Infor M3 : que documentação para formar utilizadores?

Implementou o ERP Infor M3 na sua empresa? Pretende tornar a sua documentação sobre o Infor M3 mais eficaz? Quer reduzir os erros de dados introduzidos e os pedidos de suporte do ERP? Precisa de reduzir os custos de produção e atualização da documentação relacionada com o Infor M3? Se respondeu "sim" a alguma das perguntas anteriores, então este artigo é para si.

Desde a crise sanitária de 2020, a transição para a Cloud está a acelerar no mercado dos ERP. Para que esta transição seja bem-sucedida, a adoção por parte dos utilizadores deve ser rápida, sob pena de o seu projeto de transformação digital falhar (e isso custa muito, muito caro). Mas não entre em pânico, há uma solução.

Neste artigo, explicamos como acompanhar os utilizadores passo a passo no ERP Infor M3 graças a uma documentação eficaz. A resposta, em resumo?

Para formar os utilizadores finais de forma eficaz no ERP Infor M3, a sua documentação deve ser personalizada, acessível e atualizada. Isto permitirá aos utilizadores dominar melhor o ERP para ficarem operacionais mais rapidamente... e, acima de tudo, manterem-se assim!

ERP Infor M3 : o que precisa de saber

Infor? Infor M3? ERP? Vamos fazer o ponto sobre o assunto.

Infor M3 : o ERP dos industriais

O Infor M3 é um software de planeamento de recursos empresariais (ERP) comercializado pelo editor Infor. Como qualquer ERP, o Infor M3 é um sistema de informação que permite gerir e acompanhar todos os processos e informações operacionais da empresa. A sua particularidade? Foi concebido para médias e grandes empresas internacionais que fazem parte dos setores da produção e distribuição. Note-se que pode ser implementado na Cloud ou no local.

Sobre a Infor

A Infor é um editor de software americano líder no mercado dos ERP. Entre as suas soluções, contam-se ERP como o Infor M3 e o Infor LN, mas também soluções CRM e SIRH como o CloudSuite CRM ou o CloudSuite HCM. O editor de software distingue-se pela sua abordagem setorial amplamente reconhecida, nomeadamente nos setores industriais.

Em 2021, a Infor foi classificada entre os líderes do Magic Quadrant da Gartner para ERP Cloud destinados a empresas centradas em produtos. Posiciona-se assim à frente de ERP como o Epicor, o SAP ou o Oracle NetSuite.

Agora que sabe tudo, é altura de entrar no assunto. Como tornar a sua formação no ERP Infor M3 verdadeiramente eficaz?

Documentação Infor M3 : como tornar o seu acompanhamento ao utilizador verdadeiramente eficaz?

Para tornar o seu acompanhamento ao utilizador eficaz, há três elementos indispensáveis:

• A personalização da sua documentação.
• A acessibilidade da sua documentação.
• A atualização da sua documentação.

E a boa notícia é que nenhum deles é moroso se apostar nas ferramentas certas. Explicamos tudo de seguida.

Uma documentação personalizada

Se escolheu o Infor M3, é certamente porque está mais adaptado aos seus desafios setoriais do que outros ERP do mercado. Por outras palavras, é mais personalizado.

Para o acompanhamento dos utilizadores finais no Infor M3, é igual: o seu produto (a sua documentação) deve ser personalizado para responder da melhor forma aos desafios dos seus clientes (os utilizadores finais).

Os utilizadores finais querem conteúdo que lhes diga algo, conteúdo que tenha em conta os seus desafios profissionais, o seu setor, as suas particularidades. Em resumo, uma documentação personalizada.

Para tal, crie uma documentação (formação e suporte) diferenciada segundo:

• as profissões; 
• os departamentos (Compras, Finanças, Produção, etc.); 
• as utilizações (regular ou não).

(Mostramos-lhe um exemplo concreto na última parte do artigo!)

Mas não é tudo. 

Uma documentação acessível

Para favorecer a adoção do ERP Infor M3 pelos utilizadores finais, é indispensável tornar a sua documentação acessível.

O que é uma documentação acessível?

• Uma documentação fácil de encontrar (a apenas alguns cliques do ERP).
• Uma documentação clara que permite encontrar rapidamente a informação procurada.
• Uma documentação disponível a qualquer hora (e não apenas durante o horário de trabalho).
• Uma documentação fácil de compreender (os manuais de utilizador de 200 páginas em pdf estão longe de ser acessíveis).

Em suma, a ideia é simples: fornecer a informação certa ao público certo, no momento certo e no lugar certo. 

(Parece complicado, mas garantimos que está ao seu alcance. Explicamos tudo na próxima parte do artigo). 

Último elemento indispensável de uma documentação eficaz? 

