Se utilizado apenas uma vez em vez de iterativamente, o modelo captura um momento no tempo e pode não refletir a evolução da organização durante um processo de mudança.

Como se relaciona o modelo McKinsey 7S com a gestão da mudança?

O modelo McKinsey 7S é mais poderoso quando utilizado como parte de um processo de gestão da mudança estruturado mais amplo. As iniciativas de mudança falham frequentemente não porque a estratégia esteja errada, mas porque a organização está desalinhada de formas que impedem a execução. Um programa de reestruturação que ignora as competências dos colaboradores, ou uma implementação tecnológica que conflitua com os sistemas e a cultura existentes, encontrará resistência que poderia ter sido antecipada e tratada.

Utilizado no início de um programa de mudança, a avaliação 7S indica onde a organização se encontra e quais os elementos que necessitam de atenção. Utilizado durante a implementação, ajuda a monitorizar se as mudanças num elemento estão a criar novas tensões noutros. Utilizado após a mudança, confirma se o alinhamento foi alcançado ou se são necessários ajustes adicionais.

Outros modelos, como o modelo de mudança de Burke-Litwin, complementam a abordagem 7S ao acrescentar uma estrutura causal que distingue os fatores transformacionais dos transacionais. A combinação de modelos proporciona aos líderes de mudança um conjunto de ferramentas mais rico para desafios organizacionais complexos.

"O que foi difícil foi passar de uma agilidade de framework para uma agilidade verdadeira, a agilidade como capacidade e não como metodologia. Não é porque uma forma de trabalhar se provou uma vez que continuará a funcionar ao longo do tempo."

Esta observação aponta para uma limitação que se aplica igualmente ao modelo McKinsey 7S: as estruturas fornecem organização, mas devem ser aplicadas com discernimento e revistas regularmente. O modelo 7S funciona melhor quando os líderes o tratam como uma ferramenta de diagnóstico viva, e não como uma lista de verificação preenchida uma única vez.

Como se aplica o modelo McKinsey 7S à transformação digital?

A transformação digital é um dos maiores desafios de alinhamento que as organizações enfrentam atualmente, e o modelo McKinsey 7S é adequado para diagnosticar por que razão as iniciativas digitais têm dificuldades. Uma nova plataforma empresarial pode ser tecnicamente excelente, mas se o elemento Sistemas entrar em conflito com os fluxos de trabalho existentes, se o Pessoal não possuir as Competências para utilizar a ferramenta de forma eficaz, ou se o Estilo de liderança não servir de modelo para a nova forma de trabalhar, a adoção ficará aquém das expectativas.

A Lemon Learning disponibiliza uma solução concebida para colmatar exatamente as lacunas de competências e sistemas que o modelo 7S identifica durante a transformação digital. Ao fornecer orientação dentro da aplicação no momento em que é necessária, ajuda a reduzir a distância entre a implementação de uma nova tecnologia e a capacidade real da equipa para a utilizar - o alinhamento de Competências e Sistemas que o modelo 7S destaca como crítico.

Quando as organizações realizam uma avaliação 7S antes de lançar uma nova plataforma, estão melhor posicionadas para conceber uma abordagem de formação e suporte que reflita as lacunas reais e não as presumidas. O resultado é uma adoção mais rápida, menores custos de suporte e um programa de mudança que entrega o valor prometido.

Como se compara o modelo McKinsey 7S com outros modelos organizacionais?

Existem vários modelos que abordam o alinhamento organizacional e a mudança. Compreender como o modelo McKinsey 7S se relaciona com eles ajuda os profissionais a escolher a ferramenta certa para cada situação.

O modelo McKinsey 7S é particularmente eficaz como ferramenta de diagnóstico e alinhamento. Funciona bem em conjunto com modelos centrados no indivíduo, como o ADKAR, que abordam a forma como pessoas específicas experienciam a mudança - uma dimensão que o modelo 7S não aprofunda. Para uma visão mais completa do panorama da gestão da mudança, consulte esta visão geral dos melhores modelos de gestão da mudança