Documentazione Infor M3: guida per un supporto agli utenti davvero efficace

Avete implementato l'ERP Infor M3 nella vostra azienda? Volete rendere la vostra documentazione su Infor M3 più efficace, ridurre gli errori di inserimento dati e le richieste di supporto, oppure contenere i costi di produzione e aggiornamento dei contenuti? Se avete risposto "sì" ad almeno una di queste domande, questo articolo fa per voi.

Dalla crisi sanitaria del 2020, la transizione verso il cloud si è accelerata nel mercato degli ERP. Per riuscire in questa transizione, l'adozione da parte degli utenti deve essere rapida: un'adozione lenta o incompleta mette a rischio l'intero progetto di trasformazione digitale, con costi molto elevati. Ma esiste una soluzione concreta.

In questo articolo spieghiamo come accompagnare gli utenti passo dopo passo sull'ERP Infor M3 grazie a una documentazione efficace. La risposta in sintesi: la vostra documentazione deve essere personalizzata, accessibile e sempre aggiornata. Questo permetterà agli utenti di padroneggiare l'ERP più rapidamente e di mantenersi operativi nel tempo.

ERP Infor M3: quello che dovete sapere

Infor? Infor M3? ERP? Facciamo il punto sull'argomento.

Infor M3: l'ERP per i settori industriali

Infor M3 è un software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) commercializzato dall'editore Infor. Come qualsiasi ERP, Infor M3 è un sistema informativo che consente di gestire e monitorare l'insieme dei processi e delle informazioni operative dell'azienda. La sua particolarità? È progettato per le medie e grandi imprese internazionali che operano nei settori della produzione e della distribuzione. Può essere distribuito in cloud o on-premise.

A proposito di Infor

Infor è un editore di software americano leader nel mercato degli ERP. Tra le sue soluzioni figurano ERP come Infor M3 e Infor LN, oltre a soluzioni CRM e HRIS come CloudSuite CRM e CloudSuite HCM. L'editore si distingue per un approccio settoriale ampiamente riconosciuto, in particolare nei settori industriali.

Ora che avete il quadro completo, è il momento di entrare nel vivo dell'argomento. Come rendere la vostra formazione all'ERP Infor M3 davvero efficace?

Documentazione Infor M3: come rendere il supporto agli utenti davvero efficace

Per rendere il supporto agli utenti efficace, esistono tre elementi indispensabili:

• La personalizzazione della documentazione.
• L'accessibilità della documentazione.
• L'aggiornamento continuo della documentazione.

La buona notizia è che nessuno di questi elementi richiede un investimento di tempo eccessivo, a patto di scegliere gli strumenti giusti.

Una documentazione personalizzata

Se avete scelto Infor M3, è perché risponde meglio alle vostre esigenze settoriali rispetto ad altri ERP sul mercato. Lo stesso principio vale per il supporto agli utenti finali: la documentazione deve essere personalizzata per rispondere alle esigenze specifiche di chi la utilizza.

Gli utenti finali cercano contenuti che li riguardino direttamente, che tengano conto delle loro responsabilità professionali, del loro settore e delle loro particolarità operative. Per farlo, create una documentazione differenziata in base a:

• i ruoli professionali;
• i dipartimenti (Acquisti, Finanza, Produzione, ecc.);
• la frequenza d'uso (utilizzo regolare o saltuario).

(Nell'ultima parte dell'articolo trovate un esempio concreto.)

Una documentazione accessibile

Per favorire l'adozione dell'ERP Infor M3 da parte degli utenti finali, la documentazione deve essere facilmente accessibile. Ecco cosa significa in pratica:

• Facile da trovare, a pochi clic dall'ERP.
• Chiara, in modo da trovare rapidamente le informazioni cercate.
• Disponibile in qualsiasi momento, non solo durante gli orari di ufficio.
• Semplice da comprendere: i manuali utente in PDF di 200 pagine non sono accessibili.