Uma documentação atualizada 

Acharia estranho ver uma repetição de um telejornal de 2002 em vez do telejornal do dia, não é verdade? Porquê? Porque as informações já não seriam (de todo) atuais. 

Com a documentação que disponibiliza aos utilizadores finais para acompanhar a adoção do ERP Infor M3, passa-se o mesmo. Ter uma documentação sobre funcionalidades que já não são atuais ou que evoluíram com as múltiplas atualizações está longe de ser pertinente.

Da primeira vez, não será muito grave. Mas com o tempo, os utilizadores deixarão de consultar a documentação que demorou tanto a conceber. Deixarão de se formar, de se informar, e limitar-se-ão a submeter pedidos de suporte para tudo e mais alguma coisa. Perderá tempo, dinheiro e desempenho. Um pouco lamentável para uma ferramenta que supostamente deveria ter o efeito oposto. 

Para evitar este problema, tem várias opções.  

• Acompanhe regularmente as atualizações feitas pela Infor sobre o Infor M3.
• Tenha uma equipa dedicada à atualização dos conteúdos de formação e de suporte. 
• Utilize ferramentas que lhe permitam criar e atualizar a sua documentação rapidamente.

Uma documentação personalizada, acessível e atualizada. É possível? Sim, e explicamos como mesmo a seguir!

Infor M3: uma documentação contextual com a Lemon Learning

E se lhe disséssemos que é possível formar os utilizadores diretamente a partir do Infor M3, acreditaria? E se, além disso, lhe garantíssemos que também pode comunicar com eles a partir do Infor M3. Ainda acreditaria?

Fique connosco. 

Nesta parte, falamos de ferramentas, acompanhamento digital a nível internacional e ROI. E porque os números por vezes falam mais do que as palavras, comecemos pelos números. 

Estes resultados são os que os nossos clientes conseguiram alcançar graças à nossa solução de adoção digital: a Lemon Learning. Entre eles, encontram-se empresas que acompanham a adoção das soluções da Infor, mas também de outros editores de ERP como SAP, Oracle ou Microsoft. 

O segredo do seu sucesso?

• Documentação diretamente integrada no Infor M3.
• Documentação simples de criar, personalizar e modificar.
• Funcionalidades avançadas para comunicar com os utilizadores a partir do Infor M3, verificar os dados introduzidos em tempo real ou ainda medir o acompanhamento da documentação consultada.

Explicamos tudo.

Tutoriais integrados no Infor M3

O Lemon Learning permite-lhe formar os utilizadores no Infor M3 através de guias interativos incorporados.

O princípio é simples: a nossa solução coloca-se em camada sobre o Infor M3 e dá acesso aos utilizadores a uma biblioteca de guias interativos disponíveis em tempo real para se formarem de forma totalmente autónoma. Os utilizadores são guiados passo a passo na execução de uma funcionalidade graças a uma documentação curta, envolvente e prática.

Mas a vantagem não é apenas para os utilizadores finais.

Documentação simples de implementar e de fazer evoluir

Graças à sua natureza evolutiva, a nossa solução permite às suas equipas criar, personalizar e atualizar a sua documentação no Infor M3 com toda a simplicidade.

A nossa solução permite-lhe:

• criar os guias interativos diretamente a partir do Infor M3;
• personalizar os seus guias interativos em poucos cliques;
• industrializar a tradução dos seus conteúdos para um acompanhamento a nível internacional.

E porque uma boa notícia nunca vem sozinha, as nossas equipas acompanham-no na conceção da sua documentação ou para ser autónomo na conceção dos seus conteúdos graças a uma formação interna.

E para terminar, guardámos o melhor para o fim.

Campanhas de comunicação integradas no ERP

A comunicação: é o nervo da guerra se quiser acelerar a adoção do seu ERP pelos utilizadores finais.

Com o Lemon Learning, pode comunicar com os seus utilizadores diretamente a partir do Infor M3.

• As notificações push permitem-lhe comunicar com os seus utilizadores através de uma janela pop-up (informações sobre uma alteração de processo, apresentação de uma nova funcionalidade, envio de um questionário para avaliar a satisfação dos utilizadores, etc.)
• As infobulhas permitem-lhe indicar informações úteis aos utilizadores para os ajudar a compreender melhor e a apropriar-se do ERP.

Todos estes elementos permitir-lhe-ão, sem dúvida, melhorar consideravelmente a adoção do ERP Infor M3 pelos utilizadores finais!

Personalização, acessibilidade, evolução da documentação: conhece agora as chaves de uma documentação verdadeiramente eficaz para acompanhar a apropriação do ERP Infor M3 pelos utilizadores finais. Chaves fundamentais que lhe permitirão não só acelerar a adoção pelos utilizadores, mas também uniformizar os processos e reduzir os seus custos! Se com tudo isto não fizer parte dos 31% de projetos de SI que têm sucesso, é porque não percebemos nada do assunto.