Mudar de software não resolve os problemas de adoção digital

Na corrida à transformação digital, as empresas procuram constantemente implementar os softwares mais adequados às suas necessidades. No entanto, mudar de ferramenta raramente resolve o problema de raiz: da performance à cultura empresarial, a adoção digital vai muito além da simples questão das ferramentas. A Lemon Learning explica como abordar esta problemática para levar a bom porto a gestão da mudança.

1. Adoção digital: não se trata de software, trata-se de cultura

A transformação digital deu origem a uma nova cultura: a cultura digital, da qual depende intrinsecamente a adoção dos softwares. Hoje em dia, já não se trata de mudar uma simples ferramenta, mas sim de criar uma cultura que integre plenamente o digital. À semelhança de qualquer cultura, a cultura digital assemelha-se a um iceberg com duas faces (Edward T. Hall): uma parte visível que constitui a cultura de superfície e uma parte oculta que constitui a cultura profunda.

Qual a relação com a adoção digital? Os obstáculos (parte visível do iceberg) que se encontram face à adoção dos softwares estão ligados a problemas mais profundos (parte invisível do iceberg). Concretamente, se os colaboradores não utilizam as ferramentas disponíveis, é porque não lhes reconhecem valor acrescentado. Para concretizar a transformação digital, é essencial sensibilizar os colaboradores para o digital, de modo a que este faça parte integrante da cultura empresarial.

2. Os seus colaboradores são a chave da adoção digital

Se há uma coisa a reter sobre a adoção digital, é que ela depende intrinsecamente dos colaboradores. Muitos projetos de transformação digital têm dificuldade em concretizar-se devido às barreiras que se erguem no caminho da gestão da mudança. Mas quais são essas barreiras?

38% dos dirigentes empresariais consideram que os seus colaboradores percecionam a mudança como uma ameaça.

Forbes Insight & PMI Survey

O primeiro obstáculo à adoção digital é a perceção dos utilizadores. A forma como encaram a mudança, o valor acrescentado dos softwares ou ainda a sua dificuldade de utilização são elementos que condicionam a adesão. Além disso, face à multiplicidade de ferramentas disponíveis, o nível de literacia digital dos utilizadores e a qualidade da formação em softwares têm um impacto fundamental na adoção.

O pilar da adoção de software é o envolvimento dos colaboradores. Para os envolver, é necessário primeiro compreender os seus desafios profissionais e de desempenho, de forma a responder com precisão. Depois de identificados esses desafios, é possível mostrar-lhes de forma concreta como as ferramentas podem ajudá-los, acompanhando-os de modo prático e duradouro na mudança.

3. Acompanhe a mudança de forma duradoura

Das necessidades dos utilizadores ao suporte, passando pela formação, a adoção digital é um processo que deve ser acompanhado em cada etapa. A chave é a comunicação. Segundo o Project Management Institute, um em cada três projetos falha devido a uma comunicação ineficaz. É, por isso, fundamental ter presente que a comunicação está para a gestão da mudança assim como o envolvimento está para a adoção digital: uma necessidade indispensável.

Para conduzir a mudança de forma duradoura, é fundamental acompanhá-la ao longo de todo o projeto. Comunicar, primeiro, sobre as razões da mudança e sobre a sua utilidade para as equipas, nomeadamente nas suas problemáticas profissionais. Formar, de seguida, para ajudar os colaboradores a apropriar-se das ferramentas e a ser eficientes. Medir, por fim, para adaptar a gestão da mudança às necessidades e expectativas reais. Mas como fazer tudo isto sem sobrecarregar os colaboradores com ferramentas suplementares?

4. Forme os seus colaboradores a partir das suas ferramentas com a Lemon Learning

E se, em vez de mudar de software, os formasse a partir das ferramentas que já têm? Com a plataforma de adoção digital Lemon Learning, os colaboradores tornam-se agentes da mudança. Ao integrar-se diretamente nas ferramentas em uso, a solução acompanha os utilizadores em tempo real e permite-lhes dominar os seus softwares rapidamente. O princípio é simples: dispor da informação certa no momento certo. Desde a primeira utilização, os colaboradores aprendem fazendo, graças a módulos de formação curtos, com um máximo de três minutos, disponibilizados diretamente a partir das suas ferramentas.

A grande vantagem reside nas funcionalidades de personalização e de estatísticas: é possível criar percursos à medida e adaptá-los de acordo com as necessidades reais dos colaboradores. Ao estar centrada nos utilizadores, a Lemon Learning permite ancorar a mudança de forma duradoura e operar uma transformação digital sustentável.

A adoção digital não depende, portanto, apenas das ferramentas, mas sobretudo das pessoas que as utilizam. Os softwares estão ao serviço do ser humano e não o contrário. É, por isso, indispensável repensar a utilização das ferramentas tendo em conta a experiência do utilizador, para enfrentar com sucesso o desafio da transformação digital.