Digitalização das Compras: 10 dicas essenciais

Optou por digitalizar as suas Compras e procura boas práticas para levar a bom porto o seu projeto? Ótima escolha!

Na infografia seguinte, a Lemon Learning partilha as 10 melhores práticas para conduzir o seu projeto de transformação digital das Compras de forma otimizada. O que ganha com isso?

• Uma gestão da mudança mais eficaz para uma digitalização das Compras sustentável.
• Uma maior adesão das partes interessadas no projeto (Compras, Direção, utilizadores finais).
• Um melhor ROI para as suas Compras e para a sua empresa!

Quer ir mais longe? Descubra o nosso livro branco "Digitalização das Compras: as melhores práticas para acelerar a adoção do seu SI de Compras" da Lemon Learning. Casos de utilização, perspetivas de especialistas, conselhos práticos: tudo reunido para otimizar o desempenho das suas Compras!

1. Tomar consciência dos desafios da digitalização das Compras

O primeiro passo para conduzir uma digitalização das Compras eficaz é compreender a sua importância e os seus desafios.

A digitalização das Compras é incontornável para otimizar os custos das empresas.

Sejam financeiros, operacionais ou concorrenciais, estes custos têm impacto em toda a organização das empresas e das áreas de negócio (DAF, Compras, Suporte, etc.).

2. Compreender o papel dos SI de Compras

As soluções de e-Compras têm um lugar importante na digitalização das Compras. 

Os SI de Compras permitem simplificar a gestão das Compras, aumentar a qualidade dos processos de Compras e libertar tempo para a inovação e a criação de valor.

O problema? Implementar um SI de Compras não é suficiente para realizar uma transformação digital das Compras eficaz. É fundamental que os seus utilizadores finais adotem a solução de software implementada! Para tal, a gestão da mudança é essencial. E isso independentemente do software escolhido. 

3. Estabelecer uma metodologia sólida de implementação do SI de Compras

Admitimos, a metodologia está longe de ser a parte mais entusiasmante do seu projeto de transformação digital. No entanto.

Estabelecer uma metodologia clara de digitalização das Compras permite fornecer um acompanhamento adaptado às partes interessadas do projeto.

Planeamento, orçamento ou ainda identificação das partes interessadas são componentes de uma boa metodologia para um projeto de digitalização das Compras bem-sucedido.

4. Realizar um diagnóstico da situação

Um diagnóstico da situação? Mas para quê? É simples. 

Mapear todos os desafios e os atores envolvidos na digitalização das Compras permite implementar um SI de Compras adaptado aos desafios do negócio.

A empresa dispõe então de todas as ferramentas necessárias para conduzir uma digitalização das Compras eficaz.

5. Selecionar o SI de Compras mais adequado aos seus desafios

Não existe um SI de Compras perfeito que se adapte a todas as empresas. A razão? As empresas têm desafios de negócio diferentes consoante a sua situação (ex: micro e pequenas empresas vs grandes empresas, B2B vs B2C, etc.). Conclusão? 

Escolher a "melhor" solução equivale a identificar a solução de Compras mais adequada para a sua organização e os seus utilizadores.

Seja uma ferramenta de Compras desenvolvida internamente ou uma solução de mercado, o melhor SI de Compras será aquele que melhor responder aos desafios atuais e futuros da empresa. 

6. Comunicar, comunicar, comunicar

Ah, esta comunicação de que tanto se fala. Afinal, por que razão é tão fundamental?

Comunicar com as partes interessadas ao longo de todo o projeto é crucial para obter a sua adesão.

Seja a Direção ou os utilizadores finais, é indispensável que cada uma das partes interessadas compreenda o valor acrescentado do projeto de transformação das Compras. E com razão, pois é a melhor forma de os diferentes atores aderirem ao projeto!

7. Implementar o SI de Compras com foco no utilizador

Este é um dos erros mais recorrentes nos projetos de digitalização das Compras das empresas: deixar os utilizadores finais de lado! Mas o que muda ao integrar os utilizadores na implementação do SI de Compras? 

Envolver os utilizadores finais durante a implementação do SI de Compras é fundamental para acelerar a adoção da ferramenta.

Ao ter em conta o feedback dos utilizadores, as empresas favorecem a pertinência, a agilidade e a eficácia do SI de Compras a longo prazo. 

8. Formar os utilizadores no SI de Compras de forma contínua

Tal como a comunicação, a formação no SI Compras é indispensável na gestão da mudança. Como já percebeu, é também indispensável para o seu projeto de transformação digital! 

Formar os utilizadores finais no SI Compras de forma contínua favorece a boa apropriação da solução.

Esta etapa permite, nomeadamente, reduzir as resistências e as frustrações relacionadas com o digital. 

9. Acompanhar as utilizações no SI Compras através do suporte e da comunicação integrada

Compradores, compradores validadores, fornecedores: as utilizações no SI Compras são tão diversas quanto as populações de utilizadores e as áreas profissionais presentes na ferramenta. 

Acompanhar as utilizações no SI Compras favorece a adoção da ferramenta e a produtividade dos utilizadores finais.

Mas não é tudo. Ao personalizar este acompanhamento, os utilizadores têm acesso a uma experiência à medida que responde a os seus desafios profissionais e às suas utilizações no SI Compras.

Mais alguma coisa? Sim! Mostramos-lhe concretamente como implementar uma comunicação integrada no SI Compras no nosso livro branco sobre a digitalização das Compras! 

10. Medir, ajustar e fazer evoluir a solução e-Compras de forma contínua

Medir os resultados da implementação do seu SI Compras permite avaliar a eficácia da digitalização das Compras. Redução de custos, fiabilidade dos dados, qualidade dos processos ou ainda satisfação do utilizador: os indicadores de desempenho permitem recolher informações essenciais para otimizar o seu SI Compras a longo prazo. 

Da compreensão dos desafios das Compras à medição do ROI, conhece agora as melhores práticas para levar a bom porto o seu projeto de digitalização das Compras! Para ir mais longe, descarregue o nosso livro branco sobre a digitalização das Compras.