Descubra los costes reales de la transformación digital: formación, soporte, adopción de software y claves para optimizar su inversión tecnológica.
CRM, ERP, SI Compras, SIRH, intranet… Es posible que estas categorías de software le resulten familiares, sobre todo si ha decidido, como muchas organizaciones en los últimos años, equipar su empresa con ellas. Pero, ¿a qué precio?
Existen costes inevitables cuando se implantan nuevos programas y se forma a los usuarios. Sin embargo, también hay costes que pueden reducirse, o incluso eliminarse (una noticia que sin duda agradecerán los equipos de Compras y la Dirección Financiera).
Formación en software, incorporación de usuarios, optimización del soporte de aplicaciones: al final del artículo encontrará todas las claves para reducir los costes asociados a sus proyectos de transformación digital. Antes, repasamos en imágenes y cifras el verdadero coste de la transformación digital.
La brecha de competencias digitales impacta directamente en la productividad de los equipos y en la rentabilidad de las inversiones tecnológicas. Cuando los usuarios no dominan las herramientas, los programas se usan poco o se usan mal, y el retraso acumulado frena la competitividad de la organización.
Tanto si necesita incorporar a los nuevos empleados en sus herramientas de trabajo como iniciar a todo un departamento en las nuevas funcionalidades de su SIRH, su SI Compras o su ERP, crear materiales de ayuda y soporte lleva tiempo. Este tiempo se multiplica cuando los contenidos adoptan la forma de manuales de procedimiento en PDF o módulos de e-learning que deben actualizarse con cada nueva versión de la herramienta.
Donde hay software, hay también soporte a los usuarios. Independientemente de la solución elegida, acompañar a los equipos en sus herramientas digitales tiene un coste: ¿cuántos ingenieros de soporte componen su equipo? ¿Cuánto tiempo dedican los equipos de TI a resolver tickets?
La clave para el buen manejo del software es el acompañamiento constante. Sin embargo, esto puede convertirse rápidamente en un desafío: los usuarios necesitan un soporte accesible en tiempo real, incluso cuando trabajan en diferentes husos horarios o fuera del horario de oficina habitual.
CRM, ERP, SIRH, SI Compras, intranet, software de facturación… Su empresa cuenta quizás con numerosas aplicaciones. ¿Pero sus usuarios las emplean de forma correcta? ¿Cómo garantizar que su inversión en herramientas digitales sea rentable?
Tanto si los usuarios solo emplean una parte de las funcionalidades disponibles como si las usan todas recurriendo constantemente al soporte, el mal uso del software impacta de forma considerable en la productividad de los equipos. A largo plazo, una herramienta mal utilizada genera frustración y desenganche: el resultado es el abandono del software.
Sus colaboradores son, en cierto modo, los clientes internos de su organización. Si no se atienden sus necesidades digitales, corren el riesgo de abandonar las herramientas o, peor aún, de desengancharse de la propia empresa. El desenganche tiene un coste real.
La experiencia digital de los usuarios es también la garantía de una transformación digital duradera. Calidad y disponibilidad del soporte, satisfacción de los usuarios, proactividad del servicio de asistencia: todos estos elementos deben tenerse en cuenta para una gestión óptima de la experiencia digital.
¿La clave? Crear cápsulas de microlearning integradas directamente en el software de los colaboradores. La herramienta de autor de Lemon Learning permite generar materiales de formación en pocos clics, sin necesidad de conocimientos técnicos previos.
¿La clave? Apostar por contenidos evolutivos que se adapten automáticamente a las actualizaciones de las herramientas. Con Lemon Learning, ya no es necesario revisar cada captura de pantalla de un manual de usuario: basta con unos pocos clics.
¿La clave? Ofrecer un soporte disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La plataforma de adopción digital de Lemon Learning acompaña a los usuarios directamente en sus aplicaciones. Las guías interactivas, disponibles a demanda, funcionan con independencia de la disponibilidad de los equipos de soporte. Resultado: usuarios autónomos en sus herramientas.
¿La clave? Apostar por el soporte aplicativo integrado. Su principal ventaja: los usuarios encuentran la respuesta a sus preguntas sin salir del software que están utilizando.
¿La clave? No esperar a las sesiones presenciales para formar a los colaboradores en el software. Gracias al método de Learning By Doing, los usuarios aprenden mientras ejecutan sus tareas reales, sean principiantes o expertos. Resultado: las herramientas se utilizan, y se utilizan correctamente.
¿La clave? Formar no es suficiente para garantizar el buen uso del software. Para implicar a los usuarios, es necesario interactuar con ellos de forma continua. Gracias a las notificaciones push, puede felicitar a los colaboradores por sus resultados, anunciar próximas iniciativas o recoger opiniones sobre la evolución de la intranet: las posibilidades son ilimitadas.
Formación en software, optimización del soporte aplicativo, adopción digital: ahora dispone de todas las claves para consolidar la transformación digital de su empresa a menor coste. En un contexto de digitalización creciente, la ventaja será para las organizaciones que sepan aprovechar el giro hacia las herramientas digitales y acompañar a sus colaboradores en ese cambio.
¿Tiene un proyecto de implantación de software? ¿Está reestructurando sus procesos para hacerlos más digitales? Contacte con nuestros equipos para intercambiar ideas sobre sus retos.
Los costes se agrupan en tres grandes bloques: formación e incorporación de usuarios, soporte y mantenimiento de aplicaciones, y garantía de adopción del software. Cada uno de ellos puede dispararse si no se gestiona de forma planificada.
No existe un precio único: depende del tamaño de la organización, las herramientas elegidas y el nivel de acompañamiento a los usuarios. Sin embargo, los estudios indican que las empresas desperdician de media el 37 % de su presupuesto en software que no se usa o se usa incorrectamente.
La causa más frecuente no es tecnológica, sino humana: los colaboradores no reciben el acompañamiento adecuado para adoptar las nuevas herramientas, lo que genera baja utilización, frustración y abandono del software.
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Yves Caseau, CDIO de Michelin, comparte su visión sobre la transformación digital industrial, la IA, la deuda técnica y el Software Craftsmanship....