Orçamento de TI: o guia completo para gerir e pilotar

Para garantir os investimentos relativos aos equipamentos informáticos e aos seus custos associados, deve estabelecer um plano financeiro para um período definido. Claro, mensurável e flexível, o orçamento de TI permite assim prever as despesas informáticas futuras e implementar medidas de poupança que ajudam a garantir a melhor relação qualidade/preço. Este pequeno guia diz-lhe tudo o que precisa de saber para gerir e pilotar eficazmente o orçamento de TI da sua empresa.

Definição dos objetivos do orçamento de TI

O estabelecimento do orçamento informático é essencial para a estratégia da empresa, pois oferece ao diretor dos sistemas de informação a possibilidade de gerir melhor a sua organização. Por conseguinte, o orçamento informático deve responder aos objetivos estratégicos definidos pela direção geral, mas também aos estabelecidos pela direção dos serviços informáticos. Isto é tanto mais importante quando a empresa está em plena transformação digital.

Antes de definir o orçamento de TI da sua empresa, deve contudo determinar a sua finalidade, ou seja, os seus objetivos. Para tal, deve identificar as suas prioridades e necessidades, mas deve também assegurar que estas se alinham estrategicamente com os objetivos comerciais da empresa. Determinar os seus objetivos SI permite assim designar os projetos mais importantes que ajudam a beneficiar de um retorno sobre o investimento mais significativo.

Para este efeito, o orçamento de TI pode ser afeto a diferentes projetos importantes da empresa. Entre estes, podem citar-se nomeadamente:

• a migração para a Cloud,
• a digitalização dos processos,
• o reforço da segurança informática,
• a implementação de soluções de mobilidade para os colaboradores.

A propósito da digitalização dos processos, a Lemon Learning ajuda-o a libertar o potencial dos seus programas informáticos. Com efeito, a nossa missão é simplificar o processo de transformação digital para as empresas, propondo-lhe aplicações funcionais e simples de utilizar. Líder de mercado em França, contamos já com mais de 2 milhões de utilizadores em todo o mundo.

Elaboração de um orçamento realista

Para manter e conservar o sistema informático da empresa em bom estado de funcionamento, deve afetar a este serviço os meios financeiros necessários. Estes últimos ajudá-lo-ão a assegurar o seu funcionamento com eficácia. Por outras palavras, deve determinar o orçamento de funcionamento do seu serviço informático, assegurando ao mesmo tempo que se trata de um orçamento justo e realista.

Constituição do orçamento de TI

Um orçamento de funcionamento realista oferece a possibilidade de garantir às equipas DSI uma autonomia financeira. Permite também cobrir as despesas administrativas dos seus projetos.

Para construir um orçamento de funcionamento realista para as suas equipas SI, deve ter em conta diferentes elementos:

• o material informático,
• o pessoal,
• os programas informáticos,
• o outsourcing,
• os impostos relacionados com as TI,
• os custos de ocupação relacionados com as TI...

Estabelecer um orçamento realista implica também fazer uma auditoria das suas despesas e projetos ao longo dos anos anteriores (exceto em caso de criação da sua empresa). Esta auditoria ajuda-o a prever melhor o orçamento do ano seguinte. Ajuda também a empresa a evidenciar os elementos que já não farão parte do orçamento e a prever potenciais novos excessos de custos, por outro lado.

Determinação das margens de manobra

Para determinar o orçamento de TI, pode assim ter em conta o orçamento do exercício anterior e prolongá-lo quase na mesma medida. Modifique depois determinados fatores, tais como os preços unitários. Realize atualizações dos inventários e das evoluções esperadas, de modo a adaptá-los à situação atual da sua empresa.

Uma vez estabelecido o orçamento de TI, integre os projetos informáticos que já foram lançados ou que estão em curso de desenvolvimento. Isto oferece ao diretor dos sistemas de informação a possibilidade de ter uma ideia mais ou menos precisa dos custos e das receitas. Pode assim prever os resultados futuros e determinar margens de manobra.

Acompanhamento e controlo das despesas de TI

Nunca será demais repeti-lo: uma boa gestão das despesas de TI passa necessariamente pela implementação de mecanismos de acompanhamento orçamental. Com efeito, o acompanhamento no âmbito de um projeto é indispensável, independentemente da sua finalidade. Acompanhar o progresso das suas despesas, bem como a construção orçamental em geral, permite assegurar regularmente o bom desenrolar do projeto e a exatidão do orçamento previsto.

O acompanhamento e o controlo das despesas de TI ajudam também a analisar os desvios e a implementar ações corretivas, caso seja necessário. Este trabalho é igualmente importante. Oferece, de facto, a possibilidade de transmitir informações atualizadas à direção geral e às equipas envolvidas na gestão do orçamento de TI.

Para assegurar o acompanhamento e o controlo das despesas de TI, pode implementar indicadores-chave de desempenho (KPI), bem como um sistema de relatórios mensais.

Conselhos para uma gestão bem-sucedida do orçamento de TI

Para uma gestão bem-sucedida do orçamento de TI, deve antes de mais comunicar o projeto a montante e de forma contínua, a fim de permitir que as equipas se projetem facilmente para o futuro. Uma boa comunicação ajuda também a evitar situações como uma má adaptação ou uma falta de informações, que podem prejudicar o êxito do seu projeto.

Antecipação de custos imprevistos

Para otimizar o seu orçamento de TI, deve igualmente equipar-se com um software adaptado à gestão de projetos e à previsão orçamental. Este tipo de ferramenta acompanha-o na gestão de diferentes aspetos indispensáveis ao bom funcionamento do seu projeto e da sua organização. Um bom software oferece-lhe, de facto, a possibilidade de assegurar a gestão das atividades, a gestão dos custos e a análise do desempenho. Tem assim a possibilidade de antecipar custos imprevistos.

A propósito de software, a Lemon Learning propõe-lhe soluções chave-na-mão que se adaptam a todos os desafios da transformação digital da sua empresa. Entre as nossas diferentes soluções, podemos referir:

• Lemon Adoption,
• Lemon Analyze,
• Lemon Automation.

Ajudamo-lo a implementar novas aplicações de negócio e a adotar novas práticas de gestão do seu orçamento de TI.

Priorização dos investimentos em função do ROI

Para se certificar da fiabilidade e da exatidão do orçamento de TI implementado pela sua empresa, deve definir os indicadores de cálculo do ROI. Isto passa nomeadamente pelo estabelecimento de um balanço da utilização dos recursos financeiros do ano anterior. Baseia-se nos dados recolhidos, bem como no número de linhas orçamentais.

Se a sua empresa adquiriu, por exemplo, novos equipamentos informáticos durante o ano passado, estes indicadores dar-lhe-ão uma ideia sobre a rentabilidade do seu investimento.

A transformação digital trouxe inúmeras mudanças no modo de funcionamento das empresas modernas. Isto reflete-se nomeadamente nos orçamentos de TI, entre outros. Os orçamentos de TI são, portanto, indispensáveis à implementação e à execução das estratégias de transformação digital que as empresas preveem para o futuro. Confie na Lemon Learning para conseguir implementar e gerir o seu orçamento de TI com sucesso.