Onboarding ERP: 3 erros a evitar para garantir a adoção

Sabia que quase metade das implementações de ERP falha à primeira tentativa (Technology Evaluation Centers)? Dificuldades durante a implementação, má gestão da mudança ou ainda formação inadequada, as causas de um projeto ERP falhado podem ser várias.

Para favorecer o sucesso do seu projeto ERP, ou seja, a sua adoção pelos utilizadores, o onboarding é uma etapa fundamental. Descubra três erros a evitar para promover a adoção do seu ERP de forma duradoura.

1. Esquecer de dar as boas-vindas aos novos utilizadores no ERP

Novo posto, nova cidade: no seu primeiro dia no novo emprego, decide ir buscar um pastel à padaria do bairro. O único problema é que o padeiro não o cumprimenta e mal lhe presta atenção quando o serve. Fica a pensar se voltará ali.

Uma atmosfera um pouco fria, não é? Pois bem, os ERP são um pouco como as padarias: preferimos quando são acolhedores. Com efeito, a receção é determinante para a experiência e o envolvimento. O primeiro erro nos ERP consiste, portanto, em não preparar e cuidar da receção dos novos utilizadores. Sem uma receção adequada no ERP, os utilizadores podem sentir-se perdidos, apresentar mais resistência face à ferramenta ou simplesmente abandonar o ERP por falta de acompanhamento. Então, quais são as boas práticas para acolher novos utilizadores num ERP?

A dica Lemon Learning: comunique com os seus utilizadores

Para dar as boas-vindas aos novos utilizadores no seu ERP, nada melhor do que a comunicação personalizada. A boa notícia? O Lemon Learning permite-lhe comunicar com os seus utilizadores com toda a simplicidade! Seja para enviar uma mensagem de boas-vindas ou uma apresentação das funcionalidades principais, basta alguns cliques para disponibilizar conteúdo personalizado aos seus diferentes utilizadores! O grande ponto positivo? O Lemon Learning integra-se diretamente no seu ERP (desde que esteja acessível online)! É o caso, nomeadamente, nos ERP Infor, Oracle ou ainda Dynamics 365!

2. Não formar os seus utilizadores para o ERP

Não formar os seus utilizadores no seu ERP e esperar que o dominem rapidamente é como pedir a um novato na cozinha que crie macarons perfeitos à primeira tentativa: é irrealista. Para favorecer a adoção do seu software ERP, a formação é indispensável. E com razão, sem formação, expõe os seus utilizadores a vários riscos. 

• Uma perda de tempo : por falta dos conhecimentos necessários para dominar o ERP, os seus utilizadores perdem tempo regularmente à procura de informações, à espera de respostas do suporte ou a corrigir os seus erros. 
• Uma diminuição do desempenho : sem formação, os seus utilizadores são menos produtivos nos seus postos pois dedicam mais tempo a dominar o seu software do que ao exercício real das suas funções. São, portanto, menos operacionais no dia a dia, o que afeta diretamente o desempenho da empresa.  
• Um aumento dos custos : o fraco domínio do ERP tem um custo, pois pode resultar no abandono das ferramentas (ou seja, licenças não utilizadas), erros efetuados no ERP que podem gerar custos consoante a sua gravidade, um aumento dos custos de suporte (mais pedidos). Ou simplesmente, custos em termos de competitividade face a outras empresas que tirem pleno proveito do seu ERP. 

Compreenderá, portanto, que a formação não é uma opção: é um elemento indispensável do onboarding ERP. Então, como proceder concretamente para formar os utilizadores no ERP de forma eficaz? 

A dica Lemon Learning: formar os seus utilizadores a partir do seu ERP 

Para formar os seus utilizadores num ERP de forma eficaz, é essencial adaptar-se às suas necessidades. Para isso, nada melhor do que o Learning by Doing: uma aprendizagem pela prática que permite aos seus utilizadores dominar o seu software utilizando-o diretamente. Com o Lemon Learning, pode apoiar-se nesta forma de aprendizagem para otimizar o seu onboarding e a adoção dos seus softwares. Independentemente do seu ERP, os seus utilizadores formam-se pela prática e em tempo real graças a guias interativos incorporados. No ERP Dynamics 365, por exemplo, os seus utilizadores podem aprender a criar um acompanhamento de prescritor, encerrar um processo ou ainda criar um pedido de admissão passo a passo graças aos guias interativos. O resultado? Um melhor envolvimento dos seus utilizadores no ERP, uma melhor utilização da ferramenta e um melhor desempenho das equipas no dia a dia. 

3. Pensar que o onboarding é um processo terminado

O onboarding nunca termina. E com razão, o seu ERP e os seus utilizadores estão em constante evolução: surgem novas funcionalidades, a interface do ERP muda e os seus utilizadores podem mudar de função e utilizar o ERP de forma diferente. É, portanto, essencial acompanhar os seus utilizadores no ERP no dia a dia, e isso, para além do onboarding de introdução. Para tal, alguns elementos são fundamentais: 

• A evolução da formação: para adicionar e atualizar as formações acompanhando as evoluções do ERP. 
• A personalização dos conteúdos: para responder a cada utilizador de forma adaptada consoante a sua utilização da ferramenta.
• A comunicação: para manter os seus utilizadores envolvidos de forma duradoura. 

Mas não é tudo. Para melhorar o seu onboarding ERP, existe outro elemento fundamental: o ROI. 

A dica Lemon Learning: medir, ajustar e recomeçar! 

Medir o ROI permite melhorar a qualidade do onboarding de ERP ao longo de todo o percurso dos seus utilizadores com o ERP. Com razão, ao medir os resultados do seu onboarding de ERP, tem todas as ferramentas necessárias para melhorar o acompanhamento dos seus utilizadores no dia a dia no seu ERP. Com a solução Lemon Learning, tem acesso às estatísticas diretamente a partir do seu ERP. Resultado? Tem todas as ferramentas necessárias para otimizar o seu onboarding e acelerar a adoção do seu ERP! Por exemplo, no ERP Oracle, pode ver como os seus utilizadores interagem com os seus guias interativos (guias consultados, formatos mais apreciados, etc.) para ajustar o seu acompanhamento de acordo com as suas necessidades!

Como compreendeu, se existem erros em matéria de onboarding de ERP, é perfeitamente possível evitá-los! Apoiando-se em fundamentos como a receção dos novos utilizadores no ERP, a formação no ERP e a medição do ROI, acelera a adoção do seu software ERP para uma digitalização sustentável!

Tem um projeto de ERP? A Lemon Learning pode ajudá-lo a acelerar a adoção do seu ERP, seja ele qual for, desde que esteja acessível online!