Guía completa sobre la matriz de priorización para equipos de producto
Descubre qué es una matriz de priorización, los modelos más usados (RICE, Kano, MoSCoW, Eisenhower) y cómo aplicarlos en proyectos, tareas y gestión
Los modos operativos son documentos que presentan de forma simple y detallada los pasos de un procedimiento, tarea por tarea.
Los procedimientos operativos son documentos físicos o digitales que presentan de manera sencilla y detallada los pasos de un procedimiento, tarea por tarea. Su objetivo es simplificar y optimizar los procesos empresariales en la empresa. Instrumento clave para la implantación de una estrategia de gestión de la calidad, el procedimiento operativo sirve para garantizar la seguridad y la continuidad del saber hacer de la sociedad. Ayuda a impulsar la productividad de cada colaborador en su puesto de trabajo. ¿Cuál es el mejor ejemplo de procedimiento operativo para su empresa?
Formato 1: Guías interactivas
La guía interactiva es un contenido pedagógico integrado como capa superpuesta en un software para facilitar el manejo paso a paso de la herramienta digital en cuestión. Este ejemplo de procedimiento operativo está disponible bajo demanda 24/7 cuando el usuario encuentra un problema. Esta solución evita las pérdidas de tiempo y las dificultades relacionadas con el esfuerzo del operador que intenta recordar la información memorizada o consultar un recurso (vídeo, PDF, imagen, manual de usuario, etc.) fuera de la herramienta digital.
Crear un procedimiento operativo interactivo permite autonomizar a los colaboradores en el aprendizaje de los métodos de trabajo. En unos pocos clics, pueden utilizarlo tantas veces como sea necesario. El cerebro podrá así grabar progresivamente de manera duradera los gestos correctos en la memoria procedimental. El despliegue de una guía interactiva se gestiona muy a menudo gracias a una plataforma de adopción digital como Lemon Learning. Con nuestra herramienta, el usuario puede disfrutar de un acompañamiento paso a paso en las etapas del procedimiento de trabajo gracias a:
- lanzadores rápidos que son información sobre herramientas ya presentes en la página cuando se prueba una nueva funcionalidad (hacer clic en ellos hace aparecer la guía),
- lanzadores inteligentes que son información sobre herramientas lanzada automáticamente sin un gesto previo del operador,
- un chatbot de IA para responder con precisión a la solicitud de ayuda del usuario proponiéndole resúmenes personalizados.
Adoptar estos tipos de procedimientos operativos reduce considerablemente las solicitudes de soporte.
Formato 2: Vídeos tutoriales
Los vídeos tutoriales son un ejemplo ampliamente extendido de procedimiento operativo para la ejecución de las instrucciones de trabajo. Proponen una manera interactiva, lúdica y dinámica de dar a conocer los pasos detallados de los procesos empresariales a los colaboradores. La implantación de estos procedimientos operativos ayuda considerablemente a facilitar la comprensión de los usuarios. El cerebro puede asimilar más rápidamente una gran cantidad de datos complejos presentados en forma de imágenes, en comparación con un contenido textual. De media, el procesamiento de la información visual se realiza 60.000 veces más rápido que el de un texto.
Para un procedimiento operativo, estos vídeos explicativos deben tener una calidad profesional (buena claridad de imagen, excelente voz en off, facilidad de streaming o de descarga, etc.). Idealmente, hay que utilizar contenidos visuales de corta duración (2 a 3 minutos como máximo) para mantener la atención del espectador a lo largo de toda la lectura de la guía. Este tipo de soporte es ideal para explicar procedimientos complejos como un proceso de venta.
Formato 3: Infografías
Se trata de combinar diagramas, gráficos, imágenes y texto para presentar la información de la manera más concisa y atractiva posible. Es la mejor alternativa si se quiere proponer el procedimiento operativo en formato visual sin tener que invertir en la realización de un vídeo profesional. Las infografías son muy eficaces para presentar los pasos detallados de procedimientos sencillos como la gestión de citas con clientes o la organización de las evaluaciones anuales de desempeño.
Formato 4: Manuales PDF descargables
Los manuales PDF descargables presentan, en forma de texto estructurado, las instrucciones técnicas para realizar correctamente las tareas de un puesto de trabajo en una empresa. Permiten explicar tarea por tarea cualquier tipo de procedimiento (simple o complejo). Redactar el procedimiento operativo en forma de artículo suele llevar poco tiempo y es muy económico. El formato también es fácil de compartir.
