Descubre los 10 consejos prácticos de Lemon Learning para que tu proyecto de gestión del cambio sea un éxito. Apoyo, comunicación y formación son la clave
Los viejos hábitos son difíciles de cambiar. Si de un día para otro tuvieras que tomar una ruta diferente para ir a la oficina, te llevaría tiempo acostumbrarte. Con tus empleados y sus herramientas digitales ocurre exactamente lo mismo.
Imagínate que, tras meses de planificación y ajustes técnicos, por fin están instaladas las nuevas aplicaciones en tu empresa: un CRM para optimizar las ventas, un SIRH para centralizar los datos de recursos humanos o un software de gestión de compras para mejorar el seguimiento de pedidos.
Sin embargo, tus equipos de ventas siguen usando hojas de cálculo, los empleados envían las solicitudes de vacaciones por correo electrónico y nadie quiere utilizar el nuevo sistema de compras. Sería un fracaso total.
Para evitarlo, Lemon Learning te ofrece en esta infografía 10 consejos prácticos para que tu proyecto de gestión del cambio sea un éxito. La fórmula se resume en tres pilares: apoyo, comunicación y formación.
Todo buen proyecto empieza con una buena planificación. Y hay una razón de peso para ello.
El 66% de los proyectos de gestión del cambio exceden los presupuestos, se retrasan o no implementan las funcionalidades previstas.
Atos Origin
La fase de planificación es crucial. Conviene hacer un balance del proyecto teniendo en cuenta las herramientas existentes y futuras, los procesos empresariales y todos los agentes implicados.
ERP, CRM, HRIS, SI de Compras: descubre nuestros consejos prácticos para una implementación exitosa.
No basta con una planificación genérica. Debes tener en cuenta el factor humano desde el principio. Si tantos proyectos de gestión del cambio fracasan (casi el 70% según Gartner), se debe principalmente a la resistencia de los empleados.
Para responder mejor a esa resistencia, es fundamental entender a las personas y anticipar sus reticencias. "Otro software", "¿Por qué tenemos que cambiar de herramienta?", "No me siento cómodo con las herramientas digitales": estos son solo algunos de los pensamientos habituales entre los equipos.
La comunicación continua no solo sirve para anticipar la resistencia, sino también para informar a los empleados del progreso del proyecto y mantenerlos comprometidos. Incluirlos en los avances marca la diferencia.
1 de cada 3 proyectos fracasa por una comunicación ineficaz.
Project Management Institute
La gestión del cambio implica a todos los actores de la organización: desde los equipos de negocio hasta el departamento de TI, pasando por Recursos Humanos y los equipos de proyecto. Un empleado que no se siente incluido acaba convirtiéndose en uno desvinculado.
Si las herramientas que estás implantando afectan a miles de empleados, necesitarás un apoyo personalizado para cada uno de ellos. La clave está en las plataformas de adopción digital, como Lemon Learning, que permiten personalizar el apoyo y la formación en unos pocos clics, independientemente del idioma, el departamento o el cargo del usuario.
El secreto de la adopción del software es el momento. La formación debe estar disponible directamente en las herramientas, cuando el empleado la necesita, sin tener que esperar semanas para recibirla.
La gestión del cambio no se detiene con la implantación de las herramientas; es un proceso continuo. Para que sea sostenible, debes mantener una interacción constante con los usuarios.
Las plataformas de adopción digital permiten hacerlo directamente desde las herramientas, a través de notificaciones push. Comunicar una nueva función, felicitar a los equipos por sus resultados o distribuir encuestas resulta sumamente sencillo con estas soluciones.
Llevar a cabo un proyecto sin medir su impacto es como caminar a oscuras: no sabes a dónde vas ni qué obstáculos encontrarás. La gestión del cambio de software debe medirse en términos de tiempo, presupuesto, calidad y eficiencia. Así podrás evaluar el proyecto y preparar acciones correctivas si no se cumplen los objetivos.
Descubre qué indicadores de rendimiento (KPI) debes elegir para tu proyecto de nuevo software y gestión del cambio.
Nunca pierdas de vista a tus empleados: son los primeros afectados por los cambios que estás aplicando. Trátales como tus aliados más fieles y mantén una comunicación permanente con ellos.
Solo 1 de cada 26 usuarios se queja; el resto abandona las herramientas.
Esteban Kolsky
¿Ya finalizaste la etapa de implementación? Enhorabuena, pero no bajes el ritmo. La verdadera clave del éxito en la adopción de software es mantenerla en el tiempo. Sigue hablando del proyecto, interactúa con los usuarios sobre sus herramientas, pídeles su opinión y, por qué no, consúltales sobre el despliegue de futuros sistemas.
Si quieres profundizar, descarga nuestra guía práctica sobre la gestión del cambio 3.0. Chatbot, guías interactivas, soluciones de adopción digital: te contamos todo sobre las nuevas herramientas para la gestión del cambio.
Los diez principios fundamentales son: adoptar una metodología sólida, anticipar la resistencia al cambio, comunicar con claridad en todas las fases, incluir a todos los empleados, personalizar el apoyo, formar de forma continua, interactuar con los usuarios, medir el impacto, mantener el contacto con los equipos y sostener el proyecto en el tiempo.
Según Gartner, casi el 70% de los proyectos de gestión del cambio no alcanzan sus objetivos, principalmente debido a la resistencia de los empleados y a una comunicación ineficaz. Anticipar estos factores humanos desde la planificación es clave para evitar el fracaso.
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