Formação em ERP: guia prático para equipas de L&D e TI

A formação em ERP (Enterprise Resource Planning) é o processo de preparar os colaboradores para utilizarem um sistema ERP de forma precisa e confiante nas suas funções diárias. Bem executada, reduz os erros no momento da entrada em produção, acelera o tempo até à obtenção de valor e protege o retorno sobre o investimento da organização. Mal executada, é o motivo mais comum pelo qual os projetos ERP ficam aquém das expectativas.

Este guia percorre todas as etapas de um programa de formação em ERP eficaz: identificação dos utilizadores, aplicação de princípios de gestão da mudança, conceção de formação personalizada e baseada em processos, e escalabilidade da entrega com uma DAP (plataforma de adoção digital). Destina-se a equipas de RH, TI e Aprendizagem e Desenvolvimento que se preparam para uma implementação de ERP ou uma iniciativa de requalificação após a entrada em produção.

O que é a formação em ERP e por que é importante?

A formação em ERP dota os utilizadores finais dos conhecimentos e das competências práticas necessários para navegar nos fluxos de trabalho específicos, nos ecrãs de introdução de dados e nos processos de aprovação integrados na configuração do ERP da sua organização. Distingue-se da documentação genérica do fornecedor porque está diretamente associada à forma como a sua empresa configurou o sistema.

Os sistemas ERP como o SAP, o Oracle e o Microsoft Dynamics 365 são poderosos precisamente porque integram finanças, aprovisionamento, cadeia de abastecimento, RH e vendas numa única plataforma. Essa integração significa também que um erro num módulo pode propagar-se por toda a empresa. A formação baseada em funções, que reflita as tarefas reais do dia a dia, é a principal salvaguarda contra esse risco.

"Pode treinar um mês antes da entrada em produção, mas enquanto não praticar, não assimila o conhecimento."

Marylin, Gestora de Consultoria de RH, SD Worx (Entrevista com líderes de mudança, podcast Lemon Learning)

Esta observação aponta para o princípio de conceção mais importante: a formação dos utilizadores finais em ERP deve ser calendarizada corretamente e reforçada através da prática, não ministrada uma única vez e depois esquecida.

Como identificar quem precisa de formação em ERP?

Um plano de formação em ERP eficaz começa com um inventário claro dos utilizadores. Antes de criar qualquer módulo de formação, responda a estas questões:

• Quantos utilizadores irão aceder ao sistema ERP? Inclua unidades globais e colaboradores remotos.
• Quais são os diferentes perfis de utilizador? Um controlador financeiro, um operador de armazém e um business partner de RH têm fluxos de trabalho completamente distintos.
• Que nível de acesso ao sistema requer cada perfil? A formação deve espelhar os direitos de acesso, sem os exceder.
• Qual é o nível de competência digital dos colaboradores? Os utilizadores que acedem a um ERP pela primeira vez precisam de um ponto de partida diferente dos utilizadores avançados que migram de um sistema legado.
• Os utilizadores estão a migrar de um cliente pesado para um ERP baseado na web? A mudança de interface por si só pode gerar fricção que a formação deve abordar explicitamente.

Este inventário torna-se a base do plano de formação em ERP e orienta todas as decisões subsequentes sobre conteúdo, formato e calendarização.

Como a gestão da mudança apoia a formação dos colaboradores em ERP?

A gestão da mudança não é opcional nos programas de formação em ERP. Sem ela, os colaboradores podem encarar a implementação como uma ameaça às suas rotinas estabelecidas ou mesmo ao seu papel, gerando resistência que nenhum conteúdo de formação consegue superar por si só.

A comunicação eficaz em cada etapa da mudança é a base. Os utilizadores precisam de compreender por que razão o ERP está a mudar, o que vai ser diferente e que apoio irão receber. Uma abordagem estruturada de gestão da mudança para ERP inclui:

• Comunicação antecipada antes da implementação, para definir expectativas e reduzir a incerteza.
• Mapeamento de riscos para identificar os processos e grupos de utilizadores com maior probabilidade de ter dificuldades no arranque.
• Planeamento de recursos para garantir que os materiais de formação e o suporte estão disponíveis quando os utilizadores mais precisam.
• Medição da eficácia da formação através de taxas de conclusão, taxas de erro e volume de pedidos de suporte.
• Apoio continuado após o arranque, pois a adoção não termina no dia do lançamento.

O Guia Prático da Lemon Learning para uma Gestão da Mudança Bem-Sucedida aborda estes passos em detalhe e está disponível para download gratuito.

A automatização do ERP é um argumento poderoso a favor da mudança. Quando os utilizadores compreendem que o novo sistema irá acelerar tarefas repetitivas e libertar tempo para trabalho de maior valor, a resistência tende a diminuir. Enquadre a formação em torno dessa proposta de valor desde o primeiro dia.

O que é a formação em ERP baseada em processos e por que é mais eficaz?

