Etapas para um processo de mudança bem-sucedido

A mudança pode tornar-se inevitável numa organização por diversas razões. Seja para se adaptar à evolução do seu ambiente, melhorar a sua competitividade, ou responder às necessidades em constante mudança dos clientes, a capacidade de uma empresa para gerir eficazmente a mudança é essencial para a sua sobrevivência e sucesso. Uma boa gestão do processo de transformação oferece à empresa os meios para continuar a desenvolver-se num panorama em constante mutação. No entanto, nem sempre é fácil implementar a mudança e geri-la de forma adequada. A Lemon Learning apresenta-lhe, portanto, os passos a seguir para ter sucesso nesta abordagem importante.

Compreender a necessidade da mudança

A gestão da mudança (ou management da mudança) é uma abordagem que consiste em implementar determinadas ações com o objetivo de ajudar a empresa na sua globalidade a adotar e integrar uma mudança nas suas práticas.

Antes mesmo de pensar na implementação dessas ações, é necessário ter uma ideia muito precisa da razão pela qual a mudança é necessária na empresa. Para poder implementar uma metodologia de gestão da mudança coerente e eficaz, é essencial recuar para analisar os desafios atuais com que a organização se depara. A mudança e o questionamento são necessários seja para desenvolver as atividades, seja para garantir uma continuidade a longo prazo. Os desencadeadores da mudança são numerosos:

• evoluções legislativas,
• necessidade de digitalização,
• condicionantes regulatórias,
• novos modos de trabalho,
• criação de novas ofertas ou produtos,
• adaptação à pressão da concorrência,
• fusão ou reorganização da estrutura interna,

Por exemplo, a recente crise sanitária obrigou muitas empresas a fazer evoluir o seu modelo de negócio, a modificar o seu modo de produção ou a diversificar a sua clientela. Algumas delas foram obrigadas a pivotar para uma nova atividade ou a adotar uma nova política de gestão de recursos. Assim, o management da mudança pode ser considerado como uma reação ou uma adaptação a elementos endógenos ou exógenos.

Elaboração de uma visão clara e de objetivos específicos

Para o sucesso da gestão da mudança, é importante definir um determinado número de objetivos com vista a elaborar uma visão clara do processo.

Formulação da visão da mudança

A implementação da mudança é feita para responder a necessidades específicas da empresa. Em função dessas necessidades, é preciso definir uma visão clara ou um objetivo preciso a alcançar no final do processo. A questão a colocar é a seguinte: quais são as ações concretas a implementar com o objetivo de acompanhar a mudança?

Ter uma visão clara das ações a desenvolver oferece à organização uma boa compreensão da direção a tomar para obter os resultados desejados. Isso requer uma análise completa da situação atual da empresa ao nível organizacional.

Definição de um objetivo claro

Os objetivos servem para definir uma estratégia eficaz e construir um plano de ação. Devem ser classificados por ordem de prioridade. Uma vantagem importante da definição de um objetivo preciso é que poderá medir a eficácia da gestão da mudança. Ao fixar objetivos claros, obtém marcos mensuráveis para avaliar a progressão da mudança. Poderá determinar se a mudança decorre efetivamente em conformidade com as expectativas.

A finalidade da gestão da mudança é que a necessidade que criou a obrigação de mudar seja efetivamente colmatada. Assim, se constatar que os objetivos não estão a ser atingidos como previsto, poderá realizar ajustes ou mudar de método para fazer face a eventuais resistências à mudança.

Escolha da metodologia a utilizar

É importante escolher a metodologia de gestão da mudança correta para facilitar a adesão dos colaboradores às novas práticas. Embora os modelos sejam numerosos, os mais utilizados são os seguintes:

• o modelo de Kurt Lewin,
• o modelo ADKAR,
• o modelo 7 S da McKinsey,
• o modelo de Kotter,
• o modelo de Bridges,
• a curva de Kübler-Ross,
• a roda de Deming...

A escolha de uma boa ferramenta de gestão da mudança é essencial para encontrar as melhores soluções que possam ajudar a empresa a adotar novos processos. A mudança pode dizer respeito à empresa na sua totalidade ou apenas a um único departamento. Seja como for, é importante recorrer a ferramentas adequadas. Para tal, ser apoiado por profissionais como os da Lemon Learning pode ser a melhor opção. Especialistas irão ajudá-lo a conseguir a sua transição para novos processos mais eficazes que possam garantir o sucesso da empresa.

Comunicação e sensibilização

Esta é a etapa mais importante, pois a mudança só pode ser realizada em equipa ou em grupo. A comunicação é o fio condutor que alimenta toda a abordagem de gestão da mudança.