Es fundamental encontrar un experto dotado de una excelente capacidad de restitución pedagógica para crear un soporte fácilmente comprensible para todos. Un manual de operaciones PDF eficaz prioriza las frases cortas y evita las repeticiones innecesarias. En el texto, repleto de presentaciones de ejemplos concretos del terreno, se utilizan con mucha frecuencia listas con viñetas para explicar varias instrucciones sucesivas de una misma tarea.
Formato 5: Aplicaciones móviles
Redacte el procedimiento operativo utilizando una aplicación móvil especializada que puede ofrecer varias plantillas de presentación de las instrucciones de trabajo. La información está disponible desde cualquier lugar y 24/7, siempre que se disponga de una buena conexión a internet. Esta solución práctica optimiza la proactividad del soporte para los equipos de campo. Las aplicaciones móviles especializadas cuentan con módulos de búsqueda y filtrado de datos en función de las palabras clave utilizadas. En pocos segundos, el usuario puede acceder a capturas de pantalla, vídeos o manuales PDF que pueden ayudarle a gestionar rápidamente el problema en cuestión siguiendo unos sencillos pasos.
Comparación de los formatos de procedimientos operativos
Esta tabla resume los puntos fuertes y las limitaciones de cada ejemplo de procedimiento operativo.
| Procedimientos operativos | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|
| Guía interactiva | – Favorece el Learning by Doing – Disponible 24/7 – Fácil de actualizar – Herramienta intuitiva y evolutiva – Reducción del coste del soporte |
Utilizable únicamente y directamente en los programas SaaS como CRM, SIRH, ERM |
| Vídeo tutorial | – Adecuado para la explicación paso a paso de procedimientos complejos – Muy fácil de comprender gracias al formato visual – Formato de procedimiento operativo dinámico y atractivo |
Coste de producción relativamente elevado para obtener vídeos de excelente calidad |
| Infografía | – Mejor compromiso entre procedimiento operativo en forma de texto y vídeo tutorial – Fácil de comprender gracias a las ilustraciones visuales – Pertinente para explicar procesos empresariales sencillos |
No muy adecuado para la explicación de procedimientos de trabajo muy complejos (paso a paso o tarea por tarea) |
| Manuales PDF descargables | – Adecuado para presentar las tareas de todos los tipos de procedimientos (simples o complejos) – Fácil de redactar y de compartir |
Puede ser difícil de comprender para algunos principiantes sin la introducción de varios elementos visuales para ilustrar los ejemplos |
| Aplicación móvil | – Disponible 24/7 – Ayuda a centralizar y difundir fácilmente varios tipos de recursos para los equipos de campo: infografías, tutoriales, capturas de pantalla, textos, etc. |
Puede ser menos eficaz si hay que utilizarla en una zona donde la conexión a internet es deficiente |
¿Cómo elegir el procedimiento operativo adecuado para su empresa?
El análisis de los siguientes factores puede ayudarle a elegir el mejor formato de procedimiento operativo para cada puesto de trabajo en su empresa:
- el coste de la solución de divulgación de las instrucciones (es más económico hacer redactar un manual de operación en formato PDF que crear vídeos tutoriales o utilizar guías interactivas de una plataforma de adopción digital),
- la ergonomía de uso y la facilidad de acceso asociadas al procedimiento operativo,
- la cantidad de información que es posible difundir,
- las posibilidades de hacer evolucionar el procedimiento operativo en función de las nuevas realidades profesionales.
Es esencial analizar las solicitudes de soporte más frecuentes para los equipos operativos. También hay que evaluar correctamente las necesidades y el perfil de los usuarios de los procedimientos operativos que se van a crear. Una encuesta entre los colaboradores permite definir mejor las bases de elección de la solución de asistencia más eficaz.
Existen varios tipos de procedimientos operativos para presentar los procesos de trabajo de una empresa: vídeos tutoriales, guías interactivas, manuales PDF, infografías, aplicaciones móviles, etc. El mejor ejemplo de procedimiento operativo es aquel que responde con precisión a las necesidades de los usuarios y que puede adaptarse fácilmente a la evolución de los puestos en la empresa.