Cómo crear una formación SIRH eficaz paso a paso

Errores de introducción de datos, uso inadecuado de las funcionalidades o abandono del software: los problemas que pueden surgir tras la implantación de un SIRH son numerosos. Para hacerles frente, la formación es imprescindible. Permite a los usuarios apropiarse mejor del software de RRHH y adoptarlo, consolidando así el proyecto SIRH en su conjunto.

Pero, ¿cómo hacerlo de forma concreta? Para crear una formación SIRH eficaz, conviene proceder paso a paso:

1. Define los objetivos de tu formación en el SIRH.
2. Recopila los contenidos necesarios para el diseño de la formación.
3. Diseña el módulo o los módulos de formación.
4. Prueba, ajusta y despliega los módulos de formación en el SIRH.
5. Mide el ROI de la formación implantada.

A continuación te explicamos cada etapa en detalle. Y como bonus al final del artículo: cómo integrar tu formación directamente en tu SIRH.

1. Definir los objetivos de tu formación SIRH

El primer paso para crear una formación SIRH eficaz consiste en definir claramente sus objetivos. Solo así podrás diseñar un acompañamiento adaptado tanto a las necesidades de tu empresa como a las de los usuarios finales.

Solo definiendo claramente los objetivos de tu formación en el SIRH podrás alcanzarlos.

Hazte una pregunta sencilla: ¿a qué necesidad debe responder tu formación en el SIRH? Puede tratarse de necesidades de los propios usuarios o del Departamento de Formación.

Necesidades centradas en los usuarios finales

• Mejorar el onboarding de los nuevos usuarios en el sistema de información.
• Formar a los colaboradores en el SIRH de forma eficaz para que sean operativos más rápidamente.
• Acompañar a los usuarios ante las actualizaciones periódicas del SIRH (en modo SaaS).
• Favorecer la uniformización de los procesos de RRHH.

Retos centrados en los responsables de formación

• Reducir el tiempo dedicado a la creación y actualización de los contenidos de formación en el SIRH.
• Hacer la formación en el SIRH más eficaz y atractiva.
• Reducir los costes de formación en el SIRH.

Todos estos objetivos pueden orientar el diseño de tu formación según los desafíos de tu empresa y de tus colaboradores.

Ejemplo: definir los objetivos de tu formación en el SIRH Workday

Porque un ejemplo vale más que mil explicaciones, tratemos de definir los objetivos de una formación para el SIRH Workday. Para ello, puedes plantearte las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los principales problemas de los colaboradores con el SIRH Workday?
• ¿Cuáles son las funcionalidades imprescindibles de Workday que los colaboradores deben dominar?
• ¿Qué funcionalidades generan sistemáticamente dificultades al utilizar el SIRH?

Una vez respondidas estas preguntas, podrás definir módulos de formación para cada problemática y funcionalidad identificadas. Por ejemplo, es habitual crear módulos para las siguientes tareas en Workday:

• La actualización de contratos.
• La modificación de datos personales.
• La propuesta de remuneración en la contratación.
• La asignación de un convenio colectivo.

Lo que nos lleva al segundo punto: el diseño de tu formación en el SIRH.

2. Diseñar tu formación en el SIRH paso a paso

Para crear un módulo eficaz que forme a tus colaboradores en el software SIRH, apuesta por la sencillez y la progresión. El proceso consta de tres etapas fundamentales.

1. Recopila los contenidos

Comienza por consultar a los diferentes equipos con el fin de reunir los contenidos ya existentes: documentación interna, procedimientos, capturas de pantalla o vídeos explicativos. Estos materiales te ayudarán durante la creación del módulo de formación y evitarán duplicar esfuerzos.

2. Diseña tu módulo de formación

Una vez reunidos los contenidos necesarios, pasa al diseño. Explica el proceso a seguir paso a paso, guiando a los colaboradores de forma progresiva en el manejo del SIRH. Estructura cada módulo en torno a una tarea o funcionalidad concreta para facilitar la comprensión y la retención.

