5 buenas prácticas para una gestión de proyectos de SI exitosa

Mientras la digitalización vive su época dorada y los sistemas de información evolucionan a una velocidad vertiginosa, el departamento de sistemas de información (DSI) se ha convertido en el principal impulsor de la transformación digital de las empresas. Su responsabilidad abarca desde la correcta implantación de las aplicaciones hasta la implicación del conjunto de la organización, incluidos los usuarios finales.

¿Cómo llevar a cabo una gestión de proyectos de SI realmente eficaz? La respuesta no es sencilla. Desde hace más de 25 años, el Standish Group mide el éxito de los proyectos de SI a través de su CHAOS Report. La conclusión es clara: la mayoría de los proyectos fracasan. En 2020, solo el 31 % de los proyectos de SI concluyeron con éxito.

Lemon Learning enumera a continuación las 5 buenas prácticas comunes a todos los proyectos de SI que tienen éxito.

1. Adopte la mentalidad correcta: la gestión de proyectos de SI es, ante todo, una cuestión de personas

El mayor error en materia de gestión de proyectos de SI es pensar que el proyecto es únicamente una cuestión de tecnología. Sin embargo, es todo lo contrario.

Ya se trate de un ERP, un SI de Compras, un CRM, un Digital Workplace o un SIRH, la herramienta informática implantada está al servicio de los colaboradores: les permite concentrarse en sus tareas de mayor valor añadido y ayuda a la empresa a generar más valor a largo plazo. Para ello, es indispensable que cada una de las partes implicadas comprenda la utilidad del proyecto de SI.

No se trata, por tanto, de limitarse a desplegar un software, sino de involucrar al conjunto de los actores del proyecto, desde la dirección hasta los usuarios finales. La gestión de proyectos de SI no requiere únicamente competencias técnicas, sino también habilidades interpersonales (soft skills).

2. Integre a los usuarios finales desde el inicio del proyecto

Desplegar una herramienta informática sin consultar a los usuarios finales es como lanzar un nuevo producto sin realizar un estudio de mercado: tiempo y recursos perdidos.

Los usuarios finales son la piedra angular de un proyecto de SI exitoso.

Son ellos quienes utilizarán o no la herramienta implantada. Para maximizar las posibilidades de éxito, es esencial integrarlos en la gestión del proyecto desde el principio, recogiendo sus necesidades:

• ¿Cuáles son sus retos profesionales en el día a día?
• ¿Qué les falta actualmente para realizar mejor sus tareas?
• ¿Qué mejoras esperan de la implantación del software?
• ¿Qué opinan de la herramienta en el primer uso?

Estas preguntas permiten identificar con claridad las necesidades del negocio, tanto estratégicas como operativas, para darles respuesta de forma técnica. Y dado que los usuarios finales son el destinatario directo de la herramienta desplegada, conviene comunicarse con ellos de forma regular sobre los cambios, sean grandes o pequeños. Ahora bien, los usuarios finales no son los únicos con un impacto directo en el éxito del proyecto de SI.

3. Obtenga el apoyo de patrocinadores

Contar con patrocinadores es una de las buenas prácticas primordiales de la gestión de proyectos de SI. La razón es sencilla:

Sin patrocinadores, ¿quién defenderá su proyecto?

La gestión de proyectos de SI no escapa a las reglas básicas de la gestión de proyectos en sentido amplio. Es indispensable contar con personas que respalden el proyecto a lo largo de toda su implantación: patrocinadores que lo valoren, estén dispuestos a comunicar sobre él y lo promuevan activamente.

Es importante tener patrocinadores tanto entre los usuarios finales como en la dirección. Solo conociendo el valor del proyecto de SI la dirección podrá acompañar y facilitar su implementación.

4. Sea metódico y realista

En su CHAOS Report, el Standish Group mide el éxito de un proyecto de SI según tres criterios: el respeto del presupuesto, el cumplimiento de los plazos y el logro del objetivo inicial. Estos indicadores no son arbitrarios.

El 66 % de los proyectos de gestión del cambio superan los presupuestos, se retrasan o no implementan las funcionalidades previstas (fuente: AtosOrigin).

Una gestión de proyecto de SI eficaz requiere método y realismo. El método implica definir objetivos precisos y un pliego de condiciones claro. El realismo permite fijar metas alcanzables, coherentes con los recursos disponibles y ajustadas a lo que ocurre sobre el terreno.

En el ámbito de los proyectos de SI, la metodología más extendida y recomendada es la metodología ágil, que combina eficiencia y flexibilidad. Pero el método, por sí solo, no lo es todo.

5. Forme un equipo con competencias complementarias

Un buen equipo es una de las constantes de los proyectos de SI que funcionan. Pero ¿qué caracteriza a un buen equipo en este contexto?

• Competencias técnicas e interpersonales en equilibrio.
• Una mentalidad orientada a las soluciones.
• Un ambiente de confianza que favorezca la colaboración.

El éxito de un proyecto de SI no depende únicamente de las competencias técnicas. El equipo deberá contar con perfiles complementarios, saber encontrar soluciones ante los imprevistos, demostrar flexibilidad y, sobre todo, trabajar de forma coordinada.

Conclusión: las 5 buenas prácticas para una gestión de proyecto de SI exitosa

La gestión de proyecto de SI es, ante todo, una cuestión humana. Para formar parte del 31 % de proyectos que tienen éxito, estas son las 5 buenas prácticas a implementar:

1. Mantenga la mentalidad adecuada: piense en las personas antes que en la tecnología.
2. Integre a los usuarios finales desde el principio del proyecto.
3. Rodéese de patrocinadores en todos los niveles de la organización.
4. Sea metódico y realista: objetivos claros, plazos y presupuesto coherentes.
5. Forme un equipo con competencias complementarias y alto valor añadido.

Por último, no olvide medir el impacto de la implementación de su herramienta informática. Los datos recopilados, tanto cuantitativos como cualitativos, le permitirán mejorar la herramienta y optimizar su adopción a largo plazo.