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Descubre los 3 errores más comunes en el onboarding de un ERP y cómo evitarlos para garantizar la adopción del software y el rendimiento de tus equipos
Casi la mitad de las implantaciones de ERP fracasa en el primer intento. Dificultades técnicas durante la implantación, una gestión del cambio deficiente o una formación insuficiente son algunas de las causas más habituales de estos fracasos.
Para favorecer la adopción del ERP por parte de los usuarios, el onboarding es una etapa fundamental. A continuación se describen tres errores frecuentes que conviene evitar para impulsar la adopción de forma duradera.
1. Olvidarse de dar la bienvenida a los nuevos usuarios en el ERP
La bienvenida marca el tono de toda la experiencia de usuario. Sin una acogida adecuada en el ERP, los nuevos usuarios pueden sentirse desorientados, mostrar mayor resistencia ante la herramienta o acabar abandonándola por falta de acompañamiento. Una buena incorporación comienza, por tanto, por cuidar ese primer contacto con el sistema.
El consejo de Lemon Learning: comuníquese con sus usuarios
Para dar la bienvenida a los nuevos usuarios en su ERP, nada mejor que la comunicación personalizada. Lemon Learning permite enviar mensajes de bienvenida o presentaciones de las funcionalidades principales con unos pocos clics, dirigidos a perfiles de usuario concretos. La solución se integra directamente en su ERP siempre que sea accesible en línea, como es el caso de Infor, Oracle o Dynamics 365.
2. No formar a los usuarios en el ERP
Esperar que los usuarios dominen un ERP sin formación previa es poco realista. La formación no es opcional: es un pilar del onboarding ERP. Sin ella, los equipos quedan expuestos a riesgos concretos.
- Pérdida de tiempo: los usuarios pasan más tiempo buscando información, esperando respuestas del soporte o corrigiendo errores que realizando su trabajo.
- Menor rendimiento: cuando el esfuerzo se destina a dominar la herramienta en lugar de ejercer las funciones propias, la productividad cae y el impacto se nota en toda la organización.
- Aumento de costes: licencias sin usar, errores en el sistema, mayor volumen de solicitudes al soporte y pérdida de competitividad frente a empresas que aprovechan plenamente su ERP.
El consejo de Lemon Learning: forme a sus usuarios desde el propio ERP
El aprendizaje más eficaz en entornos de software es el aprendizaje en la práctica, conocido como Learning by Doing. Con Lemon Learning, los usuarios se forman directamente en el ERP mediante guías interactivas paso a paso, en tiempo real y sin salir de la herramienta. En Dynamics 365, por ejemplo, pueden aprender a crear un seguimiento de prescriptor, cerrar un expediente o tramitar una solicitud de admisión de forma autónoma. El resultado es un mayor compromiso con el ERP, un uso más correcto y un mejor rendimiento diario de los equipos.
3. Creer que el onboarding es un proceso que termina
El onboarding no tiene una fecha de cierre. El ERP evoluciona, aparecen nuevas funcionalidades, la interfaz cambia y los usuarios rotan o asumen nuevas responsabilidades. Acompañar a los usuarios más allá de la incorporación inicial es imprescindible para mantener la adopción a lo largo del tiempo. Para ello, tres elementos resultan clave:
- Escalabilidad de la formación: para añadir y actualizar contenidos a medida que el ERP evoluciona.
- Personalización de los contenidos: para responder a cada perfil de usuario según su uso real de la herramienta.
- Comunicación continua: para mantener el compromiso de los usuarios de forma duradera.
Además de estos tres elementos, existe otro factor determinante para mejorar el onboarding ERP a lo largo del tiempo: la medición del retorno de la inversión.
El consejo de Lemon Learning: mida, ajuste y vuelva a empezar
Medir el ROI del onboarding ERP permite identificar qué funciona y qué debe mejorarse en cada etapa del recorrido del usuario. Con Lemon Learning, las estadísticas de uso son accesibles directamente desde el ERP. En Oracle, por ejemplo, es posible consultar qué guías interactivas se han utilizado más, qué formatos generan mayor interacción y dónde se producen fricciones, para ajustar el acompañamiento en consecuencia y acelerar la adopción.
Aunque los errores en el onboarding ERP son frecuentes, es perfectamente posible evitarlos. Una acogida cuidada, una formación práctica integrada en la herramienta y una medición continua del impacto son los tres pilares de una adopción duradera.
¿Tiene un proyecto ERP en marcha? Lemon Learning puede ayudarle a acelerar su adopción, sea cual sea el sistema, siempre que sea accesible en línea.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Qué es el onboarding de un ERP?+
El onboarding de un ERP es el proceso de incorporación y formación de los usuarios en el sistema de planificación de recursos empresariales, desde la bienvenida inicial hasta el acompañamiento continuo para garantizar su adopción y uso eficaz.
¿Por qué fracasan tantas implantaciones de ERP?+
Entre las principales causas están una gestión del cambio deficiente, una formación insuficiente y la falta de acompañamiento a los usuarios. Un onboarding bien planificado reduce significativamente estos riesgos.