¿Desea implantar un SIRH pero no sabe por dónde empezar? Dificultades en la transferencia de datos, uso incorrecto del software o resistencia al cambio: son muchos los obstáculos que pueden surgir durante la implantación de un SIRH en una empresa.
Si el proyecto afecta potencialmente a todos los colaboradores, el reto es considerable: coste del despliegue, heterogeneidad de las competencias digitales o automatización de los procesos de RR. HH. son solo algunos de los factores que hay que gestionar. Con la preparación adecuada, sin embargo, es perfectamente posible superarlo. Lemon Learning le explica cómo llevar a cabo la implantación de un SIRH en 6 etapas.
1. Identifique sus necesidades
¿Por qué desea implantar un SIRH? La utilidad de cualquier software depende, ante todo, de las necesidades reales de sus usuarios finales. Esta es, por tanto, la primera etapa: identificar las necesidades de su empresa y de sus colaboradores.
Para hacerlo, hágase las preguntas adecuadas:
¿Cuáles son las razones que le llevan a desplegar un SIRH? (Reducir costes, automatizar procesos de RR. HH. para ganar tiempo, etc.)
¿Cuál es la necesidad principal de este proyecto? (Simplificar el uso del SIRH, acelerar su adopción, proteger los datos, etc.)
¿Quiénes son los colaboradores afectados? (Un departamento concreto, toda la empresa, etc.)
¿Cuál es el mayor desafío del despliegue? (Escala del proyecto, reducción de costes, formación rápida de los colaboradores, etc.)
¿Qué hará que su solución sea duradera? (Adopción del SIRH, soporte técnico, personalización, etc.)
Responder a estas preguntas le permitirá enmarcar el proyecto y facilitar la adopción del SIRH desde el primer momento.
El consejo de Lemon Learning: colabore desde el inicio
El éxito del despliegue de su SIRH depende intrínsecamente del comportamiento de los colaboradores, que a su vez se ve afectado por la manera en que los implique en el proyecto. Para involucrarlos de forma adecuada:
Cree un equipo de proyecto: formado por dos o tres colaboradores con perfiles complementarios, este equipo se encargará del proyecto de principio a fin, desde la elaboración del pliego de condiciones hasta el despliegue y el acompañamiento del cambio.
Implique a la Dirección: el apoyo y el compromiso de la Dirección son indispensables para maximizar las posibilidades de éxito. Comuníquese con ella de manera regular.
Implique a los usuarios finales: consultarles sobre sus necesidades desde el inicio del proyecto reduce las resistencias futuras y favorece la adopción del SIRH.
2. Elija el SIRH adecuado
Smart RH, Workday, Talentsoft, Sopra HR o Cornerstone: la oferta de SIRH en el mercado es amplia. El objetivo no es elegir la solución más popular, sino la más adecuada a su empresa. Una vez identificadas las necesidades y enmarcado el proyecto, puede seleccionar la solución entre tres modelos principales:
El modelo bottom-up: enfoque ascendente y más descentralizado, en el que los SIRH locales alimentan el core RH.
El modelo top-down: enfoque descendente y más centralizado, en el que el core RH alimenta los SIRH locales.
El modelo mixto: enfoque híbrido que combina los dos modelos anteriores según los procesos.
Para elegir el modelo adecuado, apóyese en sus objetivos. ¿Prefiere una gestión centralizada o favorecer la colaboración descentralizada? Valore también criterios como el presupuesto, las funcionalidades disponibles, el carácter evolutivo de la oferta y la facilidad de integración y uso. Solicite referencias de clientes y utilice comparadores en línea para tener una visión más clara.
3. Acompañe el cambio a lo largo de toda la implantación
Nueva herramienta, nuevas funcionalidades, nuevas formas de trabajar: la implantación de un SIRH puede suponer una transformación importante en el día a día de los colaboradores. Por ello, es fundamental acompañarlos. La consigna es clara: comunicar.
Comunicar antes del proyecto, durante y después. ¿Sobre qué? Estas preguntas pueden servirle de guía:
¿Por qué ha decidido implantar un SIRH en su empresa?
¿Cómo se llevará a cabo la implantación (instalación, formación, transición hacia la herramienta)?
¿Cuáles son los beneficios concretos de la implantación para los colaboradores?
El objetivo es dar sentido al cambio. Al comunicarse con regularidad, sus colaboradores vivirán una mejor experiencia de transición y las resistencias que podrían poner en peligro el proyecto se reducirán considerablemente.
