Onboarding ERP: 3 errores que frenan su adopción

¿Sabía que casi la mitad de las implantaciones de ERP fracasa a la primera (Technology Evaluation Centers)? Dificultades durante la implantación, una mala gestión del cambio o una formación inadecuada son algunas de las muchas causas que pueden llevar al fracaso de un proyecto ERP.

Para favorecer el éxito de su proyecto ERP, es decir, su adopción por parte de los usuarios, el onboarding es una etapa fundamental. Descubra tres errores que debe evitar para favorecer la adopción de su ERP de forma duradera.

1. Olvidarse de dar la bienvenida a los nuevos usuarios en el ERP

Nuevo puesto, nueva ciudad: durante su primer día en su nuevo trabajo, decide ir a buscar un bollo a la panadería del barrio. El único problema es que el panadero no le saluda y le presta poca atención cuando le atiende. Se pregunta si volverá por aquí.

Un ambiente bastante frío, ¿verdad? Pues bien, los ERP son un poco como las panaderías: preferimos que sean acogedores. De hecho, la bienvenida es determinante para la experiencia y el compromiso. El primer error en los ERP consiste, por tanto, en no preparar y cuidar la acogida de los nuevos usuarios. Sin una bienvenida en el ERP, los usuarios pueden sentirse perdidos, mostrar mayor resistencia ante la herramienta o simplemente abandonar el ERP por falta de acompañamiento. Entonces, ¿cuáles son las buenas prácticas para dar la bienvenida a nuevos usuarios en un ERP?

El consejo de Lemon Learning: comuníquese con sus usuarios

Para dar la bienvenida a sus nuevos usuarios en su ERP, nada mejor que la comunicación personalizada. ¿La buena noticia? ¡Lemon Learning le permite comunicarse con sus usuarios de forma sencilla! Ya sea para enviar un mensaje de bienvenida o una presentación de las funcionalidades principales, basta con unos pocos clics para enviar contenido personalizado a sus diferentes usuarios. ¿El gran punto a favor? ¡Lemon Learning se integra directamente en su ERP (siempre que sea accesible en línea)! Este es el caso, entre otros, de los ERP Infor, Oracle o Dynamics 365.

2. No formar a los usuarios en el ERP

No formar a sus usuarios en su ERP y esperar que lo dominen rápidamente es como pedirle a un novato en cocina que cree macarons perfectos a la primera: es algo poco realista. Para favorecer la adopción de su software ERP, la formación es indispensable. Y con razón, sin formación, expone a sus usuarios a varios riesgos. 

• Una pérdida de tiempo : a falta de los conocimientos necesarios para dominar el ERP, sus usuarios pierden tiempo regularmente buscando información, esperando respuestas del soporte o rectificando sus errores. 
• Una disminución del rendimiento : sin formación, sus usuarios son menos productivos en sus puestos porque dedican más tiempo a dominar su software que al ejercicio real de sus funciones. Por tanto, son menos operativos en el día a día, lo que afecta directamente al rendimiento de la empresa.  
• Un aumento de los costes : el mal dominio del ERP tiene un coste, ya que puede derivar en un abandono de las herramientas (es decir, licencias sin usar), errores cometidos en el ERP que pueden generar costes según su gravedad, un aumento de los costes de soporte (más solicitudes). O simplemente, costes en términos de competitividad frente a otras empresas que sacarían pleno provecho de su ERP. 

Como habrá comprendido, la formación no es una opción: es un elemento indispensable del onboarding ERP. Entonces, ¿cómo proceder concretamente para formar a los usuarios en el ERP de manera eficaz? 

El consejo de Lemon Learning: forme a sus usuarios desde su ERP 

Para formar a sus usuarios en un ERP de manera eficaz, es esencial adaptarse a sus necesidades. Para ello, nada mejor que el Learning by Doing: un aprendizaje a través de la práctica que permite a sus usuarios dominar su software utilizándolo directamente. Con Lemon Learning, puede apoyarse en esta forma de aprendizaje para optimizar su onboarding y la adopción de sus software. Sea cual sea su ERP, sus usuarios se forman mediante la práctica y en tiempo real gracias a guías interactivas integradas. En el ERP Dynamics 365, por ejemplo, sus usuarios pueden aprender a crear un seguimiento de prescriptor, cerrar un expediente o crear una solicitud de admisión paso a paso gracias a las guías interactivas. ¿El resultado? Un mejor compromiso de sus usuarios con el ERP, un mejor uso de la herramienta y un mejor rendimiento de los equipos en el día a día. 

3. Creer que el onboarding es un proceso finalizado

El onboarding nunca termina. Y con razón, su ERP y sus usuarios evolucionan constantemente: aparecen nuevas funcionalidades, la interfaz del ERP cambia y sus usuarios pueden cambiar de puesto y utilizar el ERP de otra manera. Por tanto, es esencial acompañar a sus usuarios en el ERP en el día a día, más allá del onboarding introductorio. Para ello, algunos elementos son clave: 

• La escalabilidad de la formación: para añadir y actualizar las formaciones a medida que el ERP evoluciona. 
• La personalización de los contenidos: para responder a cada usuario de forma adaptada según su uso de la herramienta.
• La comunicación: para mantener a sus usuarios comprometidos de forma duradera. 

Pero eso no es todo. Para mejorar su onboarding ERP, existe otro elemento fundamental: el ROI. 

El consejo de Lemon Learning: ¡mida, ajuste y vuelva a empezar! 

Medir el ROI permite mejorar la calidad del onboarding ERP a lo largo de todo el recorrido de sus usuarios con el ERP. Y con razón, al medir el impacto de su onboarding ERP, tiene todas las claves para mejorar el acompañamiento de sus usuarios en su día a día con el ERP. Con la solución Lemon Learning, tiene acceso a las estadísticas directamente desde su ERP. ¿El resultado? ¡Tiene todas las claves para optimizar su onboarding y acelerar la adopción de su ERP! Por ejemplo, en el ERP Oracle, puede ver cómo interactúan sus usuarios con sus guías interactivas (guías consultadas, formatos más valorados, etc.) para ajustar su acompañamiento según sus necesidades. 

Como habrá comprendido, aunque existen errores en materia de onboarding ERP, ¡es perfectamente posible evitarlos! Apoyándose en fundamentos como la acogida de los nuevos usuarios en el ERP, la formación en el ERP y la medición del ROI, acelera la adopción de su software ERP para una digitalización duradera.

¿Tiene un proyecto ERP? Lemon Learning puede ayudarle a acelerar la adopción de su ERP, sea cual sea, ¡siempre que sea accesible en línea!