As 5 Etapas Essenciais para uma Implementação de Software bem-sucedida

Qualquer empresa moderna precisa de software para assegurar uma boa gestão das suas atividades. A instalação e a manutenção de aplicações nos diferentes postos de trabalho podem ser complexas e, sem um processo estruturado, os riscos de erros e de tempos de inatividade aumentam consideravelmente. A Lemon Learning explica as 5 etapas a seguir para conseguir o deployment de software na sua empresa.

1. Planificação do deployment

O deployment do software da sua empresa é um projeto a organizar em detalhe. Uma boa planificação é indispensável para assegurar os processos de colocação em produção. Para implementar aplicações, é necessário criar pacotes de software e verificar o seu funcionamento. Sem uma organização sólida, todo o processo fica comprometido.

Quer se trate de uma atualização ou de uma primeira instalação, existem vários meios para planificar o deployment. Pode organizar uma reunião em que o projeto seja analisado pelo conjunto das equipas envolvidas: utilizadores do software, DSI e decisores. Isso permite obter aprovação sobre a versão do software, as suas funcionalidades e a sua aplicação. A redação de um business case pode igualmente ser necessária.

Durante esta etapa, deve também definir um calendário de deployment detalhado, para garantir que o processo de instalação decorre conforme previsto e que todas as partes interessadas estão alinhadas.

2. Preparação do ambiente

Em informática, o ambiente define-se como o conjunto dos softwares de sistema e dos equipamentos necessários para o bom funcionamento de uma aplicação. A preparação do ambiente é, portanto, uma etapa indispensável no deployment do seu software. Esta fase permite às equipas preparar toda a infraestrutura necessária (computadores, centros de dados, servidores, soluções de software) para suportar as diferentes aplicações.

Neste momento, podem ser efetuados os ajustamentos necessários para otimizar o desempenho do software a implementar. A preparação do ambiente informático garante que cada elemento da aplicação está em conformidade e pronto para ser colocado em produção. É também nesta fase que se escolhem as ferramentas de deployment mais adequadas ao projeto.

3. Testes e validação

A colocação em produção não pode concretizar-se sem a realização de testes. Esta etapa consiste em utilizar o software num ambiente de simulação para detetar erros e confirmar as suas funcionalidades. Os testes podem ser realizados pela própria equipa ou pelos colaboradores que vão usar a aplicação no dia a dia, o que oferece perspetivas valiosas sobre a experiência do utilizador.

As tarefas a realizar dependem da complexidade do processo de colocação em produção. Eis alguns exemplos de operações a efetuar para avaliar a eficácia da aplicação:

• efetuar testes de usabilidade do software;
• reconstituir cada cenário de utilização (interações com utilizadores, sistemas, serviços e equipamentos);
• melhorar as integrações de software;
• corrigir ou mitigar os eventuais riscos identificados;
• detetar e registar erros de software.

Os problemas detetados devem ser corrigidos pela equipa de deployment. No final desta etapa, devem também ser realizados testes de regressão, que permitem verificar novamente as funcionalidades após as alterações efetuadas. Só então o software poderá ser validado e o processo de deployment propriamente dito poderá avançar.

4. Deployment progressivo

Uma vez realizados os controlos de qualidade e aprovado o software, recomenda-se uma implementação progressiva. A colocação em produção é feita num ambiente real (por oposição ao de simulação) e, por isso, é aconselhável realizar testes adicionais nesse contexto. Concretamente, a implementação progressiva de um software segue as seguintes fases:

• desenvolvimento e configuração do software em ambiente real;
• realização de testes de conformidade e fiabilidade;
• análise dos indicadores-chave de desempenho (KPI);
• implementação progressiva das integrações de software (atualizações, manutenção).

Qualquer modificação feita ao software deve ser comunicada a todos os membros da equipa de implementação, incluindo os utilizadores finais. É igualmente fundamental garantir a segurança da rede e tomar as medidas necessárias para proteger as informações da empresa durante todo o processo.

5. Formação e suporte ao utilizador

O software implementado deve ser acompanhado e gerido de forma contínua para garantir bons resultados a longo prazo. Isso implica, antes de mais, a formação dos utilizadores finais. As ferramentas baseadas na cloud são cada vez mais utilizadas neste contexto, pois favorecem a automatização dos processos de suporte.

A solução Lemon Learning destina-se a todas as empresas que pretendem acelerar a adoção de software (CRM, ERP, SIRH, entre outros). Criada em 2014, propõe guias interativos e tutoriais contextuais integrados diretamente na interface das aplicações, ajudando os utilizadores a apropriar-se das ferramentas no seu ritmo e no momento em que precisam.

Como referiu Pierre-Alexandre Mass, DSI de transition: "Pode conduzir o projeto mais interessante do mundo, mas se não houver apoio aos utilizadores, a adoção será muito limitada. Por isso precisamos de ferramentas que permitam às pessoas desenvolver competências nessas novas ferramentas de forma fácil e intuitiva."

Com a Lemon Learning, beneficia ainda de uma redução nos custos de formação presencial, uma vez que a atualização do conteúdo de apoio é automatizada. Para saber mais sobre como a plataforma pode apoiar a adoção de software SaaS na sua organização, não hesite em contactar-nos.

Em resumo

A implementação de software realiza-se em cinco etapas distintas: planificação, preparação do ambiente, testes e validação, deployment progressivo e formação dos utilizadores. Seguir este processo de forma rigorosa reduz os riscos, minimiza os tempos de inatividade e aumenta as hipóteses de adoção bem-sucedida pelas equipas.