Formação HRIS: Desafios, Métodos e Boas Práticas

A formação em SGRH (Sistema de Gestão de Recursos Humanos) é o processo de dotar os colaboradores e o pessoal de RH dos conhecimentos e competências necessários para utilizar eficazmente um sistema de RH após a sua implementação. Quando bem executada, acelera o tempo de obtenção de valor, reduz os custos de suporte e promove uma adoção sustentada do software. Quando mal executada, torna-se a principal razão pela qual uma implementação de SGRH dispendiosa não consegue proporcionar o retorno esperado. Este guia aborda os principais desafios da formação em SGRH, os formatos que funcionam, e como a orientação na aplicação pode substituir os métodos tradicionais, lentos e dispendiosos.

O que é a Formação em SGRH e por que é Importante?

A formação em SGRH prepara os utilizadores para navegar com confiança nos módulos do software de RH, desde o processamento de salários e o recrutamento até ao acompanhamento de ausências e à gestão do desempenho. Como as plataformas SGRH modernas são modulares e frequentemente atualizadas, a formação não é um evento único. Deve ser contínua, específica para cada função e acessível no momento em que é necessária.

As organizações que tratam a formação como uma questão secundária registam tipicamente baixas taxas de adoção, práticas alternativas e problemas de qualidade dos dados que comprometem os próprios ganhos de eficiência que o sistema foi adquirido para proporcionar. Investir numa formação estruturada em software SGRH desde o início reduz significativamente esses riscos.

"Muitos projetos falham porque os recursos são investidos no próprio projeto, negligenciando os colaboradores, como milhões atirados pela janela fora."

Quais são os Principais Desafios da Formação em SGRH?

Três problemas recorrentes tornam a formação em sistemas SGRH mais difícil do que a maioria das organizações prevê: a complexidade do software, o custo e o tempo da formação tradicional, e o baixo envolvimento dos utilizadores.

1. A complexidade do software SGRH

As plataformas SGRH são compostas por múltiplos módulos interligados. Um sistema típico abrange o processamento de salários, a gestão de documentos administrativos, o recrutamento, o desempenho individual, os contratos, o acompanhamento de ausências e os benefícios. Em cada módulo, os utilizadores devem aprender a:

• Criar, coeditar e partilhar documentos de RH
• Configurar e acionar a automatização de fluxos de trabalho
• Armazenar e recuperar registos de colaboradores de forma segura
• Gerir a partilha de calendários e o agendamento
• Administrar direitos de acesso por função ou equipa

Para as plataformas HRIS fornecidas em modo SaaS (Software as a Service), o desafio é agravado pelas atualizações regulares de funcionalidades. Os materiais de formação ficam rapidamente desatualizados e os utilizadores precisam de suporte contínuo, em vez de uma única sessão de integração. O nível de conhecimento do HRIS exigido varia consoante a função: um especialista em processamento de salários necessita de competências diferentes das de um gestor de linha que aprova pedidos de ausência.

2. Tempo e custos associados à formação tradicional

A formação HRIS em sala de aula ou conduzida por instrutor dura tipicamente uma a duas semanas, dependendo do número de módulos e da variedade de funções de utilizador envolvidas. As organizações devem também ter em conta a perda de produtividade enquanto os colaboradores se afastam do trabalho diário. Para empresas com equipas de grande dimensão ou geograficamente distribuídas, escalar esse modelo torna-se rapidamente inviável.

Além das questões de agendamento, as sessões de formação HRIS tradicionais carecem frequentemente da relevância contextual de que os utilizadores necessitam. Aprender uma funcionalidade num ambiente isolado nem sempre se traduz numa utilização confiante dentro do sistema em produção, e é aqui que a orientação dentro da aplicação apresenta uma vantagem clara.

3. Dificuldades relacionadas com o envolvimento dos utilizadores

Mesmo os programas de formação HRIS bem concebidos têm dificuldades em manter o envolvimento. Os colaboradores que participam em sessões de formação agendadas estão frequentemente distraídos por projetos em curso, prazos de clientes ou compromissos de equipa. Quando a formação ocorre semanas antes da entrada em produção, os utilizadores esquecem os passos críticos quando precisam deles.

A formação à distância resolve o problema do agendamento, mas pode aprofundar a lacuna de envolvimento. Sem prática interativa no ambiente real, a formação passiva em vídeo produz uma retenção superficial. O resultado: um aumento de pedidos ao centro de suporte nas semanas após o lançamento, precisamente quando a pressão sobre a produtividade é maior.

Quais os Formatos Mais Eficazes para a Formação em Sistemas HRIS?