In sintesi: fornire la giusta informazione al giusto destinatario, nel momento giusto e nel contesto giusto.

Una documentazione aggiornata

Una documentazione su funzionalità non più attuali o che si sono evolute con i numerosi aggiornamenti di Infor M3 è controproducente. La prima volta, l'impatto può essere limitato. Nel tempo, però, gli utenti smettono di consultarla e si limitano a inviare richieste di supporto per qualsiasi problema. Il risultato: perdita di tempo, aumento dei costi e calo delle performance.

Per evitare questo scenario, ecco le opzioni disponibili:

• Monitorare regolarmente gli aggiornamenti rilasciati da Infor su Infor M3.
• Disporre di un team dedicato all'aggiornamento dei contenuti di formazione e supporto.
• Utilizzare strumenti che permettono di creare e aggiornare la documentazione rapidamente.

Infor M3: una documentazione contestuale con Lemon Learning

È possibile formare gli utenti direttamente dall'interno di Infor M3? Sì. Ed è anche possibile comunicare con loro direttamente dall'ERP. In questa parte parliamo di strumenti, accompagnamento digitale su scala internazionale e ritorno sull'investimento. Partiamo dai numeri.

Questi risultati sono quelli che i clienti di Lemon Learning hanno raggiunto grazie alla nostra soluzione di adozione digitale. Tra loro figurano aziende che accompagnano la presa in mano delle soluzioni Infor, ma anche di ERP come SAP, Oracle e Microsoft.

Il segreto del loro successo?

• Una documentazione direttamente integrata in Infor M3.
• Una documentazione semplice da creare, personalizzare e aggiornare.
• Funzionalità avanzate per comunicare con gli utenti dall'interno di Infor M3, verificare i dati inseriti in tempo reale e misurare il tasso di consultazione della documentazione.

Tutorial interattivi integrati in Infor M3

Lemon Learning permette di formare gli utenti su Infor M3 grazie a guide interattive integrate direttamente nell'ERP.

Il principio è semplice: la soluzione si posiziona come livello aggiuntivo su Infor M3 e offre agli utenti l'accesso a una libreria di guide interattive disponibili in tempo reale. Gli utenti vengono guidati passo dopo passo nell'esecuzione di una funzionalità grazie a una documentazione breve, coinvolgente e pratica, che consente di formarsi in totale autonomia senza abbandonare l'ERP.

Una documentazione semplice da implementare e da aggiornare

Grazie alla sua natura evolutiva, la soluzione consente ai team di creare, personalizzare e aggiornare la documentazione su Infor M3 con la massima semplicità. In particolare è possibile:

• creare le guide interattive direttamente da Infor M3;
• personalizzare le guide in pochi clic;
• industrializzare la traduzione dei contenuti per un supporto su scala internazionale.

I team di Lemon Learning accompagnano inoltre nella progettazione della documentazione oppure nella formazione interna per rendere i clienti autonomi nella creazione dei contenuti.

Campagne di comunicazione integrate nell'ERP

La comunicazione è un elemento chiave per accelerare l'adozione dell'ERP da parte degli utenti finali. Con Lemon Learning, è possibile comunicare con gli utenti direttamente dall'interno di Infor M3:

• Notifiche push: finestre pop-up per informare su un cambiamento di processo, presentare una nuova funzionalità o raccogliere la soddisfazione degli utenti tramite questionario.
• Tooltip: indicazioni contestuali che aiutano gli utenti a comprendere meglio l'ERP e a eseguire le operazioni in modo corretto.

Tutti elementi che contribuiscono a migliorare considerevolmente l'adozione dell'ERP Infor M3 da parte degli utenti finali.

Personalizzazione, accessibilità e aggiornamento continuo: conoscete ora le tre chiavi di una documentazione davvero efficace per accompagnare la presa in mano dell'ERP Infor M3. Elementi fondamentali che permettono non solo di accelerare l'adozione da parte degli utenti, ma anche di uniformare i processi e ridurre i costi operativi.