Importância de uma comunicação transparente

A identificação da necessidade de uma mudança, a definição dos objetivos e o planeamento, a integração e a execução do plano de gestão da mudança... Tudo isto depende de uma boa comunicação com os colaboradores. Na realidade, as pessoas que trabalham numa empresa e que estão envolvidas no seu funcionamento possuem conhecimentos, competências e experiências bem consolidados. Realizar uma mudança pode, portanto, tornar-se complicado se todas as pessoas envolvidas não apoiarem ativamente o processo de transformação.

Deve implementar uma política de comunicação clara e aberta ao longo de todo o processo de gestão da mudança. A transparência e a comunicação bidirecional são indispensáveis para evitar frustrações, descobrir os procedimentos que funcionam e modificar facilmente os que não funcionam.

Estratégias para envolver e informar todas as partes interessadas

Comunicar em torno da gestão da mudança pode exigir mais esforço do que poderia pensar. Para além da divulgação regular de informações com o seu grupo, deverá elaborar estratégias para garantir que todas as partes interessadas estejam ativamente envolvidas e informadas.

Identifique primeiro as diferentes partes interessadas (fornecedores, associados, colaboradores) e defina uma estratégia de comunicação específica que tenha em conta as suas necessidades, nível de envolvimento e preocupações. As pessoas envolvidas na mudança não têm o mesmo nível de importância. É portanto necessário definir os atores-chave. Isto implica que deve identificar líderes e embaixadores da mudança.

Crie depois equipas de projeto e grupos de apoio para abordar a gestão da mudança. Encoraje o diálogo e permita que as partes interessadas levantem as suas preocupações, deem a sua opinião sobre as mudanças em curso e façam sugestões.

Formação e apoio contínuos

Muitos dirigentes de empresas poderiam pensar que os colaboradores não precisam de compreender todas as mudanças nem de ser formados para acompanhar melhor o processo de transformações. Este raciocínio pode, no entanto, ser perigoso.

Implementação de um programa de formação

Negligenciar a formação é um erro que pode comprometer o seu projeto de transformação no seu conjunto. Os seus colaboradores não têm de se desenrascar sozinhos nem ser obrigados a realizar uma mudança que não compreendem. Isto irá inevitavelmente gerar lacunas e resistências à transição.

A formação dos colaboradores é uma etapa essencial que aumenta a confiança dos funcionários e as suas competências no trabalho após uma mudança maior ou menor.

Uma boa formação terá como efeito reduzir as resistências à mudança, um problema de grande dimensão que muitas empresas enfrentam no âmbito do seu processo de transformação. A formação proporciona às partes interessadas os conhecimentos e as competências de que necessitam para ter sucesso no seu novo papel.

Apoio constante e feedback regular

A familiarização dos membros do seu grupo com o novo processo e a nova visão far-se-á de forma progressiva, mesmo com uma formação completa. Para garantir que a transição decorre conforme previsto, faça regularmente o ponto da situação com os seus colaboradores e obtenha o seu feedback. Veja se conseguem realmente integrar as mudanças nas suas rotinas diárias e nos seus métodos de trabalho. É a ocasião para felicitar os sucessos, mesmo os mais modestos.

Avaliação e ajustamento

Implemente indicadores de desempenho para acompanhar a evolução dos resultados. Esta etapa importante permite dispor dos dados necessários para validar o bom andamento do projeto de mudança. Ao avaliar a evolução ou a progressão da integração da mudança na empresa, poderá saber se os objetivos poderão ser alcançados conforme previsto. Meça a compreensão, a adesão e o envolvimento dos seus colaboradores na gestão da mudança. Ajuste as ações e adote uma abordagem de melhoria contínua.

Uma última coisa muito importante a fazer é consolidar a mudança na empresa. Uma vez que o mais difícil foi feito, consolide e inscreva a mudança no funcionamento da empresa a longo prazo. Pode ser interessante partilhar os resultados regularmente com os colaboradores para dar mais sentido ao processo de transição e manter a motivação das equipas.
Em resumo, a gestão da mudança é uma etapa incontornável para qualquer empresa devido à evolução da tecnologia e das regulamentações em numerosos domínios. Mesmo que se sigam as etapas, a perseverança é a chave para que a mudança se enraíze verdadeiramente na empresa. É mantendo-se determinado e perseverante que superará todos os desafios e resistências para alcançar os objetivos definidos.

A adaptabilidade é igualmente importante. Cada empresa tem necessidades específicas, e a capacidade de se adaptar em função dessas necessidades é essencial. Seja flexível, recetivo aos retornos de experiência e aberto aos ajustamentos para que a mudança permaneça alinhada com os objetivos da empresa.