Le processus de changement : étapes clés

Il cambiamento può diventare inevitabile all'interno di un'organizzazione per varie ragioni. Che si tratti di adattarsi all'evoluzione del proprio ambiente, migliorare la competitività, o rispondere alle esigenze mutevoli dei clienti, la capacità di un'azienda di gestire efficacemente il cambiamento è essenziale per la sua sopravvivenza e il suo successo. Una buona gestione del processo di trasformazione offre all'azienda i mezzi per continuare a svilupparsi in un panorama in costante mutamento. Tuttavia, non è sempre facile implementare il cambiamento e gestirlo adeguatamente. Lemon Learning vi presenta quindi i passi da seguire per riuscire in questo importante processo.

Comprendere la necessità del cambiamento

La gestione del cambiamento (o management del cambiamento) è un approccio che consiste nell'implementare determinate azioni volte ad aiutare l'azienda nella sua globalità ad adottare e integrare un cambiamento nelle proprie pratiche.

Prima ancora di pensare all'implementazione di queste azioni, è necessario avere un'idea molto precisa del motivo per cui il cambiamento è necessario all'interno dell'azienda. Per poter mettere in atto una metodologia di gestione del cambiamento coerente ed efficace, è essenziale fare un passo indietro per analizzare le sfide attuali che l'azienda deve affrontare. Il cambiamento e il rinnovamento sono necessari sia per sviluppare le attività, sia per garantire una continuità nel tempo. I fattori scatenanti del cambiamento sono numerosi:

• evoluzioni legislative,
• necessità di digitalizzazione,
• vincoli normativi,
• nuovi modi di lavorare,
• creazione di nuove offerte o prodotti,
• adattamento alla pressione della concorrenza,
• fusione o riorganizzazione della struttura interna,

Ad esempio, la recente crisi sanitaria ha costretto molte aziende a far evolvere il proprio modello di business, a modificare il proprio modo di produzione o a diversificare la clientela. Alcune di esse sono state obbligate a orientarsi verso una nuova attività o ad adottare una nuova politica di gestione delle risorse. Pertanto, il management del cambiamento può essere considerato come una reazione o un adattamento a elementi endogeni o esogeni.

Elaborazione di una visione chiara e di obiettivi specifici

Per il successo della gestione del cambiamento, è importante definire un certo numero di obiettivi al fine di elaborare una visione chiara del processo.

Formulazione della visione del cambiamento

L'implementazione del cambiamento avviene per rispondere a esigenze specifiche dell'azienda. In funzione di queste esigenze, è necessario definire una visione chiara o un obiettivo preciso da raggiungere al termine della procedura. La domanda da porsi è la seguente: quali sono le azioni concrete da implementare al fine di accompagnare il cambiamento?

Avere una visione chiara delle azioni da intraprendere offre all'organizzazione una buona comprensione della direzione da prendere per ottenere i risultati desiderati. Ciò richiede un'analisi completa della situazione attuale dell'azienda sul piano organizzativo.

Definizione di un obiettivo chiaro

Gli obiettivi servono a definire una strategia efficace e a costruire un piano d'azione. Devono essere classificati per ordine di priorità. Un vantaggio importante della definizione di un obiettivo preciso è che sarà possibile misurare l'efficacia della gestione del cambiamento. Fissando obiettivi chiari, si ottengono tappe misurabili per valutare la progressione del cambiamento. Si potrà determinare se il cambiamento si svolge effettivamente in conformità con le aspettative.

La finalità della gestione del cambiamento è che il bisogno che ha creato la necessità di cambiare sia effettivamente soddisfatto. Così, se si constata che gli obiettivi non vengono raggiunti come previsto, sarà possibile effettuare degli aggiustamenti o cambiare metodo per ovviare a eventuali resistenze al cambiamento.

Scelta della metodologia da utilizzare

È importante scegliere la giusta metodologia di management del cambiamento per facilitare l'adesione dei collaboratori alle nuove pratiche. Sebbene i modelli siano numerosi, i più utilizzati sono i seguenti:

• il modello di Kurt Lewin,
• il modello ADKAR,
• il modello 7S di McKinsey,
• il modello di Kotter,
• il modello di Bridges,
• la curva di Kübler-Ross,
• la ruota di Deming...

La scelta di un buon strumento di gestione del cambiamento è essenziale per trovare le migliori soluzioni in grado di aiutare l'azienda ad adottare nuovi processi. Il cambiamento può riguardare l'intera azienda o un singolo reparto. In ogni caso, è importante ricorrere a strumenti appropriati. A tal fine, farsi aiutare da professionisti come quelli di Lemon Learning può essere la scelta migliore. Gli esperti vi aiuteranno a riuscire nella vostra transizione verso nuovi processi più efficaci in grado di garantire il successo dell'azienda.

Comunicazione e sensibilizzazione

È la fase più importante, poiché il cambiamento può essere realizzato solo in team o in gruppo. La comunicazione è il filo conduttore che alimenta l'intero processo di gestione del cambiamento.

