Como criar um tutorial ERP eficaz em 3 passos

Pretende ter sucesso na implementação do seu ERP Infor, Oracle, SAP ou Dynamics 365? A chave para esse sucesso é a formação dos utilizadores.

Quer seja para aprender a gerir documentos no Infor, extrair dados do Oracle ou coordenar operações de produção no SAP, a formação é indispensável para ajudar os utilizadores a dominar o sistema. A boa notícia é que, graças aos tutoriais, pode acompanhar os seus utilizadores passo a passo, diretamente dentro do ERP.

A Lemon Learning explica como criar um tutorial ERP eficaz em três passos.

Passo 1: Defina os objetivos do seu tutorial ERP

Antes de criar qualquer conteúdo, comece por definir claramente os objetivos. Por que razão é necessário criar um tutorial para formar os seus utilizadores no ERP? As respostas mais comuns são:

• tornar os utilizadores autónomos na utilização do ERP;
• aumentar o envolvimento dos utilizadores com o software;
• reduzir erros causados pela má utilização do sistema;
• diminuir os custos de formação e de suporte;
• acompanhar a digitalização dos processos e otimizar as funções profissionais.

Estas questões ajudam a identificar as necessidades reais da empresa e dos utilizadores, permitindo dar-lhes uma resposta adequada.

Exemplo prático: definir objetivos para o Dynamics 365

Se pretende criar um tutorial para o Dynamics 365, comece por identificar as necessidades dos utilizadores com as seguintes perguntas:

• Quais são as funcionalidades que os utilizadores têm mais dificuldade em dominar?
• Quais são os erros mais frequentes no sistema?
• Quais são as funcionalidades indispensáveis a cada área profissional?

Com base nestas respostas, poderá criar tutoriais orientados para problemas concretos, como por exemplo:

• criar um acompanhamento de prescritor;
• encerrar um processo;
• validar uma entrada no Dynamics 365.

Depois de concluir esta etapa, pode passar à criação do tutorial.

Passo 2: Crie o seu tutorial

Comece por recolher os conteúdos necessários para a redação. Consulte as equipas que já dispõem de documentação relevante e que o podem ajudar nesta fase.

Passe depois à redação do tutorial. Explique cada etapa do procedimento de forma clara, guiando os utilizadores passo a passo na utilização do ERP.

Por fim, teste o tutorial junto de um grupo de utilizadores para detetar eventuais falhas antes de o disponibilizar a toda a organização.

Exemplo prático: criar um tutorial passo a passo para o Oracle

Com a Lemon Learning, criar um tutorial para o Oracle é simples. Quer seja para criar um fluxo de encomenda, pesquisar um artigo e apresentar informações de stock, ou definir um endereço de entrega, basta alguns cliques. O princípio é direto: a partir do ERP Oracle, cria o tutorial avançando etapa a etapa até ao fim do procedimento, sem sair da aplicação.

Além disso, a Lemon Learning oferece funcionalidades que tornam os tutoriais mais eficazes:

• Dinamize o seu tutorial: adicione imagens, GIFs e vídeos em apenas alguns cliques.
• Personalize o seu tutorial: adapte o conteúdo ao perfil dos utilizadores, incluindo o seu papel, departamento e língua.
• Atualize os seus conteúdos: modifique e atualize os tutoriais de acordo com a evolução do ERP, de forma rápida e simples.
• Comunique com os seus utilizadores: envie notificações push diretamente a partir das ferramentas que os utilizadores já utilizam.

Os utilizadores acedem ao tutorial diretamente a partir do Oracle, sem necessidade de sair do ERP. A informação está disponível onde e quando precisam, 24 horas por dia, 7 dias por semana. O resultado é uma redução dos custos de suporte e de formação, menos frustração perante o software e mais tempo para as tarefas de maior valor acrescentado.

Passo 3: Meça o seu ROI

A última etapa consiste em medir os resultados do tutorial. Para isso, defina indicadores de desempenho (KPI) alinhados com os objetivos estabelecidos no primeiro passo. Por exemplo, meça se:

• os utilizadores cometem menos erros no ERP;
• o nível de envolvimento com o sistema aumentou;
• o domínio do ERP se traduz numa maior produtividade dos colaboradores;
• a utilização correta do sistema melhora indicadores operacionais como prazos de entrega ou rotação de stock.

Com a Lemon Learning, acede às estatísticas dos seus tutoriais diretamente a partir do ERP. Estes dados permitem avaliar a taxa de consulta dos tutoriais, identificar pontos de bloqueio e otimizar os conteúdos de forma contínua.

Desde a definição dos objetivos até à medição do ROI, a Lemon Learning acompanha-o em cada etapa da criação de tutoriais adaptados aos seus utilizadores. O suporte aplicacional integrado permite criar tutoriais com toda a simplicidade, enquanto os utilizadores aprendem a dominar o ERP sem sair dele. A solução integra-se ainda em qualquer ERP em linha, incluindo sistemas internos.