SAP S/4HANA Cloud: cómo lograr una transición exitosa a la nube

SAP es probablemente el primer ERP que vendría a la mente si tuviera que nombrar solo uno. Líder del mercado de soluciones ERP en Europa, SAP ha estado durante mucho tiempo instalado en los puestos de trabajo para un uso local (cliente pesado).

Hoy en día, el editor ofrece un sistema de gestión integrado disponible en la nube: SAP S/4HANA Cloud. Pero ¿qué ventajas tiene migrar a la nube? ¿Y cómo llevar a cabo la transición de forma eficaz?

SAP S/4HANA Cloud: ¿qué ventajas ofrece a las empresas?

Uniformización del sistema de información, estandarización de los procesos de gestión, segurización de los datos, mejora de la gestión de recursos y fluidificación de la comunicación: el ERP (Enterprise Resource Planning) tiene muchos recursos a su disposición.

El 50 % de las empresas considera que el ERP actúa como motor de la transformación digital (IDC France Cegid).

Si el ERP ocupa un lugar importante en la transformación digital, es porque permite a las empresas mejorar su rendimiento a largo plazo. Entre los numerosos programas ERP del mercado, SAP S/4HANA Cloud integra tecnologías inteligentes como la inteligencia artificial, el machine learning y el análisis avanzado, elementos ventajosos tanto a nivel operativo como en la toma de decisiones.

Gracias a su modelo en la nube, a su arquitectura modular y a sus actualizaciones automáticas gestionadas por SAP, SAP S/4HANA Cloud permite a las empresas disponer de mayor flexibilidad y ganar en tiempo, productividad y rentabilidad. Pero para lograr una transición exitosa a la nube, no basta con implantar un nuevo software ERP.

Software SAP S/4HANA y transición a la nube: ¿qué impacto tiene en los usuarios finales?

Pasar a la nube puede resultar desestabilizador para los usuarios finales. Nueva herramienta, nueva interfaz, nuevas funcionalidades y actualizaciones frecuentes: los cambios que implica una transición hacia la nube afectan directamente al día a día de los usuarios.

Su solución ERP solo proporcionará los resultados esperados si los usuarios finales la adoptan de verdad. Para ello, es imprescindible acompañarles durante toda la transición hacia la nube.

ERP SAP S/4HANA: las claves para lograr la transición hacia la nube

Cerca de la mitad de las implantaciones de ERP fracasa la primera vez (Technology Evaluation Centers).

Adopción digital: en dos palabras se resume lo que determinará el éxito o el fracaso de su paso a la nube. Para asegurar la adopción de SAP S/4HANA Cloud por parte de los usuarios, existen tres palancas fundamentales.

1. Comunicar el proyecto de implementación para lograr la adhesión de los colaboradores

La comunicación es esencial para lograr la transición hacia la nube. Y los datos lo confirman:

1 de cada 3 proyectos fracasa debido a una comunicación ineficaz (Project Management Institute).

Para comunicar de forma eficaz durante la implantación de SAP S/4HANA Cloud, conviene:

• Implicar a todas las partes interesadas, desde los usuarios finales hasta la Dirección.
• Dar sentido a la transición explicando el valor añadido del proyecto para cada perfil.
• Mantener la comunicación activa después del despliegue, no solo durante la fase de lanzamiento.

Comunicar directamente desde SAP S/4HANA Cloud con Lemon Learning

Comunicar bien es proporcionar la información adecuada en el momento oportuno. Para ello, existen hoy en día dispositivos que permiten comunicar directamente desde las herramientas digitales. Es el caso de las plataformas de adopción digital como Lemon Learning, que se integra directamente en SAP S/4HANA Cloud. Mediante notificaciones push e información emergente, la solución permite interactuar en tiempo real con los usuarios dentro de su entorno SAP S/4HANA Cloud.

2. Formar a los usuarios en SAP S/4HANA en el momento oportuno

Para lograr la transición hacia la nube, es fundamental formar a los usuarios finales. Una formación bien planificada favorece la correcta adopción de la solución y reduce los errores de uso.

Algunos principios clave para formar a los usuarios en SAP S/4HANA Cloud de forma eficaz:

• Apostar por una formación breve para una mejor retención de la información.
• Privilegiar una formación just-in-time que permita a los usuarios aprender mientras utilizan SAP S/4HANA Cloud.
• Personalizar la formación según los retos del negocio y los perfiles de los usuarios finales.

Formar a los usuarios en SAP S/4HANA Cloud con guías interactivas

Una biblioteca de guías interactivas disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, directamente dentro de SAP S/4HANA Cloud: esto es lo que Lemon Learning hace posible. Los usuarios pueden formarse de forma autónoma siguiendo módulos breves y dinámicos, paso a paso, en el momento exacto en que lo necesitan.

3. Acompañar los usos a lo largo de la evolución del sistema

La nube implica actualizaciones frecuentes. Por eso, el acompañamiento de los usuarios no debe limitarse al momento del despliegue inicial: debe ser continuo. El soporte al usuario resulta aquí determinante.

Un soporte aplicativo adaptado debe ser:

• Disponible en tiempo real para favorecer la autonomía de los usuarios.
• Personalizado según los distintos perfiles y funciones.
• Fácilmente actualizable para acompañar cada nueva versión del software.

En definitiva, un soporte que aporte la información correcta, en el momento adecuado, para una mejor experiencia de usuario en el software empresarial.

Acompañar a los usuarios en tiempo real con el soporte aplicativo integrado

Con el soporte aplicativo integrado de Lemon Learning, los usuarios tienen acceso a una documentación personalizada directamente desde SAP S/4HANA Cloud. En tiempo real, pueden consultar contenidos adaptados a su perfil: idioma, área de negocio y función. Gracias a la naturaleza evolutiva de la solución, es posible personalizar y actualizar la documentación en pocos clics. El resultado es una mejor experiencia de usuario y una optimización del soporte a largo plazo.

Como señala Pierre-Alexandre Mass, DSI de transición: "Puedes llevar a cabo el proyecto más interesante del mundo, pero si no hay apoyo para los usuarios, la adopción será muy limitada. Por eso necesitas herramientas que permitan a las personas desarrollar competencias sobre estas nuevas herramientas de forma fácil e intuitiva."

SAP S/4HANA: lograr la transición hacia la nube con Lemon Learning - Tabla resumen

Comunicación, formación y acompañamiento personalizado de los usos: ahora conoce las claves para lograr su transición hacia la nube y acelerar la adopción de su ERP SAP S/4HANA Cloud.