Documentación de Infor M3: claves para un acompañamiento eficaz al usuario

¿Ha implementado el ERP Infor M3 en su empresa? ¿Desea hacer que su documentación sea más eficaz, reducir los errores en la introducción de datos y las solicitudes de soporte, o bien ahorrar tiempo en la producción y actualización de contenidos? Si ha respondido "sí" a alguna de estas preguntas, este artículo es para usted.

Desde la crisis sanitaria de 2020, la transición hacia la nube se ha acelerado en el mercado de los ERP. Para que esta transición tenga éxito, la adopción por parte de los usuarios debe ser rápida; de lo contrario, el proyecto de transformación digital corre el riesgo de fracasar, con el coste que ello conlleva.

En este artículo le explicamos cómo acompañar a los usuarios paso a paso en el ERP Infor M3 gracias a una documentación eficaz. La respuesta, en pocas palabras: su documentación debe ser personalizada, accesible y actualizada. Así los usuarios podrán manejar el ERP con mayor soltura, volverse operativos más rápidamente y, sobre todo, mantenerse así con el tiempo.

ERP Infor M3: lo que debe saber

¿Infor? ¿Infor M3? ¿ERP? Aclaremos los conceptos antes de entrar en materia.

Infor M3: el ERP para empresas industriales

Infor M3 es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) comercializado por el editor Infor. Como cualquier ERP, Infor M3 es un sistema de información que permite gestionar y supervisar todos los procesos e información operativos de la empresa. Su particularidad: está diseñado para medianas y grandes empresas internacionales de los sectores de producción y distribución. Puede implementarse tanto en la nube como en local.

Acerca de Infor

Infor es un editor de software estadounidense líder en el mercado de los ERP. Entre sus soluciones figuran ERP como Infor M3 e Infor LN, además de soluciones CRM y SIRH como CloudSuite CRM o CloudSuite HCM. El editor se distingue por su enfoque sectorial, especialmente reconocido en los sectores industriales.

Infor fue clasificado entre los líderes del Cuadrante Mágico de Gartner para ERP en la nube destinados a empresas centradas en productos, por delante de soluciones como Epicor, SAP u Oracle NetSuite.

Ahora que ya tiene el contexto, es momento de entrar en materia. ¿Cómo hacer que su formación en el ERP Infor M3 sea realmente eficaz?

Documentación de Infor M3: cómo lograr un acompañamiento al usuario verdaderamente eficaz

Para que el acompañamiento al usuario sea eficaz, hay tres elementos imprescindibles:

• La personalización de la documentación.
• La accesibilidad de la documentación.
• La actualización continua de la documentación.

La buena noticia es que ninguno de estos elementos exige una inversión de tiempo desproporcionada si se utilizan las herramientas adecuadas. A continuación le explicamos todo.

Una documentación personalizada

Si ha elegido Infor M3, es sin duda porque se adapta mejor a sus necesidades sectoriales que otros ERP del mercado. Con el acompañamiento a los usuarios finales ocurre lo mismo: la documentación debe ser personalizada para responder de la mejor manera posible a las necesidades de cada perfil.

Los usuarios finales quieren contenido relevante que tenga en cuenta su función, su sector y sus particularidades. Para conseguirlo, cree una documentación de formación y soporte diferenciada según:

• los puestos de trabajo;
• los departamentos (Compras, Finanzas, Producción, etc.);
• los usos (habituales o puntuales).

(En la última parte del artículo encontrará un ejemplo concreto.)

Una documentación accesible

Para favorecer la adopción del ERP Infor M3, es imprescindible que la documentación sea accesible. ¿Qué significa esto en la práctica?

• Fácil de encontrar, a pocos clics del ERP.
• Clara, de modo que el usuario localice la información que busca con rapidez.
• Disponible en cualquier momento, no solo en horario de oficina.
• Fácil de entender: los manuales de usuario de 200 páginas en PDF no resultan nada accesibles.

La idea es sencilla: proporcionar la información correcta al público adecuado, en el momento oportuno y en el lugar indicado.

