5 Erros a Evitar ao Criar um Procedimento Operacional

O modo operatório é um documento que explica as etapas de execução de uma tarefa ou de um processo. Melhora a organização da empresa e aumenta a produtividade. Para estabelecer uma instrução de trabalho eficaz, tenha em conta parâmetros como os visuais, as opiniões dos utilizadores... A Lemon Learning mostra-lhe aqui alguns erros a evitar para criar um modo operatório de excelente qualidade.

A falta de clareza e precisão na criação do modo operatório

Para redigir um modo operatório pertinente, adote uma linguagem simples e concisa. Modifique a estrutura do documento e privilegie frases curtas que facilitem a compreensão das tarefas a realizar. Escolha exemplos concretos para permitir aos utilizadores respeitar o procedimento de trabalho. Se utilizar termos técnicos, explique-os de forma clara. Organize depois o seu conteúdo de maneira lógica e intuitiva. Recorra a títulos, subtítulos e listas com marcadores para simplificar a leitura do modo operatório.

Apresente os processos ou as etapas pela ordem em que devem ser executados. Aquando da implementação das suas instruções de trabalho, tenha em conta os perfis dos seus operadores. Poderá assim produzir um documento técnico que se adapte aos utilizadores. Inspire-se num bom exemplo de modo operatório para realizar melhor o seu.

A negligência das opiniões dos utilizadores

Os utilizadores finais têm experiência de campo, pois vivem as realidades na empresa. Estão mais bem posicionados para identificar os pontos fortes e as fraquezas de um modo operatório. A negligência das suas opiniões pode favorecer as ineficiências ou os erros no processo. Obtenha retornos que lhe permitam detetar os problemas e aplicar medidas corretivas. Para evitar a resistência à mudança, associe os utilizadores à sua abordagem. Estabeleça para esse efeito canais de comunicação abertos e acessíveis.

Organize reuniões regulares, crie inquéritos de satisfação ou sistemas de sugestões. Se introduzir modificações no modo operatório da sua empresa, comunique-as aos seus colaboradores. Isso favorece o sentimento de pertença e a adoção do processo pelas equipas.

A falta de atualizações regulares para se adaptar às mudanças

A chegada de colaboradores ou a mudança de posto de trabalho implica uma atualização do modo operatório. Esta garante que os processos estão alinhados com as melhores práticas. Novas ferramentas e técnicas tornam certas etapas obsoletas ou introduzem meios mais eficazes para realizar uma tarefa. Se as suas instruções de trabalho não tiverem em conta estes avanços, a sua empresa perde em produtividade.

Para identificar as oportunidades de melhoria dos processos, o sistema de gestão da qualidade apoia-se no modo operatório. A sua atualização favorece portanto a manutenção de padrões elevados na realização das tarefas. Crie uma solução de revisão periódica com controlos programados e mecanismos para integrar as alterações urgentes.

A ausência de suportes visuais para ilustrar o processo

Muitas empresas cometem o erro de implementar um procedimento e modos operatórios baseados exclusivamente em conteúdo textual. Para criar instruções de trabalho eficazes, utilize elementos visuais. Alguns recursos simplificam as etapas complexas:

• as imagens,
• os diagramas,
• as tabelas,
• os vídeos.

A sua utilização permite apresentar de forma precisa as necessidades em cada fase do processo. Com uma boa representação, a sua empresa reduz os riscos de má interpretação.

Escolha e conceba os suportes visuais de forma cuidada para tirar partido do seu impacto. Privilegie esquemas bem estruturados, gráficos claros e infográficos expressivos. Pode adicionar legendas explicativas que garantam uma melhor compreensão do modo operatório. Evite sobrecarregar o documento com conteúdo excessivo ou inadequado. É também possível eliminar as capturas de ecrã desnecessárias e as imagens de má qualidade que podem gerar confusão.

A implementação do modo operatório sem fase de testes

A implementação de um modo operatório permite verificar a clareza e a precisão das instruções de trabalho. Quando é colocado em prática, revela os pontos fracos e facilita a sua correção antes da implementação geral. Oferece a oportunidade de simular diversos cenários e de garantir a adaptabilidade dos procedimentos. Realize, portanto, os testes, caso atue em setores sensíveis como a prevenção de riscos ou a gestão da segurança num estaleiro ou numa empresa. Pode assim avaliar a compatibilidade do modo operatório com as realidades do terreno. Envolva o pessoal nos testes para os familiarizar com as novas práticas.

A fase de testes é um excelente vetor de melhoria contínua da qualidade. Aperfeiçoe os procedimentos e identifique as abordagens que lhe permitem responder às exigências mais elevadas. A correção de erros e a modificação das etapas dos modos operatórios são complexas. Para reduzir os custos e evitar perturbações, realize testes antes da implementação geral.

Para implementar um modo operatório eficaz, privilegie frases claras. Elabore facilmente as suas instruções com ilustrações e realize testes. Tenha em conta a opinião dos utilizadores finais para introduzir alterações. Graças a estas ações, favorece o crescimento da sua empresa.