Uma formação HRIS eficaz combina vários métodos de entrega adaptados às necessidades dos formandos, à complexidade das funções e ao ritmo das atualizações do sistema. A tabela abaixo compara as abordagens mais comuns.

Para a maioria das organizações, uma abordagem mista funciona melhor: formação HRIS online estruturada ou certificação para construir conhecimento de base, combinada com orientação dentro da aplicação que apoia os utilizadores no sistema em produção no momento em que precisam de ajuda.

Que Certificações e Opções de Formação HRIS Estão Disponíveis?

A formação em HRIS expandiu-se significativamente, com percursos que vão desde programas específicos de fornecedores até credenciais de tecnologia de RH independentes de plataforma. A escolha certa depende de se o objetivo é a proficiência num sistema específico ou um conhecimento de HRIS mais abrangente e aplicável a várias plataformas.

Programas específicos de fornecedores

A Workday, a SAP SuccessFactors, a Oracle HCM e a ADP oferecem cada uma os seus próprios percursos de certificação. A formação Workday HRIS, por exemplo, está estruturada em torno de áreas funcionais como gestão de capital humano, processamento de salários e recrutamento, com cursos disponíveis através do portal de aprendizagem da própria Workday. Estas credenciais são muito valorizadas para funções associadas a uma plataforma específica.

Credenciais independentes de plataforma

Organizações como a AIHR (Academy to Innovate HR) e a HRCI (HR Certification Institute) oferecem programas de tecnologia de RH mais abrangentes que cobrem a seleção, implementação, análise de dados e gestão da mudança em HRIS. Estes programas são adequados para gestores de HRIS, parceiros de negócio de RH e generalistas que trabalham com múltiplos sistemas ou que se preparam para uma migração de sistema.

O LinkedIn Learning oferece também cursos relacionados com HRIS no âmbito do seu currículo de software de RH, incluindo conteúdos de preparação para a certificação HRCI PHR (Professional in Human Resources), que abrange os sistemas de informação de RH como um domínio central.

Formação HRIS para principiantes

Para quem é novo na tecnologia de RH, o melhor ponto de partida é compreender o que faz um HRIS antes de mergulhar na formação específica do software. Cursos introdutórios gratuitos e de baixo custo em plataformas como o Coursera, o LinkedIn Learning e os recursos gratuitos do AIHR fornecem uma base sólida nos conceitos de HRIS, módulos comuns e na linguagem dos dados de RH, antes de se comprometer com um programa de certificação.

Como Devem Ser Estruturados os Módulos de Formação em HRIS?

Um módulo de formação em HRIS bem concebido é específico para cada função, orientado para tarefas e suficientemente curto para ser concluído sem perturbar o dia de trabalho. As boas práticas retiradas de implementações bem-sucedidas de HRIS incluem as seguintes.

• Adapte a formação às funções, não às funcionalidades do sistema. Um recrutador precisa de formação no módulo de acompanhamento de candidatos; um responsável de processamento salarial precisa de aprofundamento no processamento de salários. Evite sessões de formação iguais para todos que cobrem tudo para toda a gente.
• Realize a formação próximo da entrada em produção. A formação ministrada com demasiada antecedência resulta em perda de conhecimento até ao dia do lançamento. Procure concluir a formação final dentro de duas semanas antes da entrada em produção, com acesso a reforço integrado no próprio sistema.
• Utilize cenários com dados reais. Ambientes de teste com dados realistas ajudam os utilizadores a ganhar confiança nos fluxos de trabalho que irão efetivamente realizar, em vez de demonstrações abstratas de funcionalidades.
• Incorpore reforço da aprendizagem. Exercícios de acompanhamento breves, lembretes na aplicação e guias de referência rápida integrados na interface do HRIS reduzem a carga de suporte nas semanas após o lançamento.
• Monitorize a conclusão e a competência, não apenas a presença. Os resultados da formação e desenvolvimento em HRIS só são mensuráveis se avaliar a proficiência real nas tarefas, e não apenas se um utilizador assistiu a uma sessão.

Para as equipas que gerem uma implementação de HRIS, rever os desafios comuns da implementação de HRIS antes de conceber o programa de formação pode evitar os erros mais dispendiosos.

Como as Plataformas de Adoção Digital Melhoram a Formação em Software HRIS?

Uma DAP (Plataforma de Adoção Digital) sobrepõe-se à interface do HRIS e disponibiliza orientação passo a passo, dicas e tutoriais de tarefas diretamente dentro da aplicação, no momento exato em que o utilizador precisa delas. Esta abordagem responde aos três desafios centrais da formação em HRIS: complexidade, custo e envolvimento.

