¿Cómo el procedimiento operativo mejora la formación?

Crear un modo operativo es un eje clave de la estrategia de gestión del conocimiento y de gestión de la calidad dentro de la empresa. Es esencial para mejorar la productividad de cada empleado en su puesto de trabajo. ¿Cuáles son exactamente las ventajas de redactar un modo operativo para la formación de los empleados? Especialista en soluciones digitales de adopción de software empresarial, Lemon Learning ofrece elementos de respuesta.

¿Qué es el modo operativo?

El modo operativo es un documento que describe de manera precisa, concisa y detallada cada etapa asociada a la realización de las tareas vinculadas a un procedimiento determinado. Ayuda a comprender los pormenores de cada instrucción de trabajo relativa a un puesto concreto dentro de la empresa.

Los modos operativos pueden adoptar varias formas: vídeos, capturas de pantalla, imágenes, tablas, diagramas de flujo, etc. La implementación de estas herramientas permite garantizar la seguridad, la fiabilidad, la coherencia y la eficacia de las operaciones de formación continua de los empleados.

Las ventajas del modo operativo para la formación de los empleados

Implementar un modo operativo presenta varios beneficios significativos para la mejora de la calidad de formación de los colaboradores.

Reducción de los costes de soporte técnico

Crear una guía eficaz permite a cada usuario acceder en pocos segundos a todos los recursos necesarios para gestionar de forma autónoma una problemática habitual relacionada con su puesto de trabajo. Redactar y difundir un modo operativo ayuda a reducir significativamente los riesgos de omisión o de error grave en la realización de los procesos de la empresa. Esto limita considerablemente las intervenciones del equipo de soporte técnico.

Aceleración del onboarding

Realice fácilmente la integración y la formación de los nuevos empleados proporcionándoles un documento detallado para llevar a cabo su misión con total seguridad y autonomía por primera vez. La implantación de un modo operativo facilita así el trabajo de supervisión o de coaching inicial de los managers, mentores internos designados o responsables de equipo.

Mayor eficacia de las formaciones

Tras impartir sus clases, el formador no estará disponible 24/7 para acompañar a sus alumnos en la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos en situaciones reales de trabajo. Encontrar rápidamente cada vez la información esencial para llevar a cabo una tarea es muy a menudo complicado, ya que se proporciona al alumno una multitud de contenidos pedagógicos en el momento de la formación. Además, no resulta del todo evidente para el operario recordar todas las cosas aprendidas. Los modos operativos aportan un apoyo pedagógico casi instantáneo para resolver por uno mismo el problema que se tiene delante. Son especialmente útiles cuando hay que dominar un software con múltiples funcionalidades.

Para crear un modo operativo eficaz y ágil destinado a dinamizar los procesos de negocio, Lemon Learning propone integrar su Asistente IA en los programas informáticos utilizados en la empresa. Esta herramienta interactiva disponible en todo momento es capaz de recorrer en pocos segundos varias bibliotecas diferentes de recursos pedagógicos diversos. Puede redactar rápidamente respuestas fiables y personalizadas para ayudar al usuario tantas veces como se requiera. El objetivo es ayudar a los empleados a familiarizarse con las instrucciones de trabajo para integrar lo antes posible los gestos adecuados en su memoria procedimental. Esto permite impulsar la productividad de la empresa de manera duradera.

Satisfacción y compromiso de los empleados

La existencia de un referencial de conocimientos evolutivo vinculado a los procedimientos y modos operativos en la empresa permite aumentar el interés de los colaboradores por las acciones de formación. El uso de estas herramientas contribuye al refuerzo continuo de las competencias y los conocimientos profesionales. Los empleados pueden así mantenerse al día con las exigencias de calidad vinculadas a la expresión del saber hacer de la empresa.

¿Cómo implantar un modo operativo eficaz?

Un modo operativo eficaz busca eliminar las dificultades del colaborador para realizar las tareas vinculadas a su puesto de trabajo dentro de la empresa.

Elección de las herramientas adecuadas

Es necesario listar los procesos y los procedimientos de negocio que se deben detallar. Toda actividad objetivo debe convertirse en varias operaciones simples, coherentes y fáciles de comprender para un principiante. Reflexione también sobre la selección de los mejores medios para optimizar cada acción de formación (capturas de pantalla, imágenes, vídeos, chatbots, burbujas informativas, etc.). Si la redacción del modo operativo se refiere al manejo de un software de negocio, Lemon Learning es la herramienta que necesita para proporcionar tooltips. También podrá comunicarse en tiempo real con los colaboradores y acelerar la formación autónoma y fiable de sus equipos.

Personalización y contextualización de los contenidos

Es necesario tener en cuenta la experiencia del colaborador objetivo y la evolución de las prácticas profesionales para su puesto. Para informar sobre un procedimiento complejo, se utilizan ampliamente las guías interactivas, los árboles de decisión y los vídeos. Para las operaciones simples, las infografías o los textos con listas de puntos que presenten ejemplos concretos pueden ser suficientes. En un contenido puramente textual, hay que pensar en añadir elementos visuales para facilitar la comprensión de los pasos del modo operativo. Siempre debe precisar los casos de uso de la solución de asistencia.

Seguimiento y mejora continua

La guía debe ser validada por los responsables especializados más competentes de la empresa. Un panel de control analítico puede servir para evaluar las modalidades de adopción del modo operativo por parte de los empleados. Gracias a los comentarios de los colaboradores, será necesario actualizar regularmente el contenido para resolver eficazmente las nuevas problemáticas de negocio.

El modo operativo es una herramienta de explicación de las instrucciones de trabajo para un puesto determinado en la empresa. Ayuda enormemente a los empleados que se han comprometido con un proceso de formación continua personal.