ERP Onboarding: i 3 errori più comuni da evitare

Quasi la metà delle implementazioni ERP fallisce al primo tentativo (Technology Evaluation Centers). Le cause sono molteplici: difficoltà durante l'implementazione, una cattiva gestione del cambiamento o una formazione inadeguata degli utenti.

Per favorire il successo del progetto ERP, ovvero la sua reale adozione da parte degli utenti, l'onboarding rappresenta una fase fondamentale. Ecco i tre errori più comuni da evitare per garantire un'adozione duratura.

1. Dimenticare di accogliere i nuovi utenti sull'ERP

Immaginate di entrare per la prima volta in una panetteria di quartiere e di essere accolti con completa indifferenza. Difficilmente tornereste. Lo stesso principio vale per gli ERP: l'accoglienza è determinante per l'esperienza e il coinvolgimento degli utenti.

Il primo errore nell'onboarding ERP consiste proprio nel non curare l'accoglienza dei nuovi utenti. Senza un'introduzione adeguata, gli utenti rischiano di sentirsi disorientati, di sviluppare resistenze nei confronti dello strumento o di abbandonarlo per mancanza di supporto.

Il consiglio di Lemon Learning: comunicate con i vostri utenti

Per accogliere i nuovi utenti sul loro ERP, la comunicazione personalizzata è lo strumento più efficace. Lemon Learning consente di inviare messaggi di benvenuto o presentazioni delle funzionalità principali con pochi clic, indirizzandoli ai diversi profili di utenti. Il vantaggio principale è che Lemon Learning si integra direttamente nel vostro ERP, a condizione che sia accessibile online: è il caso, ad esempio, di Infor, Oracle e Dynamics 365.

2. Non formare i tuoi utenti sull'ERP

Aspettarsi che gli utenti padroneggiino rapidamente un ERP senza formazione specifica è irrealistico. La formazione è un elemento indispensabile dell'onboarding ERP: senza di essa, gli utenti sono esposti a rischi concreti e misurabili.

• Perdita di tempo: senza le conoscenze necessarie, gli utenti cercano informazioni in autonomia, attendono risposte dal supporto o correggono continuamente i propri errori.
• Calo delle performance: gli utenti dedicano più energie al padroneggiamento del software che all'esercizio delle loro funzioni, con un impatto diretto sulla produttività quotidiana.
• Aumento dei costi: la scarsa padronanza dell'ERP può comportare licenze inutilizzate, errori operativi costosi e un incremento delle richieste al supporto tecnico.

La formazione non è quindi un'opzione: è un pilastro dell'onboarding ERP. La domanda concreta è: come formare gli utenti in modo efficace?

Il consiglio di Lemon Learning: formare i tuoi utenti direttamente dal tuo ERP

Per formare gli utenti in modo efficace, è essenziale adattarsi alle loro esigenze reali. Il metodo del Learning by Doing, ovvero l'apprendimento pratico direttamente sul software, è tra i più efficaci. Con Lemon Learning, gli utenti si formano attraverso guide interattive integrate nell'ERP, in tempo reale e durante lo svolgimento delle loro attività.

Su Dynamics 365, ad esempio, gli utenti possono imparare passo dopo passo come creare un monitoraggio prescrittore, chiudere un fascicolo o avviare una richiesta di ammissione, senza mai uscire dall'applicazione. Il risultato è un maggiore coinvolgimento degli utenti, un utilizzo più consapevole dello strumento e performance migliori per i team.

Per approfondire i limiti della formazione software tradizionale, è utile leggere anche questo articolo sui principali limiti della formazione e-learning sui software.

3. Pensare che l'onboarding sia un processo concluso

L'onboarding ERP non si esaurisce dopo le prime settimane di utilizzo. L'ERP evolve continuamente: compaiono nuove funzionalità, l'interfaccia cambia, gli utenti cambiano ruolo e modificano le proprie modalità di utilizzo. Accompagnare gli utenti in modo continuativo, al di là dell'onboarding iniziale, è quindi essenziale.

Tre elementi sono fondamentali per garantire questo supporto nel tempo:

• L'evolutività della formazione: per aggiornare i contenuti man mano che l'ERP cambia.
• La personalizzazione dei contenuti: per rispondere alle esigenze specifiche di ciascun utente in base al suo utilizzo dello strumento.
• La comunicazione continua: per mantenere gli utenti coinvolti e informati nel tempo.

A questi elementi se ne aggiunge un altro imprescindibile: la misurazione del ritorno sull'investimento (ROI).

Il consiglio di Lemon Learning: misura, aggiusta e ricomincia

Misurare il ROI dell'onboarding consente di migliorare continuamente il supporto agli utenti sull'ERP. Con Lemon Learning, le statistiche di utilizzo sono accessibili direttamente dall'interno dell'ERP. Su Oracle, ad esempio, è possibile monitorare quali guide interattive vengono consultate, quali formati risultano più efficaci e dove gli utenti incontrano maggiori difficoltà, per adattare il supporto alle loro esigenze reali.

Evitare questi tre errori è del tutto possibile. Investire nell'accoglienza, nella formazione pratica e nella misurazione continua dei risultati consente di accelerare l'adozione del software ERP e di garantire una digitalizzazione duratura.

Hai un progetto ERP? Lemon Learning può aiutarti ad accelerare l'adozione del tuo ERP, qualunque esso sia, a condizione che sia accessibile online.