Budget IT: la guida completa per gestirlo e pilotarlo

Per garantire gli investimenti relativi alle apparecchiature informatiche e ai costi associati, è necessario stabilire un piano finanziario su un periodo definito. Chiaro, misurabile e flessibile, il budget IT consente di prevedere le spese informatiche future e di mettere in atto misure di risparmio che contribuiscono a garantire il miglior rapporto qualità/prezzo. Questa breve guida vi illustra tutto ciò che dovete sapere per gestire e pilotare efficacemente il budget IT della vostra azienda.

Definizione degli obiettivi del budget IT

La definizione del budget informatico è essenziale per la strategia aziendale, poiché offre al direttore dei sistemi informativi la possibilità di gestire meglio la propria organizzazione. Di conseguenza, il budget informatico deve rispondere agli obiettivi strategici definiti dalla direzione generale, ma anche a quelli stabiliti dalla direzione dei servizi informatici. Ciò è tanto più importante quando l'azienda è in piena trasformazione digitale.

Prima di definire il budget IT della vostra azienda, è tuttavia necessario determinarne la finalità, ovvero gli obiettivi. A tal fine, dovete identificare le vostre priorità e i vostri bisogni, e fare in modo che questi si allineino strategicamente con gli obiettivi commerciali dell'azienda. Determinare gli obiettivi SI consente così di individuare i progetti più importanti che contribuiscono a ottenere un ritorno sull'investimento più significativo.

A tal proposito, il budget IT può essere destinato a diversi progetti principali dell'azienda. Tra questi, è possibile citare in particolare:

• il passaggio al Cloud,
• la digitalizzazione dei processi,
• il rafforzamento della sicurezza informatica,
• l'implementazione di soluzioni di mobilità per i dipendenti.

A proposito di digitalizzazione dei processi, Lemon Learning vi aiuta a liberare il potenziale dei vostri software. La nostra missione è infatti semplificare il processo di trasformazione digitale per le aziende, proponendovi software funzionali e semplici da utilizzare. Leader di mercato in Francia, contiamo già più di 2 milioni di utenti nel mondo.

Elaborazione di un budget realistico

Per mantenere e conservare il sistema informatico dell'azienda in buono stato di funzionamento, è necessario destinare a questo servizio le risorse finanziarie necessarie. Queste ultime lo aiuteranno a operare con efficacia. In altre parole, è necessario determinare il budget operativo del proprio servizio informatico assicurandosi che si tratti di un budget equo e realistico.

Composizione del budget IT

Un budget operativo realistico offre la possibilità di garantire ai team DSI una autonomia finanziaria. Consente inoltre di coprire le spese amministrative dei loro progetti.

Per costruire un budget operativo realistico per i vostri team SI, dovete tenere conto di diversi elementi:

• l'hardware informatico,
• il personale,
• i software,
• l'outsourcing,
• le imposte legate all'IT,
• i costi di occupazione legati all'IT...

Stabilire un budget realistico significa anche effettuare un audit delle spese e dei progetti degli anni precedenti (salvo in caso di creazione della vostra azienda). Questo audit vi aiuta a prevedere meglio il budget dell'anno successivo. Aiuta inoltre l'azienda a mettere in evidenza gli elementi che non faranno più parte del budget e a prevedere potenziali nuovi sforamenti dall'altra parte.

Determinazione dei margini di manovra

Per determinare il budget IT, è possibile quindi prendere in considerazione il budget dell'esercizio precedente e prorogarlo quasi invariato. Modificate successivamente alcuni fattori come i prezzi unitari. Eseguite aggiornamenti degli inventari e delle evoluzioni attese al fine di adattarli alla situazione attuale della vostra azienda.

Una volta stabilito il budget IT, integrate i progetti informatici già avviati o in corso di sviluppo. Ciò offre al direttore dei sistemi informativi la possibilità di avere un'idea più o meno precisa dei costi e dei ricavi. Può così prevedere i risultati futuri e ricavare margini di manovra.

Monitoraggio e controllo delle spese IT

Non lo si ripeterà mai abbastanza: una buona gestione delle spese IT passa necessariamente per la messa in atto di meccanismi di monitoraggio del budget. Il monitoraggio all'interno di un progetto è indispensabile, qualunque sia la sua finalità. Seguire l'avanzamento delle spese e la costruzione del budget in generale permette di verificare regolarmente il buon andamento del progetto e la correttezza del budget previsto.

Il monitoraggio e il controllo delle spese IT aiutano anche ad analizzare gli scostamenti e a mettere in atto azioni correttive, se necessario. Questo lavoro è altrettanto importante. Offre infatti la possibilità di trasmettere informazioni aggiornate alla direzione generale e ai team coinvolti nella gestione del budget IT.

Per garantire il monitoraggio e il controllo delle spese IT, è possibile mettere in atto degli indicatori chiave di prestazione (KPI) nonché un sistema di report mensili.

Consigli per una gestione efficace del budget IT

Per una gestione efficace del budget IT, è necessario anzitutto comunicare il progetto in anticipo e in modo continuativo, al fine di consentire ai team di proiettarsi facilmente verso il futuro. Una buona comunicazione aiuta anche a evitare situazioni come uno scarso adattamento o una mancanza di informazioni, che potrebbero compromettere il successo del progetto.

Anticipazione dei costi imprevisti

Per ottimizzare il budget IT, è necessario anche dotarsi di un software adatto alla gestione dei progetti e alla previsione del budget. Questo tipo di strumento accompagna nella gestione di diversi aspetti indispensabili al buon funzionamento del progetto e dell'organizzazione. Un buon software offre infatti la possibilità di gestire le attività, i costi e l'analisi delle performance. Si ha così la possibilità di anticipare costi imprevisti.

A proposito di software, Lemon Learning propone soluzioni chiavi in mano che si adattano a tutte le sfide della trasformazione digitale della vostra azienda. Tra le nostre diverse soluzioni, possiamo citare:

• Lemon Adoption,
• Lemon Analyze,
• Lemon Automation.

Vi aiutiamo a distribuire nuove applicazioni aziendali e ad adottare nuove pratiche di gestione del budget IT.

Prioritizzazione degli investimenti in funzione del ROI

Per assicurarsi dell'affidabilità e della correttezza del budget IT definito dalla propria azienda, è necessario stabilire gli indicatori di calcolo del ROI. Ciò passa in particolare attraverso la redazione di un bilancio dell'utilizzo delle risorse finanziarie dell'anno precedente. Ci si basa sui dati raccolti e sul numero di voci di budget.

Se la vostra azienda ha ad esempio acquisito nuove apparecchiature informatiche nel corso dell'anno passato, questi indicatori forniranno un'idea della redditività dell'investimento.

La trasformazione digitale ha apportato numerosi cambiamenti nel modo di funzionare delle aziende moderne. Ciò si riflette in particolare nei budget IT, tra gli altri aspetti. I budget IT sono quindi indispensabili per la definizione e l'esecuzione delle strategie di trasformazione digitale che le aziende prevedono per il futuro. Affidatevi a Lemon Learning per riuscire nella definizione e nella gestione del vostro budget IT.