Como implementar um SIRH em 6 etapas

Deseja implementar um SIRH mas não sabe por onde começar? Dificuldades na transferência de dados, má utilização do software ou resistência à mudança: são muitos os obstáculos que podem surgir durante a implementação de um SIRH numa empresa. A boa notícia é que, com um plano claro, é perfeitamente possível ultrapassá-los.

A implementação de um software SIRH é um desafio de grande dimensão porque diz potencialmente respeito à totalidade dos colaboradores de uma organização. Custo da implementação, heterogeneidade das competências digitais ou automatização dos processos de RH: o SIRH está no centro de muitos desafios. A Lemon Learning explica como realizar a implementação de um SIRH em 6 etapas.

1. Identifique as suas necessidades

Por que razão deseja implementar um SIRH? A utilidade de qualquer software depende das necessidades dos utilizadores finais. Esta é, por isso, a primeira etapa: identificar as necessidades da sua empresa e dos colaboradores.

Para identificar essas necessidades, comece por responder às seguintes questões:

• Quais são as razões que o levam a implementar um SIRH? (Reduzir custos, automatizar processos de RH para ganhar tempo, etc.)
• Qual é a necessidade principal no âmbito deste projeto? (Simplificar a utilização de um SIRH, acelerar a adoção, proteger os dados, etc.)
• Quais são os colaboradores abrangidos pela nova ferramenta? (100, 1.000 ou 10.000 colaboradores; um departamento ou toda a empresa, etc.)
• Qual é o maior desafio da implementação? (Escala, redução de custos, formação rápida dos colaboradores, etc.)
• O que tornará a solução sustentável? (Adoção do SIRH, suporte informático, personalização, etc.)

Todas estas questões permitem enquadrar o projeto e facilitar a adoção do SIRH pelos colaboradores.

🍋 A dica Lemon Learning: colabore

Implementar um SIRH é bom; fazê-lo com os colaboradores é ainda melhor. O sucesso da implementação do seu SIRH depende intrinsecamente do comportamento dos colaboradores, o qual é influenciado pela forma como os envolve no projeto. Eis como fazê-lo:

• Criar uma equipa de projeto: constituída por dois ou três colaboradores com perfis complementares, esta equipa será responsável pelo projeto de A a Z, desde o caderno de encargos até à implementação e ao acompanhamento da mudança.
• Envolver a Direção: o apoio e o empenho da Direção são indispensáveis para maximizar as hipóteses de sucesso. Comunique com ela de forma regular.
• Envolver os utilizadores finais: questione-os sobre as suas necessidades desde o início do projeto e comunique regularmente para reduzir possíveis resistências futuras e favorecer a adoção do SIRH.

2. Escolha o SIRH adequado

Smart RH, Workday, Talentsoft, Sopra HR ou Cornerstone: a oferta de SIRH disponível no mercado é vasta. O objetivo não é escolher a solução mais popular, mas sim a mais adequada à sua empresa. Depois de identificar as necessidades e enquadrar o projeto, pode então selecionar a solução certa, escolhendo entre uma das três abordagens seguintes:

• O modelo bottom-up: abordagem ascendente e mais descentralizada, em que os SIRH locais alimentam o core RH.
• O modelo top-down: abordagem descendente e mais centralizada, em que o core RH alimenta os SIRH locais.
• O modelo misto: abordagem híbrida que combina os modelos bottom-up e top-down consoante os processos.

Para escolher o modelo adequado, baseie-se nos seus objetivos: quer uma gestão centralizada ou prefere privilegiar a colaboração? Verifique também se os critérios estão alinhados com as suas necessidades: orçamento, funcionalidades disponíveis, carácter evolutivo da oferta e simplicidade de integração, implementação e utilização. Não hesite em solicitar referências de clientes das diferentes soluções e em utilizar comparadores em linha para ter uma visão mais clara.

3. Acompanhe a mudança ao longo de toda a implementação do SIRH

Nova ferramenta, novas funcionalidades, novas formas de trabalhar: a implementação de um SIRH pode representar uma transformação profunda no quotidiano dos colaboradores. É, por isso, fundamental acompanhá-los nesta transição. A palavra de ordem é comunicar: antes do projeto, durante e após.

Sobre o quê comunicar? Eis algumas questões que o podem orientar:

• Por que razão optou por implementar um SIRH na empresa?
• Como irá decorrer a implementação (instalação, formação, transição para a ferramenta)?
• Quais são os benefícios concretos da implementação do SIRH?