A formação em ERP baseada em processos ensina os utilizadores a completar os processos de negócio específicos que executam no sistema, em vez de percorrer todas as funcionalidades da aplicação. Como nenhuma configuração de ERP é idêntica a outra, os materiais de formação genéricos do fornecedor cobrem apenas uma parte do que os colaboradores realmente necessitam.

Ao conceber conteúdo baseado em processos, concentre-se em três categorias:

• Processos alterados: fluxos de trabalho que já existiam mas que funcionam de forma diferente no novo ERP.
• Novos processos: capacidades que não existiam no sistema anterior.
• Lacunas de conhecimento: áreas onde a confiança dos utilizadores é baixa, com base em avaliações pré-formação ou feedback de pilotos.

Esta abordagem mantém a formação focada e diretamente ligada ao desempenho profissional, o que aumenta tanto as taxas de conclusão como a retenção de conhecimento.

Como disponibilizar formação em ERP personalizada e adaptada?

A formação em ERP adaptada substitui o conteúdo universal por percursos de aprendizagem baseados em perfis e específicos por departamento. Num programa personalizado, um gestor de aprovisionamento vê apenas os fluxos de trabalho de compras e aprovação relevantes para o seu perfil, enquanto um administrador de processamento salarial é formado exclusivamente nos módulos de RH e finanças que utiliza diariamente.

Os benefícios práticos da formação em ERP personalizada e baseada em perfis são significativos:

• Os utilizadores atingem a competência mais rapidamente porque não estão a trabalhar conteúdos irrelevantes para as suas funções.
• Os materiais de formação mantêm-se geríveis em dimensão, facilitando as atualizações quando o sistema muda.
• O tempo até à criação de valor para os novos utilizadores reduz-se porque a formação corresponde à sua primeira semana real no sistema.

Para programas de formação em SAP ERP, a segmentação por perfis é especialmente importante dada a amplitude dos módulos disponíveis. Um colaborador de contas a pagar e um técnico de manutenção de instalações podem estar na mesma instância SAP, mas requerem percursos de formação completamente distintos.

Como é que uma plataforma de adoção digital disponibiliza formação em ERP à escala?

Uma DAP (Plataforma de Adoção Digital) disponibiliza formação diretamente dentro da interface do ERP, no fluxo de trabalho. Em vez de os colaboradores saírem do sistema para ver um vídeo ou consultar um PDF, guias interativos, tutoriais passo a passo e dicas contextuais surgem no ecrã exatamente quando e onde o utilizador precisa de ajuda.

A DAP da Lemon Learning integra-se com sistemas ERP baseados na web, incluindo as aplicações Oracle e o Microsoft Dynamics 365, disponibilizando uma formação que é:

• Personalizada por função e departamento, para que cada utilizador veja apenas os fluxos de trabalho relevantes para o seu cargo.
• Adaptável a alterações de processos, para que, quando a configuração do ERP é atualizada, o conteúdo de formação seja atualizado com ela.
• Disponível a qualquer momento, 24 horas por dia, através de uma biblioteca de guias na aplicação que os utilizadores podem consultar durante qualquer tarefa.

O resultado é um programa de formação em ERP sustentável que não expira no momento da entrada em funcionamento. As análises integradas na plataforma mostram quais os guias mais utilizados, onde os utilizadores abandonam o processo e quais as funções que ainda necessitam de reforço, permitindo que as equipas de L&D e de TI otimizem o programa de formação de forma contínua.

Para as organizações que apoiam a formação em SAP ERP, esta abordagem dentro da aplicação elimina uma das barreiras mais persistentes: a lacuna entre a aprendizagem em sala de aula e a utilização real do sistema. Elder Mathias, DSI da Aftral, descreve exatamente este cenário: "Apoiámo-nos também na solução Lemon Learning, uma vez que a plataforma que utilizamos beneficia da tecnologia Lemon Learning, com um pequeno widget em que se pode clicar para obter guias online, ou campos assinalados com ajuda dentro do nosso ERP." (CIO Pioneers podcast)

O que deve incluir um plano de formação em ERP?

Um programa de formação em ERP completo abrange o ciclo de vida total, desde a pré-implementação até à adoção em regime contínuo. A tabela abaixo resume as fases principais e o que cada uma deve conter.

O calendário é tão importante quanto o conteúdo. A formação ministrada demasiado cedo antes da entrada em funcionamento é esquecida no dia do lançamento. A formação ministrada apenas após a entrada em funcionamento deixa os utilizadores sem apoio durante o período mais propenso a erros. A janela pré-entrada em funcionamento de quatro a seis semanas, combinada com suporte dentro da aplicação desde o primeiro dia, produz consistentemente os melhores resultados.

Para uma análise mais aprofundada dos riscos que comprometem os projetos de ERP, a página de soluções de Learning and Development da Lemon Learning aborda como uma plataforma de adoção digital resolve os pontos de falha mais comuns na formação de software empresarial.

Pronto para ver como isto se aplica ao seu lançamento de ERP? Contacte a equipa da Lemon Learning para obter aconselhamento personalizado sobre formação de utilizadores finais em ERP e adoção digital.