Una documentación actualizada

Tener una documentación que describe funcionalidades obsoletas o que han evolucionado con las sucesivas actualizaciones de Infor M3 no aporta ningún valor. Al principio puede parecer un problema menor, pero con el tiempo los usuarios dejarán de consultar esa documentación, limitándose a enviar solicitudes de soporte por cualquier incidencia. El resultado: pérdida de tiempo, de dinero y de rendimiento.

Para evitar esta situación, dispone de varias opciones:

• Estar al tanto de las actualizaciones que Infor publica periódicamente para Infor M3.
• Contar con un equipo dedicado a la actualización de los contenidos de formación y soporte.
• Utilizar herramientas que permitan crear y actualizar la documentación con rapidez.

Personalización, accesibilidad y actualización: los tres pilares de una documentación eficaz. ¿Es posible conseguirlo todo a la vez? Sí, y a continuación le explicamos cómo.

Infor M3: documentación contextual con Lemon Learning

¿Y si fuera posible formar a los usuarios directamente desde Infor M3? Y si, además, pudiera comunicarse con ellos sin salir del propio ERP, ¿le resultaría útil? Siga leyendo.

En esta parte hablamos de herramientas, acompañamiento digital a escala internacional y retorno de la inversión. Y como los números a veces dicen más que las palabras, empecemos por ellos.

Estos son los resultados que los clientes de Lemon Learning han logrado gracias a nuestra solución de plataforma de adopción digital. Entre ellos se encuentran empresas que acompañan el uso de las soluciones de Infor, pero también de otros fabricantes de ERP como SAP, Oracle o Microsoft.

¿El secreto de su éxito?

• Una documentación integrada directamente en Infor M3.
• Una documentación sencilla de crear, personalizar y modificar.
• Funcionalidades avanzadas para comunicarse con los usuarios desde el propio ERP, verificar los datos introducidos en tiempo real y medir el seguimiento de la documentación consultada.

Tutoriales integrados en Infor M3

Lemon Learning permite formar a los usuarios en Infor M3 mediante guías interactivas integradas. El principio es sencillo: la solución se coloca como una capa sobre Infor M3 y da acceso a los usuarios a una biblioteca de guías interactivas disponibles en tiempo real para que puedan formarse de manera totalmente autónoma. Los usuarios son guiados paso a paso en la ejecución de cada funcionalidad gracias a una documentación breve, atractiva y práctica.

Pero la ventaja no es solo para los usuarios finales.

Una documentación sencilla de implementar y actualizar

Gracias a su naturaleza evolutiva, la solución permite a los equipos crear, personalizar y actualizar la documentación de Infor M3 con total sencillez. En concreto, es posible:

• crear guías interactivas directamente desde Infor M3;
• personalizar esas guías en pocos clics;
• industrializar la traducción de los contenidos para un acompañamiento a escala internacional.

Además, los equipos de Lemon Learning acompañan a sus clientes tanto en el diseño de la documentación como en la formación interna para que sean autónomos en la creación de sus propios contenidos.

Campañas de comunicación integradas en el ERP

La comunicación es el factor clave para acelerar la adopción del ERP por parte de los usuarios finales. Con Lemon Learning, es posible comunicarse con los usuarios directamente desde Infor M3:

• Las notificaciones push permiten informar a los usuarios mediante ventanas emergentes: comunicar un cambio de proceso, presentar una nueva funcionalidad o enviar un cuestionario de satisfacción, entre otros usos.
• La información sobre herramientas permite mostrar indicaciones útiles a los usuarios para que comprendan y manejen mejor el ERP.

Todos estos elementos contribuyen, sin duda alguna, a mejorar considerablemente la adopción del ERP Infor M3 por parte de los usuarios finales.

Personalización, accesibilidad y actualización constante: ya conoce las claves de una documentación realmente eficaz para acompañar la adopción del ERP Infor M3. Son fundamentos que le permitirán no solo acelerar la puesta en marcha de los usuarios, sino también unificar los procesos y reducir los costes operativos.