Change management

Il change management è l'insieme delle azioni e delle strategie utilizzate per accompagnare il cambiamento e la trasformazione all'interno di un'azienda. Il framework aiuta un'organizzazione a gestire il cambiamento, passo dopo passo, al fine di pianificare, preparare, implementare, misurare e consolidare una trasformazione di successo e duratura tra tutti gli stakeholder. 

Perché il change management è necessario? 

Il change management è un framework utilizzato per guidare le aziende attraverso cambiamenti a livello micro e macro all'interno di un'organizzazione. Questi framework aiutano a semplificare i progetti; i nuovi processi aziendali; il deployment degli strumenti, i cambiamenti organizzativi e altro ancora. 

Il suo principale vantaggio è quello di semplificare il processo di cambiamento per tutti gli stakeholder e consentire una trasformazione sostenibile. Senza un adeguato change management, le transizioni possono incontrare la resistenza dei dipendenti e, nei casi peggiori, fallire.

Qual è il legame tra change management e trasformazione digitale?

Perché è essenziale oggi condurre il change management? 

La pandemia di COVID-19 ha accelerato la trasformazione digitale e l'adozione delle tecnologie digitali di diversi anni. Di conseguenza, è necessario preparare meglio la propria forza lavoro e gli stakeholder al cambiamento. In particolare, nell'ambito della trasformazione digitale, il change management svolge un ruolo fondamentale nell'implementazione e nell'integrazione efficace di nuovi strumenti e processi.

Cosa succede se un'azienda implementa un nuovo strumento digitale senza incorporare il change management:

Dopo il deployment del nuovo strumento, alcuni utenti mostrano resistenza al cambiamento, mentre altri faticano con la transizione. L'assenza di change management può portare a un utilizzo non corretto dello strumento e, nel peggiore dei casi, al suo completo abbandono.

Il cambiamento efficace sul posto di lavoro è spesso associato allo stress dei dipendenti, alla mancanza di fiducia e al fallimento dei progetti. Tuttavia, il problema non risiede nel cambiamento in sé, ma piuttosto nel modo in cui viene implementato. Il change management facilita la transizione promuovendo la comunicazione, la trasparenza, la difesa, la cultura digitale e l'agilità, aumentando così la probabilità di un cambiamento sostenibile.

Change management e strumenti digitali

Senza la guida e il supporto di un framework di change management, i dipendenti possono resistere o faticare ad abbracciare nuovi strumenti. Un'adozione digitale insufficiente o inefficace può comportare l'aumento delle richieste di supporto, l'incremento dei costi di supporto e una pressione aggiuntiva sui team di supporto tecnico.

Chi è coinvolto nel change management?

Uno dei primi passi in un framework di change management è stabilire i diversi stakeholder coinvolti in un progetto. L'obiettivo è coinvolgere ogni stakeholder prima, durante e dopo la transizione.

Il cambiamento ha conseguenze su due livelli diversi: 

• macro (a livello globale dell'azienda)
• micro (a livello individuale)

Se i dipendenti sono ben supportati durante il cambiamento e lo adottano con successo, è più probabile che l'azienda raggiunga i propri obiettivi di trasformazione. 

Il cambiamento di successo si realizza solo a livello sia macro che micro. Le esigenze dei dipendenti, così come quelle dell'azienda, devono essere prese in considerazione nell'implementazione del change management.
Quando i dipendenti ricevono un supporto adeguato e abbracciano con successo il cambiamento, l'azienda ha una maggiore probabilità di raggiungere i propri obiettivi di trasformazione. Il cambiamento di successo avviene sia a livello macro che micro, e tiene conto sia delle esigenze dei dipendenti che di quelle dell'azienda durante l'implementazione del change management.

Quali sono le fasi del change management? 

Il change management può essere riassunto in due parole: supporto e comunicazione, e suddiviso in 4 fasi.

1. Analizzare la situazione.

Effettuare una diagnosi iniziale della situazione consente di creare obiettivi chiari e gestibili. Questo include:

• Stabilire i protagonisti chiave
• Identificare le esigenze di ogni stakeholder (il cambiamento influenzerà ogni profilo in modo diverso)
• Determinare i risultati attesi
• Delineare tutti i possibili rischi e ostacoli del progetto

2. Comunicare il cambiamento

La comunicazione è altrettanto importante prima, durante e dopo il deployment. Quando i dipendenti non sono a conoscenza del cambiamento e delle sue implicazioni, è probabile che emergano resistenza e sfiducia come risultati significativi.

3. Formare i dipendenti. 

La formazione dei dipendenti è fondamentale nel processo di transizione. La formazione garantisce che i dipendenti non vengano lasciati soli senza supporto. La formazione deve essere adattata a ciascun profilo di stakeholder, in base alle loro esigenze e al loro livello di responsabilità. Un metodo di apprendimento efficace che accompagna gli utenti nel cambiamento è la metodologia Learning by doing. Permette agli utenti di imparare nella pratica.

4. Calcola l'impatto. 

Misura gli obiettivi e i KPI definiti all'inizio del progetto per calcolare il tasso di successo. Utilizza metriche qualitative e quantitative per comprendere i tuoi utenti e adattare il progetto in corso d'opera. Un approccio chiaro e graduale al cambiamento può supportare efficacemente gli stakeholder sul lungo termine.

Quali sono le sfide incontrate durante un processo di gestione del cambiamento? 

La principale sfida e obiettivo della gestione del cambiamento è ridurre la resistenza al cambiamento dei dipendenti.

Il 70% dei progetti di gestione del cambiamento fallisce, principalmente a causa della resistenza dei dipendenti.

McKinsey

Sebbene non tutti i dipendenti accettino un cambiamento, un supporto costante è la chiave del successo. Se i dipendenti credono che i leader stiano implementando il cambiamento nel loro interesse, siano trasparenti riguardo ai fattori che guidano il cambiamento e siano in grado di dimostrarne il valore, ciò può ridurre considerevolmente la resistenza al cambiamento.