O objetivo é dar sentido à mudança. Ao comunicar regularmente, permite aos colaboradores viver melhor a transição e reduz as resistências que poderiam comprometer o projeto.

🍋 A dica Lemon Learning: dê as boas-vindas à cultura digital

E se simplesmente desmistificássemos o digital? A mudança implica sempre uma parte de desconhecido que pode gerar receio. A sua missão é tranquilizar os colaboradores e mostrar-lhes que esta mudança será benéfica. Ao integrar a cultura do digital e da mudança na cultura de empresa, reduzirá possíveis resistências e permitirá que os colaboradores encarem o digital com um novo olhar.

4. Implemente o seu SIRH

Chegou o momento de implementar o SIRH. Proceda passo a passo:

• Configure o SIRH. Esta etapa permite adaptar a ferramenta aos seus objetivos e responder às problemáticas existentes.
• Teste o SIRH. A fase de testes é crucial. Teste tantas vezes quantas as necessárias e recorra a grupos de teste para ajustar a ferramenta de acordo com as necessidades dos utilizadores.
• Lance o SIRH. Uma vez concluídas a configuração e os testes, implemente o SIRH e assegure o suporte aplicacional para garantir uma entrada em produção eficaz.

🍋 A dica Lemon Learning: opte por um suporte SIRH integrado

Graças ao suporte informático incorporado, diretamente integrado no software, pode favorecer a adoção do SIRH desde o primeiro dia. O suporte aplicacional incorporado está acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Resultado: os pedidos de suporte diminuem, os custos reduzem-se e cada colaborador pode concentrar-se nas suas tarefas mais importantes, ganhando em autonomia e eficiência.

5. Forme os seus colaboradores no SIRH

A formação é uma etapa indispensável da adoção de qualquer software. O SIRH não é exceção: os colaboradores precisam de se apropriar da nova ferramenta. Para formar bem os seus colaboradores no software SIRH, é importante estar alinhado com as suas necessidades reais. Adeus aos longos dias de formação, aos manuais extensos ou às sessões coletivas pouco personalizadas. Hoje, os colaboradores querem formações curtas, personalizadas e em tempo real.

🍋 A dica Lemon Learning: aposte no Learning by Doing

Uma formação personalizada, implementável em grande escala, curta e em tempo real é totalmente possível. Graças ao suporte aplicacional incorporado da Lemon Learning, pode formar os seus colaboradores no SIRH em tempo real e diretamente na ferramenta. Os colaboradores aprendem fazendo (Learning by Doing) com a ajuda de guias interativos integrados. Seja para efetuar um pedido de férias no Sopra HR ou para consultar o planeamento teórico no Smart RH, a informação está disponível no momento em que é necessária e no local exato onde o colaborador se encontra. Resultado: apropriação do SIRH em total autonomia, melhor experiência digital e adoção mais rápida.

6. Meça o ROI da implementação do seu SIRH

Como qualquer projeto, a implementação de um SIRH requer a medição dos seus resultados. O mais importante é definir indicadores pertinentes de acordo com as suas necessidades. Eis alguns exemplos de indicadores de desempenho relevantes:

• O desempenho administrativo.
• O custo do recrutamento.
• A evolução dos efetivos.

Estes indicadores podem ser acompanhados desde o momento da implementação. Mas como tirar partido deles de forma estratégica?

🍋 A dica Lemon Learning: avance para o Learning Analytics

Dados, dados e mais dados: eis o resultado da implementação de novas ferramentas como o SIRH. Deseja conhecer o percurso do utilizador dos seus colaboradores, os formatos que mais lhes convêm ou os erros mais frequentes no SIRH? É possível graças ao Learning Analytics e à funcionalidade estatística da Lemon Learning. Descubra a taxa de consulta dos guias interativos, os formatos mais utilizados e os erros recorrentes no SIRH. Com os dados recolhidos, dispõe de uma alavanca estratégica para tomar decisões informadas e adaptar a solução às necessidades dos colaboradores e à evolução da empresa.

A implementação de um SIRH é um projeto de grande envergadura que convém preparar e acompanhar com cuidado. Desde a identificação das necessidades até à medição do ROI, passando pela implementação da solução, conhece agora todas as etapas para conseguir instalar o seu SIRH com sucesso. Para ir mais longe, descubra como a Lemon Learning acompanha empresas e colaboradores em SIRH como o Sopra HR, o Workday ou o Smart RH. E se estiver noutra solução, também funciona: a Lemon Learning está disponível em qualquer ferramenta em linha, seja uma solução de mercado ou uma solução interna.