El consejo de Lemon Learning: dé la bienvenida a la cultura digital
¿Y si simplemente desmitificáramos lo digital? El cambio implica siempre una parte de incertidumbre que puede generar temor. Su misión es tranquilizar a sus colaboradores y demostrarles que este cambio será beneficioso. Además, integrar la cultura de lo digital y del cambio en la cultura de empresa reduce las resistencias y permite que los colaboradores afronten futuras transformaciones con mayor confianza.
4. Despliegue su SIRH
Ha llegado el momento de desplegar el SIRH. Es conveniente proceder paso a paso:
Configure el SIRH. Este primer paso le permite adaptar la herramienta a sus objetivos y dar respuesta a las problemáticas identificadas en las etapas anteriores.
Pruebe el SIRH. La fase de prueba es crucial. Realice todas las pruebas necesarias y recurra a grupos de usuarios piloto para ajustar la herramienta según sus necesidades reales.
Despliegue el SIRH. Una vez completadas la configuración y las pruebas, proceda al despliegue y garantice un soporte aplicativo eficaz para acompañar el lanzamiento.
El consejo de Lemon Learning: apueste por un soporte SIRH integrado
El soporte aplicativo integrado, directamente incorporado en el software, puede acelerar de forma significativa la adopción del SIRH. Al estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, reduce las solicitudes de soporte y los costes asociados, y permite que cada colaborador se concentre en sus tareas más importantes con mayor autonomía.
5. Forme a sus colaboradores en el SIRH
La formación es una etapa indispensable para la adopción de cualquier software. El SIRH no es una excepción: los colaboradores deben apropiarse de la herramienta, y para ello la formación es determinante. Para formar correctamente a sus colaboradores en el software SIRH, es esencial adaptarse a sus necesidades actuales. Olvide las largas jornadas de formación, los manuales densos o la formación colectiva genérica. Hoy en día, los colaboradores necesitan formaciones cortas, personalizadas y en tiempo real.
El consejo de Lemon Learning: apueste por el Learning by Doing
Gracias al soporte aplicativo integrado de Lemon Learning, puede formar a sus colaboradores en el SIRH en tiempo real. Directamente desde el software, los colaboradores aprenden haciendo (Learning by Doing) con la ayuda de guías interactivas integradas en la herramienta. Ya sea para realizar una solicitud de vacaciones en Sopra HR o para consultar su planificación en Smart RH, la información está disponible en el momento exacto en que se necesita, sin salir del software. El resultado: mayor autonomía, mejor experiencia digital y una adopción del SIRH más rápida y duradera.
6. Mida el ROI de la implantación de su SIRH
Como cualquier proyecto, la implantación de un SIRH requiere medir sus resultados. Lo más importante es definir indicadores pertinentes en función de sus objetivos desde el inicio del despliegue. A continuación, algunos ejemplos de indicadores de rendimiento que pueden resultarle útiles:
El rendimiento administrativo.
El coste de contratación.
La evolución de la plantilla.
El consejo de Lemon Learning: apueste por el Learning Analytics
Datos, datos y más datos: este es el resultado natural de la implantación de nuevas herramientas como el SIRH. Gracias al Learning Analytics y a la funcionalidad estadística de Lemon Learning, puede conocer el recorrido del usuario de sus colaboradores, los formatos de ayuda más consultados o los errores más frecuentes en el SIRH. Con estos datos, dispone de un recurso estratégico para tomar decisiones informadas y adaptar la solución según los avances de su empresa y las necesidades de los colaboradores.
La implantación del SIRH es un proyecto de calado que conviene preparar y acompañar con rigor. Desde la identificación de las necesidades hasta la medición del ROI, ahora conoce todas las etapas para llevarlo a cabo con éxito. Para ir más lejos, descubra cómo Lemon Learning acompaña a las empresas y a sus colaboradores en SIRH como Sopra HR, Workday o Smart RH. Y si utiliza otra solución, no hay problema: Lemon Learning está disponible en cualquier herramienta en línea, ya sea del mercado o una solución interna.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Qué es un SIRH y en qué consiste?+
Un SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) es un conjunto de soluciones digitales diseñadas para gestionar procesos de RR. HH. como la administración de personal, la gestión de nóminas, el seguimiento del tiempo o la formación, centralizando los datos en una única plataforma.
¿Cómo funciona un SIRH?+
Un SIRH recoge, almacena y procesa los datos de los empleados para automatizar tareas administrativas de RR. HH. Los responsables y los propios empleados acceden al sistema para consultar información, realizar solicitudes o generar informes, según los permisos de cada perfil.
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