Glosario: qué es una plataforma de adopción digital

Una plataforma de adopción digital (DAP) es un software que se integra como capa adicional sobre otra aplicación y acompaña al usuario en el manejo de las herramientas digitales mediante contenidos interactivos: guías paso a paso, notificaciones, avisos y más. La DAP guía a los usuarios directamente dentro de su herramienta para que la utilicen correctamente y favorece así una transformación digital más duradera.

Cómo funciona una plataforma de adopción digital

Una plataforma de adopción digital se integra en cualquier software accesible desde un navegador web, mediante una extensión de navegador o una línea de código incorporada en la herramienta.

Se conecta a CRM, ERP, SIRH, sistemas de información de compras, intranets y software desarrollado internamente, entre otros.

Está diseñada para ser lo más accesible e intuitiva posible: los usuarios reciben ayuda sin tener que abandonar la aplicación que están utilizando. Así, pueden:

• Seguir módulos interactivos paso a paso cuando tienen una duda sobre el software que utilizan.
• Recibir información sobre novedades en cuanto se conectan (nuevas funcionalidades, actualizaciones, etc.).

Como explica Laure Diserens, Digital Learning Manager en HR Path: "Una plataforma de adopción digital es un poco como un GPS de aplicaciones, que guía a los usuarios a través de los procesos."

Las características de una plataforma de adopción digital

Una plataforma de adopción digital se compone de tres elementos principales:

• El player (interfaz de usuario): agrupa los contenidos a los que los usuarios tienen acceso, como guías interactivas, notificaciones y avisos.
• El editor (herramienta de autor): permite crear contenidos de formación y soporte de forma sencilla y sin conocimientos técnicos. Es posible personalizar fácilmente los contenidos cuando cambian los procesos o se producen actualizaciones.
• El back-office (panel de control): interfaz para gestionar proyectos, usuarios e itinerarios de formación, y para analizar las estadísticas de cada proyecto.

Las funcionalidades de una plataforma de adopción digital

Una plataforma de adopción digital ofrece las siguientes funcionalidades principales:

Según la plataforma elegida, pueden estar disponibles funcionalidades adicionales. Para profundizar en el tema, consulta nuestro glosario de adopción digital.

¿Para qué sirve una plataforma de adopción digital?

Una plataforma de adopción digital acelera la adopción de software por parte de los usuarios y ayuda a las empresas a resolver los problemas más habituales relacionados con las herramientas digitales.

Sin una plataforma de adopción digital, es frecuente encontrar estas situaciones:

• La formación en una nueva herramienta es presencial, costosa y requiere mucho tiempo de organización.
• Los colaboradores no dominan las funcionalidades en el momento en que las necesitan, lo que genera llamadas al soporte o, en el peor de los casos, el abandono del software.

Con una plataforma de adopción digital, el escenario cambia:

• La formación está integrada en la propia herramienta. Los usuarios aprenden haciendo (learning by doing), en el momento en que lo necesitan.
• Los colaboradores ganan autonomía y recurren menos al equipo de soporte o a sus compañeros.
• Cuando se producen actualizaciones de software, basta con modificar los contenidos desde el editor en pocos clics.

A quién van dirigidas las soluciones de adopción digital

La plataforma de adopción digital está pensada para todas las organizaciones con retos de transformación digital, gestión del cambio, onboarding, formación o soporte al usuario.

Resulta especialmente relevante para grandes grupos con despliegues a escala internacional, gracias a la adaptabilidad de los contenidos multilingües según el perfil de cada usuario.

Dentro de la empresa, va dirigida principalmente a los responsables de la toma de decisiones:

Y también a los responsables de aplicaciones encargados de la implantación y el buen funcionamiento de las herramientas:

Los beneficios de una plataforma de adopción digital

Una plataforma de adopción digital aporta valor tanto para las empresas como para los usuarios finales.

Beneficios para las empresas

Las principales ventajas para una organización son:

• Optimización de los procesos internos: todas las funcionalidades de las herramientas se utilizan de forma correcta y sistemática.
• Reducción de costes de soporte: los usuarios encuentran la solución a sus dudas directamente en la herramienta, lo que disminuye el volumen de consultas al servicio de asistencia.
• Gestión centralizada: el back-office permite gestionar proyectos, usuarios, itinerarios de formación y estadísticas de rendimiento desde un único punto de control.

Beneficios para los usuarios

En el día a día, los usuarios finales perciben mejoras en varios ámbitos:

• Autonomía: al aprender haciendo, los usuarios se forman a su propio ritmo y en el momento en que lo necesitan, lo que reduce la frustración relacionada con lo digital.
• Productividad: los contenidos están disponibles al instante dentro de la herramienta, sin necesidad de interrumpir el flujo de trabajo.
• Comunicación: la solución permite interactuar con los usuarios directamente en su herramienta mediante encuestas, cuestionarios o avisos sobre nuevas funcionalidades.
• Sostenibilidad en el tiempo: el acompañamiento integrado facilita una gestión del cambio duradera, independientemente de las actualizaciones que se produzcan.