Glosario: ¿Qué es una guía interactiva?

Una guía interactiva es un contenido pedagógico digital que acompaña paso a paso a un usuario en el manejo de una herramienta digital. Esta funcionalidad se integra como una capa superpuesta sobre un software y guía las acciones del usuario con el fin de ejecutar una tarea u obtener una información. Al dejarse guiar desde el primer momento, el usuario comprende con el uso el funcionamiento de su herramienta.

¿Cómo funciona una guía interactiva?

Una guía interactiva se integra directamente en programas SaaS como CRM, SIRH, ERP o aplicaciones internas de las empresas. Este sistema de capa superpuesta se incorpora mediante una extensión o una modificación del código de la herramienta.

Lo que llega a los usuarios finales y lo que concierne a los editores se gestiona en dos plataformas separadas. El acceso al editor permite crear, personalizar y administrar las guías interactivas destinadas a los usuarios.

¿Cómo crear una guía interactiva eficaz?

Una guía interactiva puede incluir distintas funcionalidades en función de la herramienta sobre la que se incorpora, de las necesidades de los usuarios finales y de los objetivos de la empresa. Hay dos criterios fundamentales que deben tenerse en cuenta al crearlas:

• Las solicitudes de soporte.

Analizar las solicitudes de soporte más recurrentes es una buena manera de determinar con prioridad las guías interactivas que hay que crear. Estas harán referencia a los procesos en los que los usuarios tienen más dificultades: uso incorrecto, errores de introducción de datos, etc.

• El perfil de los usuarios y sus necesidades.

Identificar quiénes son los usuarios permite adaptar el contenido según su puesto, país, departamento o equipo, y darles acceso únicamente a lo que les resulta relevante. Estos indicadores son esenciales para personalizar las guías tanto para los usuarios como para la empresa.

¿Qué herramientas permiten crear guías interactivas?

Algunas soluciones incluyen guías interactivas de forma nativa. Es el caso de Google, que las lanza automáticamente cuando se implementa una nueva funcionalidad.

Las guías interactivas forman también parte integrante de las plataformas de adopción digital. Con este tipo de software, es posible integrarlas y modificarlas fácilmente en cualquier herramienta de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre una guía interactiva y una formación tradicional?

A diferencia de la formación tradicional, las guías interactivas acompañan al usuario en el manejo de sus herramientas digitales sin que tenga que salir de ellas.

La formación tradicional se ha basado durante mucho tiempo en módulos presenciales o en recursos formativos (vídeos, LMS, manuales de usuario) que se consultan fuera de las propias herramientas. En el contexto de la formación en software, el uso de guías interactivas resulta más eficaz que cualquier soporte de formación convencional.

Las guías interactivas y el Learning by doing

Las guías interactivas se basan en la metodología del Learning by doing: aprender practicando.

Una guía interactiva acompaña al usuario dentro del propio programa, allí donde la formación tradicional le deja en el plano teórico.

Tomemos el ejemplo del permiso de conducir. El aprendiz adquiere conocimientos teóricos con el código de circulación, y las horas de conducción le permiten combinar la teoría con la práctica. Quienes optan por la conducción acompañada obtienen una tasa de éxito mayor que con un itinerario de aprendizaje tradicional. El principio es el mismo.

¿Cuáles son los beneficios de una guía interactiva?

Una guía interactiva aporta ventajas tanto para el usuario como para la empresa. Estos cuatro beneficios resumen su valor principal:

• Fomenta la autonomía de los usuarios a largo plazo (Learning by doing).
• Reduce las solicitudes de soporte.
• Es sencilla e intuitiva.
• Está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana.

En conjunto, una guía interactiva mejora el uso de las herramientas digitales y contribuye a consolidar la adopción digital dentro de la empresa.

Guías interactivas: casos de uso de Lemon Learning

¿Cómo activa el usuario una guía interactiva?

Frente a su herramienta, el usuario dispone de distintas maneras de activar una guía interactiva. A continuación se presentan tres formas de iniciarla:

• Pulsando en la guía.

Algunas guías interactivas son visibles directamente en la interfaz de la herramienta. El usuario puede iniciarla libremente para acceder a la información que busca mediante un menú desplegable.

• Los iniciadores rápidos.

Esta función es una información emergente situada en un lugar concreto de la herramienta y asociada a una funcionalidad que requiere aclaraciones. Al pulsarla, el usuario inicia la guía.

• Los iniciadores inteligentes.

Esta función es también una información emergente, pero se lanza de forma automática. El usuario no tiene que realizar ninguna acción previa: el editor decide cuándo se activa la guía, por ejemplo en una funcionalidad que suele generar dudas. El usuario puede entonces seguirla o cerrarla.

Cada forma de iniciar la guía es personalizable y constituye un medio para acompañar al usuario en el momento adecuado.

¿Cómo acompaña la guía interactiva a los usuarios?

Una vez iniciada la guía, el usuario comienza a ser guiado en sus acciones. Así es como funciona el proceso:

• La guía solicita al usuario que realice acciones concretas:
  • hacer clic en un elemento;
  • activar un cambio de página;
  • pasar el cursor por encima de un elemento;
  • colocar el ratón sobre un componente de la interfaz.
• Cada acción desencadena la siguiente etapa, que pide al usuario una nueva acción.
• Las acciones se suceden hasta que el usuario llega a la información o tarea que buscaba.

Al dejarse guiar, el usuario aprende el camino hacia la información. Puede iniciar la guía tantas veces como desee hasta que ya no la necesite: el principio del Learning by doing aplicado a las herramientas digitales.

Algunos ejemplos de guías interactivas de Lemon Learning

• En Salesforce: "Crear un nuevo cliente potencial"
• En Workday: "Actualizar las opciones de pago"
• En Oracle: "Crear un nuevo prospecto"
• En Microsoft 365: "Subir un archivo a OneDrive"