Infor M3: quale documentazione per formare gli utenti?

Avete implementato l'ERP Infor M3 nella vostra azienda? Volete rendere la vostra documentazione su Infor M3 più efficace? Volete ridurre gli errori di inserimento dati e le richieste di supporto dell'ERP? Avete bisogno di ridurre i costi di produzione e aggiornamento della documentazione relativa a Infor M3? Se avete risposto "sì" a una delle domande precedenti, allora questo articolo fa per voi.

Dalla crisi sanitaria del 2020, la transizione verso il Cloud si accelera sul mercato degli ERP. Per riuscire in questa transizione, l'adozione da parte degli utenti deve essere rapida, pena il fallimento del progetto di trasformazione digitale (e costa molto, molto caro). Ma niente panico, c'è una soluzione.

In questo articolo, vi spieghiamo come accompagnare gli utenti passo dopo passo sull'ERP Infor M3 grazie a una documentazione efficace. La risposta, in breve?

Per formare efficacemente gli utenti finali all'ERP Infor M3, la vostra documentazione deve essere personalizzata, accessibile e aggiornata. Questo permetterà agli utenti di padroneggiare meglio l'ERP per diventare operativi più rapidamente... e soprattutto, di mantenersi tali!

ERP Infor M3: quello che dovete sapere

Infor? Infor M3? ERP? Facciamo il punto sull'argomento.

Infor M3: l'ERP per i settori industriali                                            

Infor M3 è un software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) commercializzato dall'editore Infor. Come qualsiasi ERP, Infor M3 è un sistema informativo che consente di gestire e monitorare l'insieme dei processi e delle informazioni operative dell'azienda. La sua particolarità? È progettato per le medie e grandi imprese internazionali che operano nei settori della produzione e della distribuzione. Da notare che può essere distribuito nel Cloud o on-premise.

A proposito di Infor

Infor è un editore di software americano leader nel mercato degli ERP. Tra le sue soluzioni, si contano ERP come Infor M3 e Infor LN, ma anche soluzioni CRM e HRIS come CloudSuite CRM o CloudSuite HCM. L'editore di software si distingue per il suo approccio settoriale ampiamente riconosciuto, in particolare nei settori industriali.

Nel 2021, Infor è stato classificato tra i leader del Magic Quadrant di Gartner per gli ERP Cloud destinati alle aziende orientate ai prodotti. Si posiziona quindi davanti a ERP come Epicor, SAP, o ancora Oracle NetSuite.

Ora che sapete tutto, è il momento di entrare nel vivo dell'argomento. Come rendere la vostra formazione all'ERP Infor M3 davvero efficace?

Documentazione Infor M3: come rendere il vostro supporto agli utenti davvero efficace?

Per rendere il vostro supporto agli utenti efficace, ci sono tre elementi indispensabili:

• La personalizzazione della vostra documentazione.
• L'accessibilità della vostra documentazione.
• L'aggiornamento della vostra documentazione.

E la buona notizia è che nessuno di questi è dispendioso in termini di tempo se puntate sugli strumenti giusti. Vi spieghiamo tutto qui di seguito.

Una documentazione personalizzata

Se avete scelto Infor M3, è senza dubbio perché è più adatto alle vostre esigenze settoriali rispetto ad altri ERP sul mercato. In altre parole, è più personalizzato.

Per il supporto degli utenti finali su Infor M3, è lo stesso: il vostro prodotto (la vostra documentazione) deve essere personalizzato per rispondere al meglio alle esigenze dei vostri clienti (gli utenti finali).

Gli utenti finali vogliono contenuti che li riguardino, contenuti che tengano conto delle loro esigenze professionali, del loro settore, delle loro particolarità. In breve, una documentazione personalizzata.

Per farlo, create una documentazione (formazione e supporto) differenziata in base a:

• i mestieri; 
• i dipartimenti (Acquisti, Finanza, Produzione, ecc.); 
• gli utilizzi (regolari o meno).

(Vi mostriamo un esempio concreto nell'ultima parte dell'articolo!)

Ma non è tutto. 

Una documentazione accessibile

Per favorire l'adozione dell'ERP Infor M3 da parte degli utenti finali, è indispensabile rendere la documentazione accessibile.

Che cos'è una documentazione accessibile?

• Una documentazione facile da trovare (a pochi clic dall'ERP).
• Una documentazione chiara che permette di trovare rapidamente le informazioni ricercate.
• Una documentazione disponibile in qualsiasi momento (e non solo durante gli orari di ufficio).
• Una documentazione facile da comprendere (i manuali utente di 200 pagine in pdf sono tutt'altro che accessibili).

In sintesi, l'idea è semplice: fornire la giusta informazione al giusto destinatario, nel momento giusto e nel posto giusto. 

(Sembra complicato, ma vi assicuriamo che è alla vostra portata. Ve lo spieghiamo tutto nella prossima parte dell'articolo). 

Ultimo elemento indispensabile di una documentazione efficace? 

