SAP S/4HANA Cloud: guia para uma transição eficaz

SAP. É provavelmente o primeiro ERP que lhe ocorreria se lhe pedissem para citar apenas um. Líder de mercado em soluções ERP na Europa, o SAP esteve durante muito tempo instalado nos postos de trabalho para utilização local (cliente pesado).

Atualmente, o editor de soluções disponibiliza um sistema integrado de gestão disponível na Cloud: o SAP S/4HANA Cloud. Mas qual o interesse em migrar para a Cloud? E como conduzir essa transição de forma eficaz?

SAP S/4HANA Cloud: qual o interesse para as empresas?

Uniformização do sistema de informação, normalização dos processos de gestão e de negócio, proteção dos dados, melhoria da gestão de recursos e fluidificação da comunicação: o ERP (Enterprise Resource Planning) oferece múltiplas valências às organizações.

50% das empresas consideram o papel do ERP como um motor na transformação digital (IDC France Cegid).

Se o ERP ocupa um lugar central na transformação digital, é porque permite às empresas melhorar o seu desempenho a longo prazo. Entre os inúmeros softwares ERP disponíveis no mercado, o SAP S/4HANA Cloud integra tecnologias inteligentes como a inteligência artificial, o Machine Learning e a análise avançada de dados. Elementos vantajosos tanto ao nível operacional como ao nível da tomada de decisão.

Graças ao seu modelo Cloud, ao seu sistema modular e às suas diferentes funcionalidades, o SAP S/4HANA Cloud permite às empresas dispor de maior flexibilidade e ganhar em tempo, em produtividade e em rentabilidade. Mas para ter sucesso na transição para a Cloud, não basta implementar um novo software ERP.

Software SAP S/4HANA e transição para a Cloud: qual o impacto nos utilizadores finais?

A transição para a Cloud pode ser desestabilizadora para os utilizadores finais. Nova ferramenta, nova interface, novas funcionalidades e a multiplicação das atualizações: as mudanças que uma transição para a Cloud implica afetam diretamente o quotidiano de quem trabalha com o sistema.

Ora, a solução ERP só fornecerá os resultados esperados se for efetivamente adotada pelos utilizadores finais. Para isso, é indispensável acompanhá-los ao longo de toda a transição para a Cloud.

Como refere Sebastien Ponel, DSI da CFAO Healthcare, no podcast CIO Pioneers: "Estamos a migrar de um sistema AS/400, aqueles ecrãs verdes, para um ERP SaaS em modo web. Podem imaginar que a transição será complicada; a dificuldade está naturalmente em ajudar o utilizador a apropriar-se dela."

ERP SAP S/4HANA: as alavancas para uma transição bem-sucedida para a Cloud

Quase metade das implementações de ERP falha na primeira tentativa (Technology Evaluation Centers).

Adoção digital: eis, em duas palavras, o que determinará o sucesso da sua transição para a Cloud. Para assegurar a adoção do SAP S/4HANA Cloud pelos utilizadores, existem três alavancas essenciais.

Comunicar sobre o projeto de implementação do SAP S/4HANA para conquistar a adesão dos colaboradores

A comunicação é essencial para o sucesso da transição para a Cloud. Os dados confirmam-no:

1 projeto em 3 falha devido a uma comunicação ineficaz (Project Management Institute).

Para comunicar de forma eficaz ao longo do projeto, é recomendável:

• Comunicar junto de todas as partes interessadas, dos utilizadores finais à Direção.
• Dar sentido à transição para a Cloud, explicando o valor acrescentado do projeto.
• Manter a comunicação ativa após a implementação do SAP S/4HANA Cloud.

Comunicar diretamente a partir do SAP S/4HANA Cloud com o Lemon Learning

Comunicar bem significa fornecer a informação certa no momento certo. Para isso, existem hoje plataformas que permitem comunicar diretamente a partir das ferramentas digitais. É o caso da Lemon Learning, que se integra diretamente no SAP S/4HANA Cloud. Notificações push e informações contextuais permitem interagir em tempo real com os utilizadores, dentro da própria aplicação.

Formar os utilizadores no SAP S/4HANA no momento oportuno

Para o sucesso da transição para a Cloud, é fundamental formar os utilizadores finais. Uma formação adequada favorece a correta apropriação da solução e reduz os erros de utilização.

Alguns princípios orientadores para uma formação eficaz no SAP S/4HANA Cloud:

• Privilegiar uma formação breve para uma melhor retenção da informação.
• Optar por uma formação just-in-time, que permite aos utilizadores aprenderem enquanto utilizam o sistema.
• Personalizar a formação de acordo com os desafios de negócio e os perfis dos utilizadores finais.

Em suma: formação breve, a pedido e personalizada.

Formar os utilizadores no SAP S/4HANA Cloud através de guias interativos

Uma biblioteca de guias interativos disponível 24h/24, 7d/7: é o que o Lemon Learning torna possível, integrado diretamente no SAP S/4HANA Cloud. Os utilizadores formam-se de forma autónoma através de módulos breves e dinâmicos, seguindo o guia passo a passo para concluir cada tarefa com sucesso.

Para aprofundar o tema da adoção de ferramentas SaaS, consulte o nosso artigo sobre integração SaaS e plataformas de adoção digital.

Acompanhar os usos ao longo das evoluções do sistema de gestão integrado

A Cloud é sinónimo de atualizações frequentes. Por isso, o acompanhamento dos utilizadores não termina com a implementação do SAP S/4HANA Cloud. O suporte contínuo é determinante para manter os níveis de adoção ao longo do tempo.

Um suporte aplicacional verdadeiramente adaptado às necessidades dos utilizadores deve ser:

• disponível em tempo real, para uma maior autonomia dos utilizadores.
• personalizado segundo os perfis e as populações de utilizadores.
• evolutivo, para facilitar a atualização da documentação a cada nova versão.

Em suma, um suporte que disponibiliza a informação certa, no momento certo, para uma melhor experiência do utilizador no software empresarial.

Acompanhar os utilizadores em tempo real com o suporte aplicacional integrado

Com o suporte aplicacional integrado da Lemon Learning, os utilizadores acedem a documentação personalizada diretamente a partir do SAP S/4HANA Cloud. Em tempo real, consultam conteúdos adaptados ao seu perfil: língua, área de negócio e função. Do lado do suporte, a natureza evolutiva da solução permite personalizar e atualizar a documentação em apenas alguns cliques. O resultado é uma melhor experiência do utilizador e uma otimização do suporte a longo prazo.

SAP S/4HANA: ter sucesso na transição para a Cloud com a Lemon Learning - Quadro resumo

Comunicação, formação e acompanhamento personalizado dos usos: conhece agora as principais alavancas para ter sucesso na transição para a Cloud e acelerar a adoção do seu ERP SAP S/4HANA Cloud.