3. Prueba tu módulo de formación

Antes del despliegue definitivo, haz que un grupo reducido de colaboradores pruebe el módulo. Recoge sus comentarios y ajusta el contenido según las mejoras identificadas. Solo entonces difunde la formación al conjunto de usuarios del SIRH dentro de la empresa.

3. Medir el ROI de tu formación

Una vez desplegada la formación, queda una etapa esencial: medir su eficacia. Para ello, define indicadores de rendimiento (KPI) desde el principio. Estos te permitirán evaluar de forma objetiva si la formación cumple sus objetivos.

La medición del ROI de tu formación te ayudará a responder preguntas como:

• ¿La formación responde a los objetivos establecidos?
• ¿Hay ajustes que realizar en los diferentes módulos de formación? Si es así, ¿cuáles?
• ¿Los colaboradores utilizan mejor su SIRH?

En definitiva, esta medición te permitirá identificar ejes de mejora precisos y optimizar la formación en el SIRH de forma continua.

Como habrás comprendido, una formación eficaz en el SIRH debe responder a objetivos precisos, evaluarse con regularidad y ajustarse con el tiempo. Pero eso no es todo.

4. Crear una formación integrada en el SIRH

Una formación en el SIRH verdaderamente eficaz es también personalizada, actualizada y accesible en el momento en que el usuario la necesita. Para lograrlo, nada mejor que una formación directamente integrada en el propio SIRH.

Crear una formación integrada en el SIRH con Lemon Learning

Con Lemon Learning, puedes implementar una formación eficaz en el SIRH con total sencillez. El principio es claro: tú creas módulos de formación directamente desde el SIRH en pocos clics; tus usuarios se forman paso a paso en tiempo real gracias a guías interactivas accesibles sin salir de la herramienta.

Las ventajas son numerosas:

• Una formación disponible directamente desde el SIRH.
• Guías interactivas integradas, sencillas y atractivas.
• Un onboarding de usuarios instantáneo, accesible desde el primer uso del SIRH.
• Formación accesible en tiempo real, sin interrumpir el flujo de trabajo.
• Contenidos personalizables según el perfil, el idioma, el departamento o el rol de cada colaborador.
• Documentación fácil y rápida de actualizar.
• Reducción del tiempo de formación y de los costes asociados.

Si quieres profundizar en cómo acompañar a tus equipos en la adopción de un nuevo software de RRHH, este artículo sobre adopción de software de recursos humanos puede resultarte de utilidad.

Formación integrada en el SIRH: el ejemplo de las guías interactivas en Talentsoft

¿Deseas explicar a tus colaboradores cómo inscribirse en una sesión de formación, revisar una entrevista, asignar objetivos a su equipo o actualizar sus deseos de movilidad en Talentsoft? Con Lemon Learning, basta con unos pocos clics para crear una guía interactiva. Desde tu SIRH, solo tienes que definir los pasos del proceso que deseas explicar, siguiendo su orden cronológico. El gran valor añadido es la interacción con el usuario en cada etapa.

Gracias a la solución de Lemon Learning, puedes dinamizar tus módulos de formación con imágenes, GIFs o vídeos. Además, puedes crear notificaciones push e integrar encuestas para comunicarte directamente con tus usuarios. Y todo ello adaptado al perfil de cada colaborador: idioma, departamento o rol.

El resultado es una formación en el SIRH verdaderamente eficaz, que responde a los retos de tus colaboradores y a los tuyos, tanto en materia de formación como de adopción de herramientas.

Esto es precisamente lo que logró DPD, que simplificó el uso de su SIRH Octime y redujo en un 70 % sus solicitudes de soporte gracias a Lemon Learning.

Sencilla y al alcance de todos, la creación de una formación integrada en el SIRH puede transformar el día a día de tus colaboradores con su herramienta. Gracias a las plataformas de adopción digital como Lemon Learning, ahora puedes formar a tus equipos directamente desde el SIRH, sin que tengan que salir de él en ningún momento. La información está exactamente donde ellos se encuentran. El resultado es la verdadera adopción de tu SIRH.