Glossário de Change Management: os Conceitos Essenciais

A gestão da mudança é o conjunto de ações e estratégias utilizadas para acompanhar e conduzir a transformação dentro de uma organização. Este framework ajuda as empresas a planear, preparar, implementar, medir e consolidar uma transformação bem-sucedida e duradoura, envolvendo todos os intervenientes ao longo do processo.

Por que é necessária a gestão da mudança?

A gestão da mudança é um framework utilizado para orientar as organizações em transformações tanto ao nível micro como macro. Estes frameworks simplificam a adoção de novos processos de negócio, a implementação de ferramentas digitais, as mudanças organizacionais e muito mais.

O principal benefício é tornar o processo de mudança mais claro e sustentável para todos os intervenientes. Sem uma gestão da mudança adequada, as transições tendem a encontrar resistência por parte dos colaboradores e, nos piores casos, a falhar.

Qual é a ligação entre a gestão da mudança e a transformação digital?

Por que é essencial realizar hoje a gestão da mudança?

A aceleração da transformação digital tornou indispensável preparar melhor os colaboradores e os intervenientes para a mudança. No âmbito da transformação digital, a gestão da mudança desempenha um papel vital na implementação e integração eficaz de novas ferramentas e processos.

O que acontece quando uma nova ferramenta digital é implementada sem gestão da mudança?

Após a implementação de uma nova ferramenta, alguns utilizadores manifestam resistência à mudança, enquanto outros têm dificuldades na transição. A ausência de gestão da mudança pode conduzir a uma utilização inadequada da ferramenta e, no pior dos cenários, ao seu abandono total.

A mudança no local de trabalho está frequentemente associada ao stress dos colaboradores, à falta de confiança e ao fracasso dos projetos. O problema, porém, não reside na mudança em si, mas na forma como esta é implementada. A gestão da mudança facilita a transição ao promover a comunicação, a transparência, a cultura digital e a agilidade, aumentando assim a probabilidade de uma transformação sustentável.

Gestão da mudança e ferramentas digitais

Sem a orientação de um framework de gestão da mudança, os colaboradores podem resistir ou ter dificuldade em adotar novas ferramentas. Uma adoção digital insuficiente pode resultar no aumento dos pedidos de suporte, em custos acrescidos e numa pressão adicional sobre as equipas técnicas.

Quem é afetado pela gestão da mudança?

Um dos primeiros passos de qualquer framework de gestão da mudança é identificar os diferentes intervenientes envolvidos num projeto, com o objetivo de os envolver antes, durante e após a transição.

A mudança tem consequências em dois níveis distintos:

• Macro -- ao nível global da organização
• Micro -- ao nível individual de cada colaborador

Uma mudança bem-sucedida só é alcançada quando ambos os níveis são considerados. As necessidades dos colaboradores e as da empresa devem ser tidas em conta em simultâneo. Quando os colaboradores recebem apoio adequado e adotam a mudança com sucesso, a organização tem uma maior probabilidade de atingir os seus objetivos de transformação.

Quais são as etapas da gestão da mudança?

A gestão da mudança pode ser resumida em duas palavras: apoio e comunicação. Divide-se em quatro etapas principais.

1. Analisar a situação

Um diagnóstico inicial permite definir objetivos claros e geríveis. Esta fase inclui:

• Identificar os atores principais
• Compreender as necessidades de cada interveniente (a mudança afeta cada perfil de forma diferente)
• Determinar os resultados esperados
• Antecipar os riscos e os possíveis contratempos do projeto

2. Comunicar a mudança

A comunicação é igualmente importante antes, durante e após a implementação. Quando os colaboradores desconhecem a mudança e as suas implicações, a resistência e a desconfiança tornam-se resultados prováveis.

3. Formar os colaboradores

A formação é vital no processo de transição e garante que nenhum colaborador fica sem apoio. Deve ser adaptada a cada perfil, consoante as suas necessidades e nível de responsabilidade. Um método eficaz é a abordagem learning by doing, que permite aos utilizadores aprender na prática, durante a própria utilização das ferramentas.

4. Calcular o impacto

Meça os objetivos e os KPIs definidos no início do projeto para avaliar a taxa de sucesso. Utilize métricas qualitativas e quantitativas para compreender os utilizadores e ajustar o projeto no futuro. Uma abordagem faseada e bem estruturada à mudança permite apoiar eficazmente as partes interessadas a longo prazo.

Quais são os principais desafios da gestão da mudança?

O principal desafio e objetivo da gestão da mudança é reduzir a resistência dos colaboradores à mudança.

70% dos projetos de gestão da mudança falham, principalmente devido à resistência dos colaboradores.

McKinsey

Embora nem todos os colaboradores concordem de imediato com uma mudança, o apoio consistente é a chave para o sucesso. Se os líderes demonstrarem transparência quanto às razões que motivam a mudança e conseguirem evidenciar o seu valor para as equipas, a resistência pode ser consideravelmente reduzida.

Como refere Mathieu Blin, DSI da Motul: "Cada mudança tecnológica tem de ser acompanhada, muitas vezes passo a passo. As equipas disseram-me por vezes, um ano e meio depois: agora finalmente percebo porque é que mudou aquilo há seis meses."