Descubre cómo un modo operativo bien diseñado reduce costes de soporte, acelera el onboarding y refuerza la formación continua de tus empleados
Crear un modo operativo es un eje clave de la estrategia de gestión del conocimiento y de la calidad dentro de la empresa. Bien diseñado, mejora la productividad de cada empleado en su puesto de trabajo y reduce la dependencia del soporte técnico. ¿Cuáles son exactamente sus ventajas para la formación de los empleados? Lemon Learning, especialista en soluciones de adopción digital de software empresarial, ofrece las claves.
El modo operativo es un documento que describe de manera precisa, concisa y detallada cada etapa asociada a la realización de las tareas vinculadas a un procedimiento determinado. Ayuda a comprender los pormenores de cada instrucción de trabajo relativa a un puesto concreto dentro de la empresa.
Los modos operativos pueden adoptar varias formas: vídeos, capturas de pantalla, imágenes, tablas, diagramas de flujo, etc. La implantación de estas herramientas permite garantizar la seguridad, la fiabilidad, la coherencia y la eficacia de las operaciones de formación continua de los empleados.
Implantar un modo operativo presenta varios beneficios significativos para la calidad de la formación de los colaboradores.
Una guía bien construida permite a cada usuario acceder en pocos segundos a todos los recursos necesarios para gestionar de forma autónoma una incidencia habitual relacionada con su puesto de trabajo. Difundir un modo operativo ayuda a reducir significativamente los riesgos de omisión o de error grave en la realización de los procesos de la empresa, lo que limita considerablemente las intervenciones del equipo de soporte técnico.
Proporcionar a los nuevos empleados un documento detallado facilita su integración y les permite llevar a cabo su misión con autonomía desde el primer día. La implantación de un modo operativo también simplifica el trabajo de supervisión inicial de los managers, mentores internos o responsables de equipo.
Tras impartir sus sesiones, el formador no puede acompañar a sus alumnos en todo momento durante la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos. Localizar rápidamente la información esencial para ejecutar una tarea resulta complicado cuando se ha recibido una gran cantidad de contenidos pedagógicos en poco tiempo. Los modos operativos aportan un apoyo pedagógico casi instantáneo para que cada persona resuelva por sí misma el problema que tiene delante, algo especialmente valioso cuando se trabaja con software de múltiples funcionalidades.
Para crear un modo operativo eficaz y ágil, Lemon Learning propone integrar su Asistente IA directamente en los programas informáticos utilizados en la empresa. Esta herramienta interactiva, disponible en todo momento, recorre en pocos segundos distintas bibliotecas de recursos pedagógicos y redacta respuestas fiables y personalizadas. El objetivo es ayudar a los empleados a interiorizar las instrucciones de trabajo lo antes posible, contribuyendo así a impulsar la productividad de la empresa de manera duradera.
Disponer de un referencial de conocimientos evolutivo vinculado a los procedimientos y modos operativos aumenta el interés de los colaboradores por las acciones de formación. El uso de estas herramientas contribuye al refuerzo continuo de las competencias y los conocimientos profesionales, permitiendo que los empleados respondan a las exigencias de calidad propias de su puesto.
Un modo operativo eficaz busca eliminar las dificultades del colaborador para realizar las tareas vinculadas a su puesto dentro de la empresa.
El primer paso es listar los procesos y procedimientos de negocio que se deben detallar. Cada actividad objetivo debe descomponerse en operaciones simples, coherentes y fáciles de comprender para un principiante. Es importante seleccionar también los mejores medios para cada acción de formación: capturas de pantalla, imágenes, vídeos, chatbots, burbujas informativas, etc. Cuando el modo operativo se refiere al manejo de un software de negocio, Lemon Learning permite proporcionar tooltips contextuales, comunicarse en tiempo real con los colaboradores y acelerar la formación autónoma y fiable de los equipos.
Es necesario tener en cuenta la experiencia del colaborador y la evolución de las prácticas profesionales de su puesto. Para procedimientos complejos se utilizan ampliamente las guías interactivas, los árboles de decisión y los vídeos. Para operaciones simples, infografías o textos con listas de puntos y ejemplos concretos pueden ser suficientes. En cualquier caso, conviene añadir elementos visuales que faciliten la comprensión de cada paso y precisar siempre los casos de uso de la solución de asistencia.
El modo operativo debe ser validado por los responsables más competentes de cada área. Un panel de control analítico permite evaluar la adopción del documento por parte de los empleados y detectar los pasos que generan más dudas. A partir de los comentarios de los colaboradores, el contenido debe actualizarse regularmente para dar respuesta a las nuevas necesidades de negocio.
El modo operativo es, en definitiva, una herramienta de explicación de las instrucciones de trabajo adaptada a cada puesto. Apoya a los empleados en su proceso de formación digital continua y garantiza que la empresa mantenga unos estándares de calidad coherentes en el tiempo.
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