Descubre la guía completa del presupuesto TI: aprende a gestionar y controlar eficazmente tus recursos financieros dedicados a la informática.
Para asegurar las inversiones relacionadas con los equipos informáticos y sus costes asociados, debe establecer un plan financiero durante un periodo definido. Claro, medible y flexible, el presupuesto IT permite prever los gastos informáticos futuros e implementar medidas de ahorro que ayudan a garantizar la mejor relación calidad/precio. Esta pequeña guía le indica todo lo que necesita saber para gestionar y pilotar eficazmente el presupuesto IT de su empresa.
El establecimiento del presupuesto informático es esencial para la estrategia de la empresa, ya que ofrece al director de sistemas de información la posibilidad de gestionar mejor su organización. Por consiguiente, el presupuesto informático debe responder a los objetivos estratégicos definidos por la dirección general, pero también a los establecidos por la dirección de servicios informáticos. Esto es aún más importante cuando la empresa se encuentra en plena transformación digital.
Antes de definir el presupuesto IT de su empresa, debe determinar su finalidad, es decir, sus objetivos. Para ello, debe identificar sus prioridades y necesidades, pero también debe asegurarse de que estos se alineen de forma estratégica con los objetivos comerciales de la empresa. Determinar sus objetivos SI le permite así designar los proyectos más importantes que ayudan a obtener un retorno de la inversión más significativo.
A tal efecto, el presupuesto IT puede destinarse a diferentes proyectos principales de la empresa. Entre ellos, cabe destacar:
Hablando de digitalización de los procesos, Lemon Learning le ayuda a liberar el potencial de sus programas informáticos. En efecto, nuestra misión es simplificar el proceso de transformación digital para las empresas ofreciéndole programas funcionales y sencillos de utilizar. Líderes del mercado en Francia, ya contamos con más de 2 millones de usuarios en todo el mundo.
Para mantener y conservar el sistema informático de la empresa en buen estado de funcionamiento, debe asignar a este servicio los medios financieros necesarios. Estos últimos le ayudarán a garantizar su funcionamiento con eficacia. En otras palabras, debe determinar el presupuesto operativo de su servicio informático asegurándose de que sea un presupuesto justo y realista.
Un presupuesto operativo realista ofrece la posibilidad de garantizar a los equipos DSI una autonomía financiera. También permite cubrir los gastos administrativos de sus proyectos.
Para construir un presupuesto operativo realista para sus equipos SI, debe tener en cuenta diferentes elementos:
Establecer un presupuesto realista implica también realizar una auditoría de sus gastos y proyectos durante los años anteriores (salvo en caso de creación de su empresa). Esta auditoría le ayuda a prever mejor el presupuesto del año siguiente. También ayuda a la empresa a poner de manifiesto los elementos que ya no formarán parte del presupuesto y a prever posibles nuevas desviaciones por otro lado.
Para determinar el presupuesto IT, puede tomar como referencia el presupuesto del ejercicio anterior y prolongarlo prácticamente de forma idéntica. Modifique a continuación ciertos factores como los precios unitarios. Realice actualizaciones de los inventarios y de las evoluciones previstas con el fin de adaptarlos a la situación actual de su empresa.
Una vez establecido el presupuesto IT, integre los proyectos informáticos que ya están en marcha o que se encuentran en fase de desarrollo. Esto ofrece al director de sistemas de información la posibilidad de tener una idea más o menos precisa de los costes y los ingresos. Puede así prever los resultados futuros y obtener márgenes de maniobra.
No se puede repetir suficientes veces que una buena gestión de los gastos de TI pasa necesariamente por la implementación de mecanismos de seguimiento presupuestario. En efecto, el seguimiento dentro de un proyecto es indispensable, independientemente de su finalidad. Hacer un seguimiento del avance de sus gastos, así como de la construcción presupuestaria en general, le permite asegurarse regularmente del buen desarrollo del proyecto y de la exactitud del presupuesto previsto.
El seguimiento y el control de los gastos de TI también le ayudan a analizar las desviaciones y a implementar acciones correctivas si fuera necesario. Este trabajo es igualmente importante. Ofrece en efecto la posibilidad de transmitir información actualizada a la dirección general y a los equipos implicados en la gestión del presupuesto de TI.
Para garantizar el seguimiento y el control de los gastos de TI, puede implementar indicadores clave de rendimiento (KPI) así como un sistema de informes mensuales.
Para una gestión exitosa del presupuesto de TI, debe ante todo comunicar el proyecto con antelación y de forma continua con el fin de permitir a los equipos proyectarse fácilmente hacia el futuro. Una buena comunicación también ayuda a evitar enfrentarse a ciertas situaciones como una mala adaptación o una falta de información. Estas pueden perjudicar el éxito de su proyecto.
Para optimizar su presupuesto de TI, también debe equiparse con un software adaptado a la gestión de proyectos y a la previsión presupuestaria. Este tipo de herramienta le acompaña en la gestión de los distintos aspectos indispensables para el buen funcionamiento de su proyecto y de su organización. Un buen software le ofrece en efecto la posibilidad de gestionar las actividades, los costes y el análisis del rendimiento. Tiene así la posibilidad de anticipar costes imprevistos.
Hablando de software, Lemon Learning le propone soluciones llave en mano que se adaptan a todos los retos de la transformación digital de su empresa. Entre nuestras distintas soluciones, podemos destacar:
Le ayudamos a desplegar nuevas aplicaciones empresariales y a adoptar nuevas prácticas de gestión de su presupuesto de TI.
Para asegurarse de la fiabilidad y la exactitud del presupuesto de TI establecido por su empresa, debe fijar los indicadores de cálculo del ROI. Esto pasa en particular por la elaboración de un balance del uso de los recursos financieros del año anterior. Se basa en los datos recopilados así como en el número de líneas presupuestarias.
Si su empresa ha adquirido, por ejemplo, nuevos equipos informáticos durante el año pasado, estos indicadores le darán una idea sobre la rentabilidad de su inversión.
La transformación digital ha traído numerosos cambios en el modo de funcionamiento de las empresas modernas. Esto se refleja en particular en los presupuestos de TI, entre otros aspectos. Los presupuestos de TI son por tanto indispensables para la implementación y la ejecución de las estrategias de transformación digital que las empresas prevén para el futuro. Confíe en Lemon Learning para llevar a cabo con éxito la implementación y la gestión de su presupuesto de TI.
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