A Lemon Learning é uma Plataforma de Adoção Digital criada para apoiar a adoção de software de RH. Os seus guias de formação na aplicação podem ser implementados em qualquer HRIS sem desenvolvimento personalizado, atualizados em minutos quando o sistema muda, e personalizados por função do utilizador, idioma ou equipa. Como a orientação está dentro da ferramenta e não num LMS (Sistema de Gestão de Aprendizagem) ou documento separado, os utilizadores aprendem fazendo em vez de lendo.

Aprendizagem autónoma e personalizada

Os guias passo a passo na aplicação permitem que os utilizadores trabalhem nas tarefas do HRIS de forma independente, sem terem de aguardar por um formador ou consultar um extenso manual em PDF. O conteúdo da Lemon Learning pode ser personalizado por função, idioma ou antiguidade do colaborador, para que um novo coordenador de RH e um responsável sénior de processamento salarial vejam cada um a orientação relevante para o seu trabalho.

Este modelo de self-service reduz a dependência dos gestores de HRIS para questões de rotina e liberta as equipas de RH para se concentrarem em trabalho de maior valor. Apoia também a formação e o desenvolvimento em HRIS como uma prática contínua, em vez de um evento pontual associado a um projeto de implementação.

Adoção imediata do software através de guias integrados

Os guias interativos da Lemon Learning estão acessíveis a qualquer momento diretamente a partir da interface do HRIS. Os gestores de HRIS podem enriquecer o conteúdo de formação com vídeos, imagens e capturas de ecrã anotadas, e publicar atualizações sem envolver a equipa de TI. O resultado é um recurso de formação dinâmico que acompanha as versões SaaS e os processos internos em evolução.

Este modelo de aprendizagem em contexto é especialmente eficaz para a formação em software HRIS online, onde os utilizadores podem estar a trabalhar remotamente e não conseguem facilmente pedir ajuda a um colega. A orientação disponibilizada dentro da aplicação elimina o obstáculo entre necessitar de ajuda e obtê-la.

Redução do tempo e dos custos de formação

Integrar a formação no HRIS reduz ou elimina a necessidade de repetir sessões com formador sempre que um novo grupo adere ou um módulo é atualizado. As equipas de RH podem criar e manter o seu próprio conteúdo de formação através do ambiente de criação sem código da Lemon Learning, mantendo o conhecimento interno e reduzindo drasticamente o tempo entre uma alteração do sistema e uma força de trabalho formada.

Para uma análise mais aprofundada de como a formação em software com uma plataforma de adoção digital se compara ao e-learning tradicional, consulte o guia sobre formação em software e adoção digital. As organizações que pretendem alinhar a formação em HRIS com uma estratégia de RH mais ampla podem também explorar as soluções de RH da Lemon Learning para integração e adoção de colaboradores.

A Formação em HRIS Pode Reduzir a Carga Administrativa de Conformidade?

Sim. Quando a formação em HRIS está integrada na própria plataforma, a aprendizagem de conformidade e ética pode ser acionada automaticamente com base na função, data de contratação ou requisito regulatório, sem necessidade de inscrição manual. A integração de uma plataforma de adoção digital com um HRIS permite às organizações disponibilizar módulos de formação em conformidade precisamente na etapa correta do fluxo de trabalho, reduzindo tanto a carga administrativa de acompanhamento de conclusões como o risco de requisitos não cumpridos. Isto é particularmente relevante para organizações que pretendem minimizar o tempo e os custos de implementação do HRIS, garantindo ao mesmo tempo uma forte adoção por parte dos colaboradores desde o primeiro dia.

Como Tornar a Formação em HRIS Eficaz para a Sua Organização

Uma formação eficaz em HRIS não é um evento único, mas uma prática contínua que combina aprendizagem estruturada, módulos específicos por função, entrega atempada e suporte na aplicação. As organizações que obtêm um retorno mais rápido do seu investimento em HRIS são aquelas que tratam a formação como uma parte central da estratégia de implementação, e não como uma simples verificação final antes do lançamento.

Seja o objetivo integrar uma nova equipa de RH num sistema existente, preparar uma migração de plataforma ou obter uma certificação formal em HRIS, os princípios são os mesmos: adaptar a formação à função, disponibilizá-la próximo do momento de utilização e tornar a ajuda acessível dentro da própria ferramenta. Plataformas de adoção digital como a Lemon Learning tornam esse modelo escalável para organizações de qualquer dimensão.