Documentação Infor M3: como acompanhar os utilizadores de forma eficaz

Implementou o ERP Infor M3 na sua empresa? Quer tornar a sua documentação mais eficaz, reduzir erros de introdução de dados, diminuir os pedidos de suporte e baixar os custos de produção e atualização dos conteúdos? Se respondeu "sim" a alguma destas questões, este artigo é para si.

Desde 2020, a transição para a Cloud acelerou no mercado dos ERP. Para que essa transição seja bem-sucedida, a adoção pelos utilizadores tem de ser rápida, sob pena de o projeto de transformação digital falhar. Mas há uma solução.

Para formar os utilizadores finais de forma eficaz no ERP Infor M3, a sua documentação deve ser personalizada, acessível e atualizada. Assim, os utilizadores dominarão melhor o ERP, ficarão operacionais mais depressa e, acima de tudo, manter-se-ão assim.

ERP Infor M3: o que precisa de saber

Infor? Infor M3? ERP? Vamos fazer o ponto sobre o assunto.

Infor M3: o ERP dos industriais

O Infor M3 é um software de planeamento de recursos empresariais (ERP) comercializado pelo editor Infor. Como qualquer ERP, permite gerir e acompanhar todos os processos e informações operacionais da empresa. A sua particularidade? Foi concebido para médias e grandes empresas internacionais dos setores da produção e distribuição, podendo ser implementado na Cloud ou no local.

Sobre a Infor

A Infor é um editor de software americano com uma posição de referência no mercado dos ERP. Entre as suas soluções, contam-se ERP como o Infor M3 e o Infor LN, bem como soluções CRM e SIRH como o CloudSuite CRM e o CloudSuite HCM. O editor distingue-se pela sua abordagem setorial, reconhecida nomeadamente nos setores industriais.

Agora que tem o contexto, é altura de entrar no essencial: como tornar a sua formação no ERP Infor M3 verdadeiramente eficaz?

Documentação Infor M3: como tornar o acompanhamento ao utilizador verdadeiramente eficaz?

Para tornar o acompanhamento ao utilizador eficaz, há três elementos indispensáveis:

• A personalização da documentação.
• A acessibilidade da documentação.
• A atualização da documentação.

A boa notícia é que nenhum deles é moroso se apostar nas ferramentas certas.

Uma documentação personalizada

Se escolheu o Infor M3, foi certamente porque se adapta melhor aos seus desafios setoriais do que outros ERP do mercado. Com o acompanhamento dos utilizadores finais, a lógica é a mesma: a documentação deve ser personalizada para responder aos desafios concretos de cada perfil.

Os utilizadores finais querem conteúdo que tenha em conta as suas responsabilidades, o seu setor e as suas particularidades. Para o conseguir, crie documentação de formação e suporte diferenciada segundo:

• as profissões;
• os departamentos (Compras, Finanças, Produção, etc.);
• as utilizações (regular ou esporádica).

(Apresentamos um exemplo concreto na última parte do artigo.)

Uma documentação acessível

Para favorecer a adoção do ERP Infor M3, é indispensável que a documentação seja acessível. Mas o que significa isso na prática?

• Fácil de encontrar, a apenas alguns cliques do ERP.
• Clara, permitindo localizar rapidamente a informação procurada.
• Disponível a qualquer hora, e não apenas durante o horário de trabalho.
• Fácil de compreender: os manuais de utilizador em PDF com 200 páginas estão longe de ser acessíveis.

Em suma, a ideia é simples: fornecer a informação certa ao público certo, no momento certo e no lugar certo.

Uma documentação atualizada

Imagine ver um telejornal de 2002 em vez do do dia. As informações já não seriam atuais. Com a documentação de suporte ao Infor M3 passa-se exatamente o mesmo: conteúdos que não acompanham as atualizações do software rapidamente perdem relevância.

Com o tempo, os utilizadores deixam de consultar uma documentação desatualizada, passam a submeter pedidos de suporte para tudo e mais alguma coisa, e a empresa perde tempo, dinheiro e desempenho. Para evitar este problema, considere:

• Acompanhar regularmente as atualizações feitas pela Infor ao Infor M3.
• Ter uma equipa dedicada à atualização dos conteúdos de formação e suporte.
• Utilizar ferramentas que permitam criar e atualizar a documentação com rapidez.

Infor M3: uma documentação contextual com a Lemon Learning

E se fosse possível formar os utilizadores diretamente a partir do Infor M3? E, além disso, comunicar com eles a partir do próprio ERP? É exatamente o que a Lemon Learning permite.

Os números falam por si:

Estes resultados foram alcançados pelos clientes da Lemon Learning, incluindo empresas que acompanham a adoção de soluções Infor, mas também de outros ERP como SAP, Oracle ou Microsoft.

O segredo do seu sucesso?

• Documentação diretamente integrada no Infor M3.
• Documentação simples de criar, personalizar e modificar.
• Funcionalidades avançadas para comunicar com os utilizadores a partir do Infor M3, verificar os dados introduzidos em tempo real e medir a consulta da documentação.

Tutoriais integrados no Infor M3

A Lemon Learning permite formar os utilizadores no Infor M3 através de guias interativos incorporados diretamente na interface.

O princípio é simples: a solução coloca-se em camada sobre o Infor M3 e dá acesso a uma biblioteca de guias interativos disponíveis em tempo real, para que os utilizadores se formem de forma totalmente autónoma. Cada guia conduz o utilizador passo a passo na execução de uma funcionalidade, com uma documentação curta, envolvente e prática.

Documentação simples de implementar e de fazer evoluir

Graças à sua natureza evolutiva, a solução permite às equipas criar, personalizar e atualizar a documentação no Infor M3 com toda a simplicidade. É possível:

• criar guias interativos diretamente a partir do Infor M3;
• personalizar os guias em poucos cliques;
• industrializar a tradução dos conteúdos para um acompanhamento a nível internacional.

As equipas da Lemon Learning acompanham-no na conceção da documentação ou formam as suas equipas internas para que sejam autónomas na criação de conteúdos.

Campanhas de comunicação integradas no ERP

A comunicação é o nervo da guerra quando se pretende acelerar a adoção do ERP pelos utilizadores finais. Com a Lemon Learning, é possível comunicar diretamente a partir do Infor M3:

• As notificações push permitem enviar mensagens aos utilizadores através de janelas pop-up: informações sobre alterações de processo, apresentação de novas funcionalidades, questionários de satisfação, entre outros.
• As infobulhas indicam informações úteis diretamente nos campos do ERP, ajudando os utilizadores a compreender e a apropriar-se da ferramenta.

Todos estes elementos contribuem para melhorar consideravelmente a adoção do ERP Infor M3 pelos utilizadores finais.

Personalização, acessibilidade e atualização: conhece agora as três chaves de uma documentação verdadeiramente eficaz para acompanhar a apropriação do ERP Infor M3. Chaves que lhe permitirão acelerar a adoção pelos utilizadores, uniformizar os processos e reduzir custos. Para aprofundar o tema, saiba também como acelerar a adoção de software SaaS com uma plataforma de adoção digital.