Aplicaciones SaaS: cómo garantizar su adopción y maximizar su impacto

Las empresas que han adoptado aplicaciones en la nube mejoran su rentabilidad hasta 1,9 veces más que aquellas que mantienen soluciones locales. Sin embargo, implantar software SaaS no basta: la clave del éxito está en acompañar a los usuarios durante todo el proceso.

Tras la pandemia de Covid-19, el teletrabajo se consolidó como nueva norma y exigió una rápida adaptación de los sistemas de información. Muchas organizaciones aceleraron entonces su migración al cloud y al software SaaS en busca de mayor flexibilidad y continuidad operativa.

En este artículo, nuestra Gerente de Ventas, Sophie Causeret, y nuestro Gerente de Proyectos, Anthony Beun, explican cómo:

• Realizar una migración eficiente a software en la nube y aplicaciones SaaS.
• Mejorar el rendimiento de los sistemas de información.
• Acompañar a los usuarios en sus aplicaciones (con casos de clientes reales como soporte).
• Utilizar datos para medir la adopción de las aplicaciones SaaS.

Aplicaciones en la nube y SaaS: esenciales para la migración

"Las empresas que aprovechan al máximo los beneficios de la nube destacan del resto, mientras que aquellas que no lo hacen a menudo luchan por mantenerse en el mercado."
Sophie Causeret, Gerente de Ventas

El mantenimiento de la actividad empresarial durante la crisis sanitaria solo fue posible gracias a la nube. Esta tendencia ha seguido creciendo desde 2020 de la mano del trabajo remoto y la digitalización acelerada de los procesos.

Según un estudio de Flexera, el 61 % de las empresas priorizaron la migración a la nube en su planificación para 2021.

¿Por qué las aplicaciones en la nube son una herramienta de crecimiento innegable?

• Las aplicaciones son accesibles de forma remota y en tiempo real desde cualquier dispositivo.
• Se reduce el tiempo dedicado a la implantación, la integración y el mantenimiento.
• El modelo de suscripción facilita una gestión de costes más predecible y controlada.
• La nube ofrece soluciones adaptables a las necesidades específicas de cada negocio.

Las empresas descubrieron el potencial del software SaaS en un momento en que necesitaban mayor agilidad. Hoy, el SaaS es una solución imprescindible para afrontar los retos de la transformación digital. Si quiere profundizar en los conceptos clave, consulte nuestra guía completa sobre la definición de SaaS.

Aplicaciones en la nube y SaaS: ¿cuáles son los desafíos para las empresas?

"La brecha entre las empresas que utilizan la nube y las que no lo hacen se amplía cada día."
Sophie Causeret, Gerente de Ventas

Al adoptar la nube, las empresas se enfrentan a varios desafíos simultáneos:

• Implementación: En promedio, las empresas han migrado entre el 20 % y el 40 % de sus aplicaciones a la nube.
  Fuente: Accenture
• Gestión del cambio: El 70 % de los proyectos de gestión del cambio fracasan, principalmente por la resistencia de los empleados.
  Fuente: McKinsey
• Adopción digital y diversidad de usos: El 58 % de los empleados afirman que su empresa utiliza herramientas digitales avanzadas sin proporcionarles la formación necesaria para aprovecharlas.
  Fuente: Randstad
• Rendimiento: El 91 % de los responsables de TI consideran que la nube fue clave para acelerar la transformación digital en 2020.
  Fuente: CIF
• Cambio organizativo en los departamentos de TI: Los CIO están evolucionando de gestores de servidores a proveedores internos de servicios digitales.

A pesar de estos retos, la transformación digital es una prioridad estratégica ineludible. La pregunta es cómo acompañar el proyecto para que no fracase.

Acompañar a los usuarios en las nuevas aplicaciones SaaS

Sin un soporte adecuado, un proyecto de adopción de software difícilmente perdura. Cada usuario necesita asistencia y formación en las funcionalidades clave para desempeñar su rol de manera eficiente.

"Lo que nos ha enseñado la crisis es que los usos más básicos no eran dominados por los empleados."
Sophie Causeret, Gerente de Ventas

Anthony Beun explica cómo Lemon Learning ayuda a sus clientes a mejorar el uso de aplicaciones SaaS mediante:

• Optimización de la formación para reducir el tiempo de aprendizaje.
• Reducción considerable de las solicitudes de soporte técnico.
• Mayor compromiso de los empleados gracias a la interacción continua.
• Personalización del contenido según el perfil y el rol de cada usuario.
• Guías en tiempo real directamente dentro de la aplicación.
• Acceso a la formación en cualquier momento, 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Comunicación regular con los usuarios a través de tooltips contextuales.

Un cliente de Lemon Learning del sector del trabajo temporal logró asistir a 4.500 usuarios diariamente en sus herramientas operativas gracias a este enfoque.

Aplicaciones SaaS: 4 casos de clientes

Durante varios años, Lemon Learning ha acompañado a sus clientes en la adopción de aplicaciones SaaS y en la aceleración de su digitalización. Estos son algunos ejemplos concretos:

1. Acompañar la implantación de Customer First para un cliente del sector del automóvil con 40.000 usuarios en todo el mundo.
2. Ayudar a un cliente del sector sanitario a armonizar nuevas herramientas para 8.000 usuarios y establecer un sistema de comunicación continua.
3. Asistir a 70.000 usuarios de una empresa de construcción en la adopción de Ivalua.
4. Apoyar el despliegue de nuevas herramientas para una red de guarderías con 800 usuarios.

Medir el impacto del software SaaS

Una vez implantado el software SaaS, es fundamental medir su impacto real para justificar la inversión y detectar áreas de mejora. Anthony Beun recomienda tres pasos clave:

1. Definir indicadores de rendimiento (KPIs) alineados con los objetivos del negocio.
2. Analizar los datos recopilados sobre el uso y la adopción de cada aplicación.
3. Optimizar de forma continua el contenido de formación y soporte según los resultados obtenidos.

¿Cuáles son los resultados de un soporte a medida?

Un acompañamiento bien diseñado tiene un impacto directo tanto en la transformación digital como en el presupuesto. Los clientes de Lemon Learning han obtenido los siguientes resultados:

• 50 % de reducción en los costes de soporte.
• 75 % menos de formación presencial.
• Entre un 60 % y un 80 % de ahorro de tiempo en la creación y actualización de contenidos.
• Mayor cumplimiento de los procesos de negocio y mejor calidad de los datos introducidos.

Las aplicaciones SaaS son hoy indispensables, pero su adopción sigue planteando retos reales. La clave está en ofrecer a los usuarios el soporte adecuado para garantizar un uso sostenible y maximizar el retorno de la inversión.

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