Importanza di una comunicazione trasparente

L'identificazione del bisogno di un cambiamento, la definizione degli obiettivi e la pianificazione, l'integrazione e l'esecuzione del piano di gestione del cambiamento... Tutto ciò dipende da una buona comunicazione con i collaboratori. In realtà, le persone che lavorano all'interno di un'azienda e che sono coinvolte nel suo funzionamento possiedono conoscenze, competenze ed esperienze ben consolidate. Effettuare un cambiamento può quindi diventare complicato se tutte le persone interessate non sostengono attivamente il processo di trasformazione.

È necessario mettere in atto una politica di comunicazione chiara e aperta per tutta la durata della procedura di gestione del cambiamento. La trasparenza e la comunicazione bidirezionale sono indispensabili per evitare le frustrazioni, scoprire le procedure che funzionano e modificare facilmente quelle che non funzionano.

Strategie per coinvolgere e informare tutti gli stakeholder

Comunicare intorno alla gestione del cambiamento può richiedere più sforzo di quanto si potrebbe pensare. Al di là della diffusione regolare di informazioni con il proprio gruppo, sarà necessario elaborare strategie per assicurarsi che tutti gli stakeholder siano attivamente coinvolti e informati.

Identificate innanzitutto i diversi stakeholder (fornitori, soci, dipendenti) e definite una strategia di comunicazione specifica che tenga conto delle loro esigenze, del loro livello di coinvolgimento e delle loro preoccupazioni. Le persone coinvolte nel cambiamento non hanno lo stesso livello di importanza. Un lavoro necessario consiste quindi nel definire gli attori chiave. Ciò presuppone che si debbano identificare leader e ambasciatori del cambiamento.

Create poi team di progetto e gruppi di supporto per affrontare la gestione del cambiamento. Incoraggiate il dialogo e permettete agli stakeholder di sollevare le proprie preoccupazioni, di esprimere la propria opinione sui cambiamenti in corso, di fare suggerimenti.

Formazione e supporto continui

Molti imprenditori potrebbero pensare che i collaboratori non abbiano bisogno di comprendere tutti i cambiamenti o di essere formati per seguire meglio il processo di trasformazioni. Questo ragionamento può tuttavia essere pericoloso.

Implementazione di un programma di formazione

Trascurare la formazione è un errore che può compromettere l'intero progetto di trasformazione. I vostri dipendenti non devono cavarsela da soli o essere costretti ad affrontare un cambiamento che non comprendono. Ciò porterà inevitabilmente a lacune e resistenze alla transizione.

La formazione dei collaboratori è una fase essenziale che aumenta la fiducia dei dipendenti e le loro competenze nel lavoro dopo un cambiamento importante o minore.

Una buona formazione avrà l'effetto di ridurre le resistenze al cambiamento, un problema significativo che molte aziende incontrano nell'ambito del loro processo di trasformazione. La formazione fornisce alle parti interessate le conoscenze e le competenze di cui hanno bisogno per avere successo nel loro nuovo ruolo.

Supporto costante e feedback regolare

La familiarizzazione dei membri del vostro gruppo con il nuovo processo e la nuova visione avverrà in modo progressivo anche con una formazione completa. Per assicurarvi che la transizione si svolga come previsto, fate il punto regolarmente con i vostri collaboratori e raccogliete il loro feedback. Verificate se riescono realmente a integrare i cambiamenti nelle loro routine quotidiane e nei loro metodi di lavoro. È l'occasione per congratularsi per i successi, anche i più modesti.

Valutazione e adeguamento

Implementate degli indicatori di performance per monitorare l'evoluzione dei risultati. Questa fase importante consente di disporre dei dati necessari per validare il corretto svolgimento del progetto di cambiamento. Valutando l'evoluzione o la progressione dell'integrazione del cambiamento all'interno dell'azienda, potrete sapere se gli obiettivi potranno essere raggiunti come previsto. Misurate la comprensione, l'adesione e il coinvolgimento dei vostri collaboratori nella gestione del cambiamento. Adeguate le azioni e adottate un approccio di miglioramento continuo.

Un'ultima cosa molto importante da fare è radicare il cambiamento nell'azienda. Una volta che il più difficile è stato fatto, consolidate e iscrivete il cambiamento nel funzionamento dell'azienda sul lungo termine. Può essere interessante condividere regolarmente i risultati con i collaboratori per dare più senso al processo di transizione e mantenere la motivazione dei team.
In sintesi, la gestione del cambiamento è una fase imprescindibile per qualsiasi azienda a causa dell'evoluzione della tecnologia e delle normative in molti settori. Anche se si seguono le fasi, la perseveranza è la chiave affinché il cambiamento si radichi davvero nell'azienda. È rimanendo risoluti e perseveranti che supererete tutte le sfide e le resistenze per raggiungere gli obiettivi prefissati.

L'adattabilità è altrettanto importante. Ogni azienda ha esigenze specifiche, e la capacità di adattarsi in funzione di queste esigenze è essenziale. Siate flessibili, ricettivi ai feedback e aperti agli adeguamenti affinché il cambiamento rimanga allineato agli obiettivi dell'azienda.