¿Ha decidido digitalizar sus Compras y busca buenas prácticas para llevar el proyecto a buen puerto? A continuación, Lemon Learning comparte las 10 mejores prácticas para llevar a cabo su proyecto de transformación digital de las Compras de forma óptima.
Aplicarlas correctamente le permitirá obtener tres resultados clave:
Una gestión del cambio más eficaz para una digitalización de las Compras duradera.
Una mayor adhesión de las partes interesadas del proyecto: departamento de Compras, Dirección y usuarios finales.
Un mejor retorno de la inversión para sus Compras y su empresa.
¿Quiere ir más lejos? Descubra nuestro libro blanco "Digitalización de las Compras: las mejores prácticas para acelerar la adopción de su SI de Compras", de Lemon Learning. Casos de uso, perspectivas de expertos y consejos prácticos: todo reunido para optimizar el rendimiento de sus Compras.
1. Tomar conciencia de los retos de la digitalización de las Compras
El primer paso para llevar a cabo una digitalización de las Compras eficaz es comprender su importancia y sus retos.
La digitalización de las Compras es imprescindible para optimizar los costes de las empresas.
Ya sean financieros, operativos o competitivos, estos retos tienen un impacto en toda la organización: DAF, departamento de Compras, Soporte y otros. Identificarlos desde el inicio del proyecto facilita la toma de decisiones en cada etapa posterior.
2. Comprender el papel de los SI de Compras
Las soluciones de e-Compras ocupan un lugar central en la digitalización del departamento de Compras.
Los SI de Compras permiten simplificar la gestión de las Compras, aumentar la calidad de los procesos y liberar tiempo para la innovación y la creación de valor.
¿El problema? Implementar un SI de Compras no es suficiente para llevar a cabo una transformación digital eficaz. Es fundamental que los usuarios finales adopten la solución desplegada. Para ello, la gestión del cambio es esencial, independientemente del software elegido.
3. Establecer una metodología sólida de implementación del SI de Compras
La metodología puede parecer la parte menos apasionante del proyecto, pero su importancia es decisiva.
Establecer una metodología clara de digitalización de las Compras permite ofrecer un acompañamiento adaptado a todas las partes interesadas del proyecto.
La planificación, el presupuesto y la identificación de los responsables son componentes clave de una buena metodología para un proyecto de digitalización de las Compras exitoso.
4. Realizar un diagnóstico de la situación
Antes de seleccionar o implantar cualquier herramienta, conviene conocer el punto de partida.
Cartografiar el conjunto de retos y actores implicados en la digitalización de las Compras permite implementar un SI de Compras adaptado a los retos reales del negocio.
Con ese diagnóstico, la empresa dispone de todas las claves para llevar a cabo una digitalización de las Compras eficiente y orientada a resultados.
5. Seleccionar el SI de Compras más adecuado para sus necesidades
No existe un SI de Compras perfecto que se adapte a todas las empresas. Los retos de negocio varían según el tamaño, el sector o el modelo comercial (pyme frente a gran empresa, B2B frente a B2C, etc.).
Elegir la "mejor" solución equivale a identificar la solución de Compras más adecuada para su organización y sus usuarios.
Ya sea una herramienta desarrollada internamente o una solución del mercado, el mejor SI de Compras será aquel que mejor responda a los retos actuales y futuros de la empresa.
6. Comunicar, comunicar, comunicar
La comunicación es uno de los pilares más citados en gestión del cambio, y con razón.
Comunicar con las partes interesadas a lo largo de todo el proyecto es crucial para conseguir su adhesión.
Tanto la Dirección como los usuarios finales deben comprender el valor añadido del proyecto de transformación de las Compras. Es la mejor forma de que los distintos actores se impliquen de forma activa y sostenida.
7. Desplegar el SI de Compras con un enfoque centrado en el usuario
Uno de los errores más recurrentes en los proyectos de digitalización es dejar de lado a los usuarios finales durante la implantación.
Implicar a los usuarios finales durante el despliegue del SI de Compras es fundamental para acelerar la adopción de la herramienta.
Al incorporar los comentarios de los usuarios desde el inicio, las empresas favorecen la pertinencia, la agilidad y la eficacia del SI de Compras a largo plazo.
8. Formar a los usuarios en el SI de Compras de forma continua
Al igual que la comunicación, la formación en el SI de Compras es un elemento indispensable de la gestión del cambio.
Formar a los usuarios finales en el SI de Compras de forma continua favorece una buena adopción de la solución.
Esta etapa reduce las resistencias y las frustraciones relacionadas con lo digital, y contribuye a que los equipos ganen autonomía de manera progresiva. Para profundizar en este punto, puede consultar también cómo la adopción digital apoya a los usuarios de Compras.
9. Acompañar los usos en el SI de Compras gracias al soporte y a la comunicación integrada
Compradores, compradores validadores, proveedores: los perfiles que interactúan con un SI de Compras son muy diversos, y sus necesidades también.
Acompañar los usos en el SI de Compras favorece la adopción de la herramienta y la productividad de los usuarios finales.
Al personalizar este acompañamiento, cada usuario accede a una experiencia adaptada a sus necesidades profesionales y a sus usos concretos en el SI de Compras. Nuestro libro blanco sobre la digitalización de las Compras detalla de forma práctica cómo implementar una comunicación integrada en el SI de Compras.
10. Medir, ajustar y hacer evolucionar la solución e-Compras de forma continua
Medir los resultados de la implementación del SI de Compras permite evaluar la eficacia de la digitalización y tomar decisiones basadas en datos. Indicadores como la reducción de costes, la fiabilidad de los datos, la calidad de los procesos o la satisfacción del usuario aportan información clave para optimizar el SI de Compras a largo plazo.
Desde la comprensión de los retos de Compras hasta la medición del ROI, ahora conoce las 10 mejores prácticas para llevar a buen puerto su proyecto de digitalización de las Compras. Para profundizar, descargue nuestro libro blanco sobre la digitalización de las Compras.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Qué se entiende por digitalización en adquisiciones?+
La digitalización en adquisiciones consiste en integrar tecnologías digitales en los procesos del departamento de Compras: solicitudes de pedido, aprobaciones, gestión de proveedores y análisis del gasto. El objetivo es automatizar tareas manuales, mejorar la trazabilidad y liberar tiempo para actividades de mayor valor.
¿Cómo automatizar el proceso de compras?+
Para automatizar el proceso de compras es necesario implantar un Sistema de Información (SI) de Compras o solución de e-Procurement, definir flujos de aprobación digitales, integrar la herramienta con el ERP y formar a los usuarios de forma continua para garantizar la adopción.
Descubre qué es un jefe de proyecto AMOA, qué competencias necesita y qué papel desempeña en la gestión del cambio dentro de los proyectos...
Lukas Joseph
ene 1, 1970
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