Una documentazione aggiornata 

Trovereste strano vedere la replica di un telegiornale del 2002 al posto del TG di oggi, vero? Perché? Perché le informazioni non sarebbero più (per niente) attuali. 

Lo stesso vale per la documentazione che fornite agli utenti finali per accompagnare la presa in mano dell'ERP Infor M3. Avere una documentazione su funzionalità che non sono più attuali o che si sono evolute con i numerosi aggiornamenti è tutt'altro che pertinente.

La prima volta, non sarà molto grave. Ma col tempo, gli utenti smetteranno di consultare la documentazione che avete impiegato tanto tempo a creare. Smetteranno di formarsi, di informarsi, e si limiteranno a inviare richieste di supporto per qualsiasi cosa. Perderete tempo, denaro e performance. Un po' un peccato per uno strumento che dovrebbe avere l'effetto opposto. 

Per evitare questo problema, avete diverse opzioni a disposizione.  

• Monitorate regolarmente gli aggiornamenti effettuati da Infor su Infor M3.
• Disponete di un team dedicato all'aggiornamento dei contenuti di formazione e supporto. 
• Utilizzate strumenti che vi permettono di creare e aggiornare la documentazione rapidamente.

Una documentazione personalizzata, accessibile e aggiornata. È possibile? Sì, e vi spieghiamo come proprio qui sotto!

Infor M3: una documentazione contestuale con Lemon Learning

E se vi dicessimo che è possibile formare gli utenti direttamente da Infor M3, ci credereste? E se, in più, vi assicurassimo che potete anche comunicare con loro direttamente da Infor M3. Ci credereste ancora?

Restate con noi. 

In questa parte parliamo di strumenti, accompagnamento digitale a livello internazionale e ROI. E poiché i numeri a volte parlano più delle parole, cominciamo proprio dai numeri. 

Questi risultati sono quelli che i nostri clienti sono riusciti a raggiungere grazie alla nostra soluzione di adozione digitale: Lemon Learning. Tra loro ci sono aziende che accompagnano la presa in mano delle soluzioni Infor, ma anche di soluzioni di altri produttori di ERP come SAP, Oracle o ancora Microsoft. 

Il segreto del loro successo?

• Una documentazione direttamente integrata in Infor M3.
• Una documentazione semplice da creare, personalizzare e modificare.
• Funzionalità avanzate per comunicare con gli utenti da Infor M3, verificare i dati inseriti in tempo reale o misurare il monitoraggio della documentazione consultata.

Vi spieghiamo tutto. 

Tutorial integrati in Infor M3

Lemon Learning vi permette di formare gli utenti su Infor M3 grazie a guide interattive integrate.

Il principio è semplice: la nostra soluzione si posiziona come livello aggiuntivo su Infor M3 e offre agli utenti accesso a una libreria di guide interattive disponibili in tempo reale per formarsi in totale autonomia. Gli utenti vengono guidati passo dopo passo nell'esecuzione di una funzionalità grazie a una documentazione breve, coinvolgente e pratica.

Ma il vantaggio non è solo per gli utenti finali.

Una documentazione semplice da implementare e da aggiornare

Grazie alla sua natura evolutiva, la nostra soluzione consente ai vostri team di creare, personalizzare e aggiornare la documentazione su Infor M3 con la massima semplicità. 

La nostra soluzione vi permette di: 

• creare le guide interattive direttamente da Infor M3; 
• personalizzare le vostre guide interattive in pochi clic; 
• industrializzare la traduzione dei vostri contenuti per un supporto a livello internazionale.

E poiché le buone notizie non arrivano mai da sole, i nostri team vi accompagnano nella progettazione della vostra documentazione o per rendervi autonomi nella creazione dei vostri contenuti grazie a una formazione interna. 

E per finire, vi abbiamo tenuto il meglio. 

Campagne di comunicazione integrate nell'ERP

La comunicazione: è il nervo della guerra se volete accelerare l'adozione del vostro ERP da parte degli utenti finali. 

Con Lemon Learning, potete comunicare con i vostri utenti direttamente da Infor M3.

• Le notifiche push vi permettono di comunicare con i vostri utenti tramite una finestra pop-up (informazioni su un cambiamento di processo, presentazione di una nuova funzionalità, invio di un questionario per valutare la soddisfazione degli utenti, ecc.)
• I tooltip vi permettono di indicare informazioni utili agli utenti per aiutarli a comprendere meglio e a prendere in mano l'ERP. 

Tutti elementi che vi permetteranno, senza dubbio, di migliorare considerevolmente l'adozione dell'ERP Infor M3 da parte degli utenti finali! 

Personalizzazione, accessibilità, evoluzione della documentazione: conoscete ora le chiavi di una documentazione davvero efficace per accompagnare la presa in mano dell'ERP Infor M3 da parte degli utenti finali. Chiavi fondamentali che vi permetteranno non solo di accelerare l'adozione da parte degli utenti, ma anche di uniformare i processi e ridurre i costi! Se con tutto ciò non fate parte del 31% dei progetti IT che hanno successo, allora non capiamo niente.