Cómo dirigir y organizar un programa de gestión del cambio

Preparar y organizar la gestión del cambio

Crear planes de formación y comunicación es solo una etapa para iniciar el cambio. La durabilidad de las nuevas herramientas y métodos depende, sobre todo, del seguimiento de las acciones establecidas. ¿Qué herramientas elegir? ¿Qué indicadores utilizar?

Descubre en este último artículo de nuestra trilogía consejos prácticos para establecer herramientas de gestión y de medida eficaces, evaluar el impacto de tus proyectos y garantizar su éxito a largo plazo.

Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Como en cualquier proyecto, es necesario establecer indicadores realistas, medibles y con plazos definidos para evaluar el progreso del cambio, preparar medidas correctivas ante posibles desviaciones, medir el éxito o fracaso una vez aplicado y demostrar el valor añadido en la evaluación final.

Los indicadores de rendimiento se pueden vincular a:

• Los plazos: ¿se han respetado las fechas de implantación de la herramienta para que el proyecto pueda ejecutarse a tiempo?
• El presupuesto: ¿se ha respetado el presupuesto asignado a la formación?
• La calidad: ¿el proyecto avanza de manera satisfactoria?
• La eficiencia: ¿se está haciendo un uso adecuado del tiempo, el dinero y los recursos?

Para elegir los indicadores más adecuados, conviene tener en cuenta estos criterios:

• Cada indicador debe estar asociado a un objetivo bien definido.
• Un indicador relevante ha de ser simple y medible a lo largo del tiempo.
• No es necesario multiplicar los indicadores innecesariamente.
• Comprueba que dispones del presupuesto y del personal necesarios para dar soporte a las métricas definidas.

Independientemente de los indicadores elegidos, es necesario, especialmente en proyectos a gran escala, segmentar la gestión según las diferentes entidades de la empresa: por país, por departamento o por grupos de empleados. Este nivel de detalle garantizará la relevancia de las comunicaciones y del acompañamiento durante todo el proyecto.

Hoy en día existen diversas alternativas al tradicional Excel para la gestión de proyectos y la planificación en línea: Asana, Trello, Monday o Zoho Projects, entre otras.

Medir el nivel de compromiso

Si bien es importante hacer seguimiento de las métricas relacionadas con el buen funcionamiento del proyecto, es igualmente crucial medir el compromiso y la participación de los empleados en el proceso de cambio: mediante el envío periódico de formularios y encuestas, talleres específicos, o la observación de las tasas de adopción y uso de la nueva herramienta.

Para lograr una gestión del cambio eficaz, Lemon Learning valora la experiencia de los empleados y fomenta el compromiso a través de la interacción. Integrado directamente en las herramientas que los empleados usan a diario, el contenido de Lemon Learning permite una formación breve, lúdica e interactiva. El envío de notificaciones y la integración de cuestionarios, pruebas o encuestas en sus herramientas permite interactuar directamente con todos los empleados.

La base de la solución Lemon Learning: Aprender Haciendo

Ante la creciente digitalización de las empresas y la evolución de las competencias de los empleados, Lemon Learning propone una solución de formación basada en el método de Aprender Haciendo. El objetivo: hacer el uso de las herramientas digitales más simple, más dinámico y más agradable, yendo más allá del conocimiento puramente teórico.

En situación de escucha, el nivel óptimo de atención del cerebro humano no supera los 10 minutos, incluso tratándose de un tema de interés. Leer y escuchar no equivale a hacer. Las cifras hablan por sí solas: retenemos el 75 % de lo que hacemos y el 5 % de lo que escuchamos (fuente: National Training Laboratories). Gracias al método de Aprender Haciendo, Lemon Learning permite a los usuarios integrar de manera eficaz lo que aprenden.

El método de Aprender Haciendo se incorpora directamente al trabajo diario de los empleados, quienes pueden activar la guía que necesiten para resolver cualquier duda o dificultad. Más autónomos y eficientes, ellos mismos se convierten en el motor de la gestión del cambio en la empresa.

Con estos consejos, herramientas y buenas prácticas, tu proyecto de gestión del cambio va por el buen camino. Si deseas hablar con un experto en adopción de software y gestión del cambio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.