Orçamento de TI: o guia completo para gerir e pilotar os seus recursos

Para garantir os investimentos relativos aos equipamentos informáticos e aos custos associados, é necessário estabelecer um plano financeiro para um período definido. Claro, mensurável e flexível, o orçamento de TI permite prever as despesas informáticas futuras e implementar medidas de poupança que ajudam a garantir a melhor relação qualidade/preço. Este guia explica tudo o que precisa de saber para gerir e pilotar eficazmente o orçamento de TI da sua empresa.

Definição dos objetivos do orçamento de TI

O estabelecimento do orçamento informático é essencial para a estratégia da empresa, pois oferece ao diretor dos sistemas de informação a possibilidade de gerir melhor a sua organização. O orçamento informático deve responder aos objetivos estratégicos definidos pela direção geral, mas também aos estabelecidos pela direção dos serviços informáticos. Isto é tanto mais importante quando a empresa está em plena transformação digital.

Antes de definir o orçamento de TI, deve determinar a sua finalidade, ou seja, os seus objetivos. Para tal, é necessário identificar as prioridades e necessidades da organização e assegurar que estas se alinham com os objetivos comerciais da empresa. Determinar os objetivos do sistema de informação permite identificar os projetos mais importantes e maximizar o retorno sobre o investimento.

O orçamento de TI pode ser afeto a diferentes projetos estratégicos, nomeadamente:

• a migração para a Cloud,
• a digitalização dos processos,
• o reforço da segurança informática,
• a implementação de soluções de mobilidade para os colaboradores.

A propósito da digitalização dos processos, a Lemon Learning ajuda-o a libertar o potencial dos seus programas informáticos. A nossa missão é simplificar o processo de transformação digital para as empresas, propondo aplicações funcionais e simples de utilizar.

Elaboração de um orçamento realista

Para manter o sistema informático da empresa em bom estado de funcionamento, deve afetar a este serviço os meios financeiros necessários. Por outras palavras, é preciso determinar o orçamento de funcionamento do serviço informático, assegurando que este é justo e realista.

Constituição do orçamento de TI

Um orçamento de funcionamento realista oferece às equipas DSI autonomia financeira e permite cobrir as despesas administrativas dos projetos.

Para construir esse orçamento, deve ter em conta diferentes elementos:

• o material informático,
• o pessoal,
• os programas informáticos,
• o outsourcing,
• os impostos relacionados com as TI,
• os custos de ocupação relacionados com as TI.

Estabelecer um orçamento realista implica também realizar uma auditoria das despesas e projetos dos anos anteriores (exceto em caso de criação da empresa). Esta auditoria ajuda a prever melhor o orçamento do ano seguinte, a identificar elementos que já não farão parte do plano e a antecipar potenciais excessos de custos.

Determinação das margens de manobra

Para determinar o orçamento de TI, pode partir do orçamento do exercício anterior e ajustá-lo à situação atual. Modifique fatores como os preços unitários e realize atualizações dos inventários e das evoluções esperadas.

Uma vez estabelecido o orçamento de base, integre os projetos informáticos já lançados ou em curso de desenvolvimento. Isto oferece ao diretor dos sistemas de informação uma visão mais precisa dos custos e das receitas, permitindo prever resultados futuros e determinar margens de manobra.

Acompanhamento e controlo das despesas de TI

Uma boa gestão das despesas de TI passa necessariamente pela implementação de mecanismos de acompanhamento orçamental. Acompanhar o progresso das despesas e a construção orçamental em geral permite assegurar regularmente o bom desenrolar do projeto e a exatidão do orçamento previsto.

O acompanhamento e o controlo das despesas ajudam também a analisar os desvios e a implementar ações corretivas quando necessário. Este trabalho é igualmente importante para transmitir informações atualizadas à direção geral e às equipas envolvidas na gestão do orçamento de TI.

Para garantir este acompanhamento, pode implementar indicadores-chave de desempenho (KPI) e um sistema de relatórios mensais que permita detetar desvios atempadamente.

Conselhos para uma gestão bem-sucedida do orçamento de TI

Para uma gestão bem-sucedida do orçamento de TI, deve antes de mais comunicar o projeto de forma antecipada e contínua, a fim de permitir que as equipas se projetem facilmente para o futuro. Uma boa comunicação ajuda também a evitar situações como uma má adaptação ou uma falta de informações, que podem prejudicar o êxito do projeto.

Antecipação de custos imprevistos

Para otimizar o orçamento de TI, deve igualmente equipar-se com um software adaptado à gestão de projetos e à previsão orçamental. Este tipo de ferramenta acompanha-o na gestão das atividades, dos custos e da análise do desempenho, permitindo antecipar custos imprevistos com maior eficácia.

A propósito de software, a Lemon Learning propõe soluções chave-na-mão que se adaptam a todos os desafios da transformação digital da sua empresa, nomeadamente:

• Lemon Adoption,
• Lemon Analyze,
• Lemon Automation.

Estas soluções ajudam a implementar novas aplicações de negócio e a adotar novas práticas de gestão do orçamento de TI.

Priorização dos investimentos em função do ROI

Para verificar a fiabilidade e a exatidão do orçamento de TI implementado, deve definir os indicadores de cálculo do ROI. Isto passa pelo estabelecimento de um balanço da utilização dos recursos financeiros do ano anterior, baseado nos dados recolhidos e no número de linhas orçamentais.

Se a empresa adquiriu novos equipamentos informáticos durante o ano anterior, estes indicadores permitem avaliar a rentabilidade desse investimento e fundamentar as decisões futuras.

A transformação digital trouxe inúmeras mudanças no modo de funcionamento das empresas modernas, refletindo-se diretamente nos orçamentos de TI. Estes orçamentos são, por isso, indispensáveis à implementação e execução das estratégias de transformação digital que as empresas preveem para o futuro. Confie na Lemon Learning para implementar e gerir o seu orçamento de TI com sucesso.